1.4.4.3. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются, как правило, прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора с работниками не исключает издание приказа по личному составу о зачислении на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л /с, № 2 л/с...).

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Работник ставит свою подпись при ознакомлении с приказом.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (ст. 66 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Приказами по личному составу оформляются, как правило, прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия.

В тексте приказа по личному составу констатирующая часть опускается.

Распорядительная часть может быть оформлена 2 вариантами:

Первый вариант– начинается глаголом, обозначающим действие:

• «Назначить…»

• «Перевести…»

• «Предоставить…»

• «Объявить благодарность…».

Второй вариант оформления текста: распорядительные пункты начинаются с ФИО сотрудника, а затем идет глагол.

Для приказов по личному составу разработаны унифицированные формы, утвержденные постановлением ГОСКОМСТАТА РФ от 06.04.01 №26.

Издание приказа о приеме на работу (приложение 3)

На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема и являются основанием начисления ему заработной платы.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и переутверждены 05.01.2004 Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. К утвержденным формам относятся Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются:

- коды организации и формы приказа по соответствующим классификаторам;

- срок действия трудового договора;

- табельный номер работника;

- фамилия, имя, отчество работника;

- наименование структурного подразделения;

- наименование профессии (должности);

- разряд, класс (категория) квалификации;

- условия прием на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

- оклад (тарифная ставка);

- надбавка к окладу;

- период испытательного срока.

После подписания приказа руководителем организации, он регистрируется и объявляется работнику под расписку.

Приказ готовится в трех экземплярах: первый хранится в отделе кадров, второй помещается в личное дело работника, третий передается в бухгалтерию.

Приказ о переводе работника на другую работу

Работник, ведущий кадровую документацию, оформляет также перемещения (переводы) работника в процессе его деятельности в организации. Переводы могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием и т.д.

Первым документом должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе. Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) на одного работника (Приложение 7) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) – при переводе нескольких работников (Приложение 8).

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или Т-2ГС). Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле.

Изменения, то есть данные о переводе, на основании приказа обязательно вносятся в трудовую книжку в соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек не позднее недельного срока с даты подписания приказа.

Таким образом, оформление переводов требует составления нескольких документов и внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Приказ о предоставлении отпуска (приложение 4)

В соответствии со ст. 37 Конституции Российской Федерации «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск». Поэтому оформление отпусков является одной из обязательных функций работника, на которого возложены обязанности ведения кадровой документации.

На основании ст. 114 Трудового Кодекса каждому работнику предоставляется ежегодный отпуск «с сохранением места работы (должности) и среднего заработка», а в ст. 115 указывается продолжительность основного оплачиваемого отпуск – 28 календарных дней.

Однако определенная категория работников в соответствии с Трудовым Кодексом и иными федеральными законами имеет право на удлиненный основной отпуск, то есть продолжительностью более 28 календарных дней. В Трудовом Кодексе к ним отнесены: работники, занятые на работе с вредными или опасными условиями труда; работники, имеющие особый характер работы; работники с ненормированным рабочим днем; работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает график отпусков. Он составляется на каждый календарный год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков имеет обязательную унифицированную форму – форма № Т-7 (Приложение 9). При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Составляется график отпусков в 3-х экземплярах. Один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию и третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

Основанием для предоставления отпуска кроме графика отпусков служит личное заявление работника. Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты:

- адресат (кому адресовано);

- автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник);

- указание вида документа (заявление);

- дата;

- подпись работника.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается, на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Кроме того если работник уходит не в ежегодный очередной отпуск, а в отпуск по каким-то обстоятельствам, то в заявлении должно содержаться основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению.

Заявление составляется в одном экземпляре.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На основании заявления и графика отпусков составляется приказ.

При оформлении отпуска работающему учитывается, что вновь принятые на работу получают право на отпуск только после истечения 6 месяцев непрерывного стажа.

При составлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 (Приложение 10). В случае, если отпуск оформляется сразу на несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового Кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Отзыв из отпуска оформляется приказом.

Приказы об отпусках формируются в отдельные дела и имеют по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, срок хранения 5 лет.

Оформление служебных командировок

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 утверждены унифицированные формы документов, необходимых для оформления командировки.

Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Этот же документ – форма № Т-10а – содержит и отчет о выполнении задания (Приложение 11), что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.

Только после оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9 (Приложение 12), если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.

В приказе о командировании указываются:

- фамилия, имя, отчество командируемого;

- цель;

- срок;

- место командировки.

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10 (Приложение 13).

Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение и является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются не только подписью ответственного должностного лица, но и печатью. Чаще всего командировочное удостоверение прибывших в организацию сотрудников оформляет секретарь.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.

Приказы о поощрении работника

Поощрениям за труд посвящена статья 191 Трудового Кодекса Российской Федерации, в котором называются основные формы поощрения: объявление благодарности, награждение именным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию «лучшего по профессии» и наиболее часто встречаемая форма поощрения – выдача премии. Объявляются все эти формы поощрения приказом руководителя организации (форма № Т-11 – Приказ (распоряжение) о поощрении работника, издаваемая на одного работника (Приложение 14) и форма № Т-11а – Приказ (распоряжение) о поощрении работников, которая применяется, когда поощряются сразу несколько человек).

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.

В приказе о поощрении указывается:

- фамилия, имя, отчество работника;

- мотив и вид поощрения.

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с приказом, ставя свою подпись на первом экземпляре приказа.

На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника – форма № Т-2 (или Т-2ГС) и в трудовую книжку.

Приказы о наложении дисциплинарного взыскания

В соответствии со ст. 192 Трудового Кодекса Российской Федерации «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания». В статье перечислены и формы дисциплинарного взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

При совершении дисциплинарного проступка, составляется докладная записка о проступке, объяснительная записка (письменное объяснение работника) и приказ о наложение дисциплинарного взыскания (его оформляет руководитель).

В докладной записке, которая подписывается руководителем структурного подразделения, фиксируется факт обнаружения нарушения с указанием его характера, вида и даты, мотивированного объяснения причины нарушения, мнения о мере дисциплинарного взыскания. При разовом нарушении работником дисциплины к докладной записке прилагается акт, подтверждающий факт совершения проступка.

Объяснительная записка составляется работником, совершившим проступок, и отражает причины, обстоятельства и дату проступка. Отказ работника дать письменное объяснение о допущенном нарушении не является препятствием к применению меры дисциплинарного воздействия.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляются на основании докладной записки руководителя структурного подразделения. Так как причины взыскания разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы не имеют унифицированной формы.

По структуре приказ о наложении дисциплинарного взыскания состоит из вводной части (обоснования причины наложения дисциплинарного взыскания с изложением существа нарушения, даты его совершения, отягощающих или смягчающих обстоятельств) и распорядительной части: вид дисциплинарного взыскания (объявить выговор, сделать замечание и т.п.), фамилия, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности), место работы, вид и дата нарушения.

Взыскания объявляются работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации оговорено, что в случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.