Классификация хозяйственных средств по источникам образования
Собственные
Заёмные
уставный капитал
резервный капитал
нераспределенная прибыль
кредиты, займы
обязательства (кредиторская задолженность)
Документация хозяйственной деятельности
Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние. Внешними считают документы, которые составлены за пределами организации, т.е. документы, поступающие от других организаций, например: счета, товарные накладные поставщиков, выписки банка по расчетным счетам и другие. Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри организации.
По объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале учетного процесса и составляют основу первичного учета. К первичным относится большая часть учетных документов (например, приходные и расходные кассовые ордера, акты, накладные и др.).
По способу использования первичные документы делятся на разовые и накопительные.
Разовыми считаются первичные документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций, например: приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные и другие.
Накопительными называются первичные документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (неделя, декада, месяц), например: журнал учета рецептуры, журнал учета лабораторно-фасовочных работ и другие.
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и отражения их в бухгалтерском учете. Примером сводного документа могут быть кассовые отчеты, которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
В соответствии с Федеральным законом от 06.11.2011 № ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» предъявляются следующие требования к первичным учетным документам:
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование организации, составившей документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.
4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, организация обязана по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, включаются в документы бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат хранению в организации в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
В настоящее время формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. При этом можно использовать унифицированные и специализированные формы документов, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
Унифицированные формы первичных учетных документов утверждены Постановлениями Государственного комитета по статистике Российской Федерации (альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств, торговых операций, кассовых операций, результатов инвентаризации, денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККТ, труда и его оплаты).
Специализированные формы первичной учетной документации, применяемые в аптечных организациях, утверждены приказом Министерства здравоохранения СССР от 08.01.1988 № 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». В настоящее время данный приказ носит рекомендательный характер. Кроме того, Министерством здравоохранения РФ утверждены Методические рекомендации для практических и научных работников от 14.05.1998 № 98/124 «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ». В Методических рекомендациях предложены такие же формы специализированных первичных учетных документов, как в приказе МЗ СССР от 08.01.1988 № 14.