3. Работа над документом

Работу над документом следует начинать с установления полей. ГОСТ Р 6.30-2003 (разрешается делать левое поле от 20 до 35 мм, правое поле - не менее 10 мм, верхнее поле - не менее 20 мм, нижнее поле – не менее 20 мм);

Затем необходимо определить, какие реквизиты требуется проставить на данном виде документа. Выбрать наиболее рациональный способ расположения реквизитов (угловой или поперечный). Ознакомиться с описанием каждого реквизита, обратить внимание на примеры его исполнения. Определить код документа (ОКУД - 7 цифр, контрольное число не проставляется) в соответствии с классификатором управленческой документации (см. приложение 4). Определить код предприятия по регистрационному свидетельству фирмы (ОКПО – 8 цифр). Определить основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН – 13 цифр, которые проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами). Определить идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет (ИНН/КПП соответственно – 10 и 9 цифр, которые проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

• ознакомиться с приложением 5 и определить, на каких документах проставляется гриф утверждения.

• ознакомиться с приложением 6 и определить, на каких документах проставляется реквизит «печать».

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа (договоры, протоколы).

Отдельные внутренние документы фирмы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

4. Основные машинописные правила

Текст может начинаться с красной строки или исполняться флаговым способом (от левого края листа).

Смысловые куски текста разделяют на абзацы, разделы и подразделы (главы и параграфы), которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Названия разделов и подразделов (заголовки и подзаголовки) выделяются различными способами: увеличенным размером шрифта, прописными буквами., малыми прописными буквами, разрядкой, курсивом, жирным шрифтом. Подчеркивание заголовков, а также написание их чернилами не допускается.

Переносы слов в заголовках не допускаются.

Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Заголовки отделяют от текста увеличенным интервалом (или одной пустой строчкой).

Каждый раздел, часть, главу следует начинать с нового листа (страницы).

Страницы нумеруются арабскими цифрами, с проставлением номера посередине верхнего поля, нумерация начинается со второго листа, на титульном листе номер не проставляется, но он включаются в общую нумерацию.

При использовании в тексте цитаты иди утверждения того или иного автора следует делать ссылки на заимствованный источник путем заключения в квадратные скобки номера, под которым произведение значится в вашем списке использованной литературы. В случае затруднения оформления списка отдельных авторских книг следует обратиться непосредственно к ним, где вначале или в конце дается ее точное библиографическое описание

Список использованной литературы должен содержать перечень источников, используемых при написании документа. Источники следует располагать в алфавитном порядке, вначале идут официальные издания (законодательство).

Москва и Санкт-Петербург пишут сокращенно (М.: СПб.:) с точкой и двоеточием, а другие города - полностью, с двоеточием (Минск:), (Киев:).

Год издания указывают цифрой без дополнительных пояснений.

Сведения, касающиеся периодических изданий (газеты, журналы и т.п.) оформляются следующим образом:

Карпов С.А. Адаптация руководителя к должности // АПК: Экономика и управление, 1992. – N 10. - С. 33-36.