1. первичную обработку,

2. предварительное рассмотрение,

3. регистрацию,

4. печатание, размножение ( при необходимости),

5. рассмотрение руководством,

6. направление на исполнение, доставка

7. исполнение,

8. контроль исполнения,

9. систематизацию и определение сроков хранения по номенклатуре дел

10. формирование в дела, оформление дел,

11. оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив Предприятия

12. экспертизу ценности,

13. Составление описей дел,

14. хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив;

15. уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

4. Этапы обработки исходящей документации

Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя:

1. подготовку проекта документа,

2. печатание,

3. визирование,

4. согласование,

5. подписание,

6. регистрацию,

7. проверку правильности вложения,

8. отправку,

9. подшивку второго экземпляра (копии) в дело .

Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации.

Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения

Внутренняя документация проходит следующую технологическую цепочку с момента создания до момента уничтожения (или отправки в архив):

1. составление проектов,

2. согласование проектов,

3. подписание (утверждение),

4. регистрация,

5. размножение,

6. направление на исполнение, доставка,

7. исполнение документов,

8. контроль исполнения,

9. систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел.

10. формирование документов в дела,

11. оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив предприятия,

12. уничтожение документов,

13. хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив.

1) Составление проектов документов

Проекты документов оформляются машинописным способом или на компьютере по машинописным правилам и в соответствии с ГОСТ Р 6.30.-2003. Исполнитель (машинистка) отвечает только за качество исполнения документа (печатание и оформление) и ставит реквизит «Исполнитель документа» на лицевой стороне последнего листа документа (при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа). Составитель проекта отвечает за содержание документа и ставит на проекте свою подпись, расшифровку подписи, должность, наименование подразделения и дату, например:

Проект вносит

Заведующий кафедрой ГМУиП, проф. личная подпись И. О. Фамилия Дата

Вместе с проектом документа для согласования, визирования и подписи предоставляются другие документы, на основании которых составлен проект (инициативные письма, служебные записки, контракты, акты, копии приказов). После подписания (утверждения) руководителем, документ приобретает юридическую силу и вносить изменения в документ запрещается. Грубые ошибки на важных документах исправляются и ставится заверительная надпись ответственного лица: “Исправленному верить, подпись, расшифровка подписи, дата”.

2) Согласование проектов

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.

Внешнее согласование (с подчиненными и неподчиненными сторонними организациями) оформляется грифом согласования, который располагается ниже подписи на лицевой стороне документа.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа ответственным за данный вопрос лицом. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на предприятии, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе ( “Лист согласования к.... от ...№...”), если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка “ Лист согласования прилагается”. Аналогично внутреннее согласование (визы) могут быть оформлены на отдельном листе визирования.

Замечания и дополнения к проекту документа излагают на отдельном листе, о чем при визировании ставиться отметка: “ Замечания прилагаются”, а на листе замечаний в правом верхнем углу пишется : “Замечания к проекту ..........от.......№......”.Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему или утверждающему документ.