3)Подписание (утверждение) документа

Право подписи на документах различного характера указано в Уставе Предприятия и в Положениях о структурных подразделениях. В случае отсутствия уполномоченного лица право подписи временно делегируется распорядительным документом (приказом о наделении работников дополнительными полномочиями). При этом не допускается ставить на документах предлог “за” или проставление косой черты перед наименованием должности. Необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию (исправления “и.о.”, “зам.” вносятся машинописным способом или от руки).

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если лица находятся в состоянии подчиненности, их подписи располагаются одна под другой.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы, решения совета учредителей подписываются всеми учредителями.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составляющих их, а распределение обязанностей в составе комиссии. Поскольку все члены комиссии равноправны, их фамилии располагаются в алфавитном порядке.

4)Регистрация документов

Регистрация - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журналах).

Внутренняя корреспонденция делится на регистрируемую (приказы, распоряжения, указания, кадровые документы, бухгалтерские, учетные, статистические документы, важные докладные записки) и нерегистрируемую (служебные записки, заявления и т.д).

Нерегистрируемая в канцелярии корреспонденция передается по назначению и там может быть зарегистрирована.

Основным требованием регистрации документов является однократность. Создаваемые документы регистрируются в день утверждения (подписания), поступившие - в день поступления.

Регистрация документов производится централизовано - в канцелярии (службе ДОУ) или децентрализовано - в каждом отдельном подразделении.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые, и др.), как создаваемые на предприятии, так и поступившие из других организаций и частных лиц.

Регистрация включает в себя проставление регистрационного штампа, даты поступления и запись в журнал. Например:

где, 01 - индекс структурного подразделения по номенклатуре дел Предприятия

31 - номер дела структурного подразделения по номенклатуре дел Предприятия

10 - номер документа в деле

01.09.2001 - день, месяц, год.

Документы, относящиеся к компетенции структурных подразделений, регистрируются децентрализовано в местах их создания и исполнения.

5) Печатание, размножение документов

Документы, подготовленные к печати, должны быть написаны разборчиво, черными или синими чернилами на одной стороне листа, в конце текста должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя, и номер служебного телефона.

При печатании документов необходимо соблюдать машинописные правила и требования к оформлению документов.