- •Делопроизводство на предприятии Учебно-методическое пособие для студентов, провизоров-интернов, слушателей фпк по дисциплине «Управление и экономика фармации»
- •Содержание
- •Введение
- •Необходимость изучения темы
- •I. Общие положения. Нормативная база современного делопроизводства в России
- •Государственным стандартом гост р 6.30-2003 "Унифицированные
- •Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных
- •Постановлением Государственного комитета Российской Федерации
- •Основные понятия и определения
- •1.2. Функции документов на предприятии
- •1.3. Регламентация общего делопроизводства
- •1.3.1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты и формуляр документа
- •1.3.2. Состав и расположение реквизитов
- •1.4. Общие виды документов Классификация документов:
- •1.4.1. Организационные документы
- •1. Устав
- •1.4.1.1. Устав
- •1.4.1.2. Положения
- •Положение о премировании работников
- •1.4.1.3. Инструкции
- •1.4.1.4. Штатное расписание
- •1.4.1.5. Структура и штатная численность
- •1.4.1.6. Регламенты
- •1.4.2. Распорядительные документы
- •Инструкции
- •1.4.2.1. Приказы
- •1.4.2.2. Протоколы
- •1.4.2.3. Распоряжения
- •1.4.2.4. Постановления
- •1.4.2.5. Указание
- •1.4.3. Информационные документы
- •1.4.3.1. Письма
- •1.4.4. Документация по личному составу
- •1.4.4.1. Резюме
- •Основные требования и правила
- •1.4.4.2. Трудовой договор (тд)
- •1.4.4.3. Приказы по личному составу
- •Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнение)
- •Глава 13 Трудового Кодекса целиком посвящена прекращению трудового договора. В соответствии со ст. 77 в новой редакции «Основаниями прекращения трудового договора являются:
- •1.4.4.4. Трудовая книжка
- •Зачем нужна трудовая книжка
- •Из истории трудовой книжки
- •Портрет нашей современницы
- •В тк рф трудовой книжке посвящена статья 66 «Трудовая книжка»:
- •Обложка, титульный лист трудовой книжки
- •Содержательная часть трудовой книжки
- •Порядок приобретения бланков трудовых книжек
- •Порядок учета и хранения трудовых книжек
- •1.4.4.5. Личные карточки
- •Контрольные вопросы к разделу I
- •Тесты к разделу I
- •62. Каким документом регулируются трудовые отношения всех работников и работодателей?
- •63. Основным документом по учету персонала предприятия являются
- •II. Технология (организация) работы с документами
- •2.1. Общие положения
- •Документы, поступающие из других организаций (входящие)
- •2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие)
- •3. Документы, создаваемые на предприятии и используемые его работниками в процессе управления (внутренние).
- •2.2. Обработка поступающих документов
- •2.2.1. Регистрация и контроль исполнения документов
- •2.2.2. Контроль исполнения документов
- •2.3. Порядок работы с отправляемыми (исходящими) и внутренними документами
- •2.4. Общие правила формирования дел
- •1.5. Личное дело
- •1.5.1. Формирование личного дела
- •Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:
- •2.5.2. Ведение личного дела
- •2.5.3 Хранение личных дел
- •2.6. Систематизация документов. Организация хранения документов. Номенклатура дел
- •Контрольные вопросы к разделу II
- •Тесты к разделу II
- •1. Выберите первоначальный этап работы с входящими документами
- •2. Важным принципом регистрации документов является
- •3. Расположите в хронологическом порядке этапы работы с исходящими документами
- •8. Совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком – это
- •III. Кадровое делопроизводство
- •IV. Делопроизводство по организации приема писем и работы с письменными обращениями граждан
- •Контрольные вопросы к разделу IV
- •V. Компьютеризация делопроизводства и компьютерные технологии
- •Общие положения
- •4.2. Факсимильные сообщения
- •4.3. Сообщения электронной почты (e-mail)
- •Контрольные вопросы к разделу V
- •Глоссарий
- •Список литературы:
- •Приложение 1 Перечень реквизитов документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
- •Пример оформления приказа по основной деятельности
- •Об утверждении «Инструкции по делопроизводству в оао тп «Союз»
- •(Распоряжение)
- •Протокол. Образец (форма)
- •Раздел 1. «Общие положения»
- •III. Функции
- •Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».
- •Приложение 9 постановление о проведении инвентаризации
- •Наименование организации протокол Заседания профсоюзного комитета
- •Должностная инструкция провизора
- •Примерная форма трудового договора (контракта)
- •Инструкция по заполнению трудовых книжек
- •Приложение 15 Макет делового письма Отметка о контроле
- •Приложение 17 Языковые формулы в деловых письмах
- •Ключи к тестам к разделу I
- •Ключи к тестам к разделу II
1.4.4.5. Личные карточки
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу, и переводы на другую работу».
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратное место, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись, в которой указываются фамилии работников (в графе «Заголовок документа»). Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов: приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.
В личной карточке предусмотрены зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии:
- с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПРД);
- Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН);
- Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
- Общероссийским классификатором специальностей по образованию (ОКСО).
В разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя отчество, год и месяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес; вносятся данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объяснить», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе: удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу. Подробные рекомендации, как заполнять этот раздел, даны в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» отражают переводы, отпуска, предоставляемые работнику в период работы в организации. Все записи должны содержать ссылки на даты и номера приказов (распоряжений) о назначении, перемещении или увольнении работника.
В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена эта личная карточка.
Заполняются личные карточки работником кадровой службы от руки. Основанием для заведения личной карточки является приказ о приеме на работу. Все записи должны быть без сокращений. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы.
В разделе личной карточки «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстерновых отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки МСЭК (медико-санитарная экспертная комиссия) записывается группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключения МСЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации.
Личные карточки могут входить в состав личных дел. Срок хранения личных карточек – 75 лет (ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения).
Личная карточка государственного служащего (форма Т-2 ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Учетная карточка научного работника (форма Т-4) заполняется в одном экземпляре работником кадровой службы на научных работников на основании соответствующих документов и опроса работника. Предназначена для учета научных работников в организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.
Процесс приема на работу руководителей и специалистов связан с осуществлением большого числа операций по отбору кандидатов, включая оценку достоверности предоставленных документов, проведение собеседований и иных методов психологического анализа личности кандидата.