- •Введение
- •Лекция 1. Краткая история государственного делопроизводства в России
- •1. Древнерусская культура составления документов
- •2. Приказное делопроизводство хv- хvii веков
- •3. Коллежское делопроизводство
- •4. Исполнительное (министерское) делопроизводство
- •5. Советское делопроизводство
- •Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Государственная система документационного обесепчения управления (гсдоу)
- •1. Общие понятия
- •Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации
- •Унифицированная система организационно- распорядительной документации
- •Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);
- •Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.
- •Лекция 4.Стандартизация. Виды стандартов
- •Лекция 5. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ескк тэси)
- •Прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;
- •Лекция 7. Понятие документа. Функции документа
- •1. Понятие документа
- •2. Функции документа
- •3. Официальные документы
- •4. Юридическая сила документа
- •Лекция 8. Основные классификации документов
- •Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003
- •1. Состав реквизитов документов
- •2. Требования к реквизитам документов орд
- •Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
- •1. Форматы и качество бумаги
- •2.Составление бланков документов
- •3. Работа над документом
- •4. Основные машинописные правила
- •Лекция 11. Организация документооборота
- •1.Учет количества документов
- •2. Этапы обработки внутренней документации
- •3. Этапы обработки входящей документации
- •Составление описей дел,
- •4. Этапы обработки исходящей документации
- •Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения
- •1) Составление проектов документов
- •2) Согласование проектов
- •3)Подписание (утверждение) документа
- •4)Регистрация документов
- •5) Печатание, размножение документов
- •6) Направление документов на исполнение. Доставка
- •7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
- •8) Контроль исполнения документов
- •Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел
- •Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •1. Правила формирования документов в дела
- •2. Оформление дел с различными сроками хранения
- •3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Составление описей дел
- •3. Передача дел на архивное хранение
- •Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации
- •1. Обработка входящей документации
- •2. Обработка исходящей документации
- •Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения
- •2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы доу
- •3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями
- •5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.
- •6. Оргтехническое обеспечение труда
- •Лекция 18. Специфика делопроизводства в районном суде
3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
Документы постоянного и временного (свыше 10) лет срока хранения находятся в структурных подразделениях в период формирования их в дела и в течение двух лет после завершения формирования. Например, дела завершенные в 1992 году должны передаваться из подразделения в архив предприятия в 1995 году.
Документы временного (до 10) лет срока хранения остаются в подразделениях до истечения срока хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.
До сдачи дел в архив их учет ведется по номенклатуре дел.
При смене руководителя наличие дел должно отражаться в актах приема - передачи дел.
Дела следует хранить в запирающихся шкафах с учетом техники пожарной безопасности.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в порядке их номеров по номенклатуре дел. На корешках обложек дел указывается индекс по номенклатуре. К обратной дверце шкафа прикрепляется копия номенклатуры дел структурного подразделения.
Магнитные ленты с фонограммами хранятся у секретаря руководителя, который их проводил. На ленте и коробке делается отметка о дате совещания и времени записи и другие сведения, позволяющие полностью идентифицировать этот документ.
Компьютерную информацию рекомендуется хранить на жестком диске не более одного года после ввода в ПК, если информация не будет обновляться. При необходимости более длительного хранения данные переносятся на две дискеты или магнитные ленты две (регулярно проверяемые). Документы со сроком хранения более 5 лет должны переноситься на бумажные носители.
Выдача дел в другие подразделения и сторонние организации.
Сторонним организациям дела выдаются по актам, утвержденным руководителем. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Изъятие из дел постоянного срока хранения производится с письменного согласия руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи документа. В структурные подразделения предприятия дела выдаются во временное пользование без составления акта, но с обязательным оформлением карты - заместителя установленного образца. Личные дела и документы с грифом ограниченного пользования выдаются только сотрудникам, указанным в специальном списке, утвержденных руководителем.
Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
1. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора на государственное хранение и определения сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов проводится:
в структурных подразделениях предприятия:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве Предприятия - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входит не менее 3 человек:
лицо, ответственное за архив;
один из руководящих работников организации;
выборочно.
ЭК является совещательным органом, ее функции, права и обязанности определяются положением о ней.
ЭК проводит заседания не реже двух раз в год в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем.
Протоколы ЭК утверждаются руководителем. Протоколы об одобрении номенклатуры дел и описей дел на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении сроков хранения дел, о других важных решениях утверждаются руководителем после их согласования с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива).
В структурных подразделениях: экспертиза ценности проводится ежегодно ответственными за делопроизводство под методическим руководством работников архива предприятия. При этом осуществляется:
отбор документов постоянного и временного срока хранения более 10 лет для передачи их в архив предприятия;
отбор документов временного до 10 лет срока хранения с истекшими сроками хранения;
изъятие их дел постоянного хранения документов временного хранения и не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов;
полистный просмотр дел.
Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению
Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990 году, включаются в акт, который будет составлен не ранее 1января 1996 года.
В акт на уничтожение не следует включать документы, сроки хранения которых не указаны в действующих перечнях, а у ЭК нет единого мнения об их ценности. В таком случае следует обратиться за методической помощью в государственный архив.
ЭК рассматривает акты на уничтожение вместе с описями дел за этот период.
Одобренные акты и описи дел структурных подразделений и общие, направляются на заключение ЭПК государственного архива.
После согласования описей с ЭПК, акты о выделении документов к уничтожению утверждается руководителем, а дела, включенные в акт, уничтожаются в установленном порядке.