- •Введение
- •Лекция 1. Краткая история государственного делопроизводства в России
- •1. Древнерусская культура составления документов
- •2. Приказное делопроизводство хv- хvii веков
- •3. Коллежское делопроизводство
- •4. Исполнительное (министерское) делопроизводство
- •5. Советское делопроизводство
- •Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Государственная система документационного обесепчения управления (гсдоу)
- •1. Общие понятия
- •Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации
- •Унифицированная система организационно- распорядительной документации
- •Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);
- •Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.
- •Лекция 4.Стандартизация. Виды стандартов
- •Лекция 5. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ескк тэси)
- •Прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;
- •Лекция 7. Понятие документа. Функции документа
- •1. Понятие документа
- •2. Функции документа
- •3. Официальные документы
- •4. Юридическая сила документа
- •Лекция 8. Основные классификации документов
- •Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003
- •1. Состав реквизитов документов
- •2. Требования к реквизитам документов орд
- •Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
- •1. Форматы и качество бумаги
- •2.Составление бланков документов
- •3. Работа над документом
- •4. Основные машинописные правила
- •Лекция 11. Организация документооборота
- •1.Учет количества документов
- •2. Этапы обработки внутренней документации
- •3. Этапы обработки входящей документации
- •Составление описей дел,
- •4. Этапы обработки исходящей документации
- •Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения
- •1) Составление проектов документов
- •2) Согласование проектов
- •3)Подписание (утверждение) документа
- •4)Регистрация документов
- •5) Печатание, размножение документов
- •6) Направление документов на исполнение. Доставка
- •7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
- •8) Контроль исполнения документов
- •Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел
- •Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •1. Правила формирования документов в дела
- •2. Оформление дел с различными сроками хранения
- •3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Составление описей дел
- •3. Передача дел на архивное хранение
- •Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации
- •1. Обработка входящей документации
- •2. Обработка исходящей документации
- •Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения
- •2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы доу
- •3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями
- •5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.
- •6. Оргтехническое обеспечение труда
- •Лекция 18. Специфика делопроизводства в районном суде
8) Контроль исполнения документов
Исполнение всех зарегистрированных документов, а также устных поручений руководства фиксируется в регистрационных формах и подлежит систематическому контролю.
Контроль исполнения осуществляют руководители, их секретари, ответственные исполнители, канцелярия, ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Служба ДОУ (канцелярия) контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Контроль исполнения документов других систем документации (расчетно-должностной, плановой, отчетно-статистической) ведется в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки указаны в “Типовой инструкции по делопроизводству министерствах и ведомствах Российской Федерации”. - Москва, 1992 Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и указываются в тексте документа или в резолюции. Если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.
Исчисление сроков исполнения для поступающих документов начинается с даты поступления, для отправляемых и внутренних - с даты подписания (утверждения).
Соисполнителям сроки исполнения устанавливает ответственный исполнитель.
Изменения индивидуального срока исполнения осуществляет установивший его руководитель при наличии объективных причин, обоснованных исполнителем, не позднее, чем за 2-3 дня до истечения первоначального срока. Руководитель оформляет изменения срока резолюций на докладной записки исполнителя или на исполняемом документе (при устном докладе). Указывается новый срок, дата изменения срока, подпись. Эти изменения вносятся в регистрационный журнал.
Организация оперативного контроля исполнения.
Постановка на контроль и снятие с контроля поступивших документов выполняется руководителями при проставлении резолюции или путем указания сведений в тексте документа.
Отметка о контроле буквы “К” указывается на левом поле лицевой стороны документа напротив реквизита “заголовка к тексту”.
В процессе контроля ответственными лицами выполняются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов с перспективными сроками исполнения (год, квартал, следующий месяц); с ближайшими сроками (до 1-го месяца); с неисполненными в срок. Рекомендуется формировать картотеку по исполнителям, видам документов и др;
выяснение в структурном подразделении имени исполнителя, его телефона (за пять дней до истечения срока);
напоминание исполнителем о сроке исполнения;
получение информации о ходе исполнения;
информирование руководства о состоянии и результате исполнения;
снятие с контроля документов по указанию руководителя.
Документ считается исполненным, и снимается с контроля (руководителем) после выполнения заданий, запросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
На документе проставляется реквизит «В дело № » и делается запись в регистрационном журнале.
Канцелярия систематически обобщает результаты исполнения документов в специальном журнале (журнале исполнительской дисциплины).