Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный и оформленный в установленном порядке перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Различают три вида номенклатуры дел:

• типовая,

• примерная,

• конкретная (для определенной организации)

Для однородных по характеру деятельности и структуре организаций составляется типовая номенклатура дел с единой системой индексации, которая является нормативным документом для всех входящих в эту структуру предприятий.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций однородных по характеру деятельности, но разных по структуре и носит рекомендательный характер.

Конкретная номенклатура дел составляется с учетом имеющихся примерных и типовых номенклатур дел в данной отрасли.

Номенклатура дел на предприятии составляется на основе изучения номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива, согласовывается с ЭК (экспертной комиссией Предприятия, внутреннее согласование), затем с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива, внешнее согласование).

После всех согласований номенклатура дел утверждается директором Предприятия, и все структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

При составлении номенклатуры дел предприятия: следует руководствоваться утвержденной структурой Предприятия (или штатным расписанием), положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Предприятия, их виды и состав:

• приказы, касающиеся организации делопроизводства;

• нормативно - технические документы;

• перечни типовых документов с указанием сроков хранения.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений в соответствии со структурой предприятия. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ (канцелярии). В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающих все документируемые участки работы, в том числе:

• дела временно действующих органов (комиссий и т.п.)

• переходящие дела,

• дела вычислительного центра,

• дела с грифом ограниченного пользования (ДСП, КТ, конфиденциально),

• личные дела (под общим заголовком и одним индексом),

• неоконченные делопроизводством дела ликвидированных структурных подразделений, предприятий, правопреемником которых является предприятие;

• справочные и иные картотеки, журналы,

• номенклатура дел.

• резервные номера.

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения.

К разработке номенклатурных дел привлекаются специалисты хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках (ответственные за делопроизводство)

После получения выписки из утвержденной номенклатуры дел Предприятия, систематизация документов и названия дел должны быть приведены в соответствие. Номенклатура дел Предприятия является нормативным документом, обязательным для всех, входящих в структуру Предприятия, подразделений

Графы номенклатуры дел:

Графа 1 включает индексы дел, которые состоят из номера отдела, номера дела и номера документа в деле. Например: 01 - 03/15 (канцелярия, дело №3, документ №15).

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах равных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс дела сохраняется.

Графа 2 - Заголовок дел (томов, частей).

Порядок расположения дел внутри разделов определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале идут дела, содержащие организационно-распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные, переписка, в конце - журналы, номенклатура дел. Заголовки дел по географическому признаку располагаются по алфавиту.

В группе плановых и отчетных документов первыми идут перспективные, годовые, затем - квартальные, месячные.

В группе дел с перепиской в начале располагается переписка с вышестоящими организациями.

Заголовок должен четко и обобщенно отражать состав и содержание дела. Не допускаются неконкретные формулировки (“разное”, “переписка”, т.п.).

Элементы заголовка располагаются в следующей последовательности:

• название вида дела или разновидности документов (приказы по ...., протоколы..., переписка о...,);

• название автора документов (структурного подразделения);

• название адресата или корреспондента (кому отправлены или от кого получены);

• краткое содержание;

• территория, с которой связано содержание документов дела;

• указание на копийность (слово копии);

• даты, к которым относятся документы.

Например: “Дело об организации семинаров по бухгалтерской отчетности в г. Пскове, за 1993 -.1996 гг”.

“Переписка коммерческого отдела с учебными заведениями Белоруссии о заключении договоров о сотрудничестве, за 1995 - 1997 гг.” (копии).

При составлении заголовков дел могут использоваться формулировки статей типового перечня документов с указанием сроков хранения.

Графа 3 “Количество дел, томов, частей” заполняется в конце года.

Графа 4 “Срок хранения (томов, части,) и № статьи по перечню”. Указывается срок хранения и номер статьи по перечню⁴, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласовывается с государственным. архивом.

Графа 5 “Примечание”. Вносятся названия использованных для определения сроков хранения перечней, сведения о заведении дел, о переходящих делах, уточнения о формировании, хранении, уничтожении, передаче, переносе на машинный носитель, о местонахождении.

Номенклатура дел предприятия на предстоящий год (на пять лет) составляется в последнем квартале предшествующего года.

Номенклатура дел подлежит переутверждению и пересоставлению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется как правило в 4-х экземплярах:

• первый - в канцелярию,

• второй – рабочий,

• третий - в архив предприятия,

• четвертый - в государственный архив

Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

В течение года в номенклатуру дел вносятся сведения для заведения новых дел по окончании года, оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел по форме, указанной в приложении.