МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОУ ВПО Уральская государственная медицинская академия

Фармацевтический факультет

Кафедра управления и экономики фармации

Делопроизводство на предприятии Учебно-методическое пособие для студентов, провизоров-интернов, слушателей фпк по дисциплине «Управление и экономика фармации»

Екатеринбург 2011

Учебно-методическое пособие для студентов, провизоров-интернов, слушателей ФПК по дисциплине «Управление и экономика фармации».

/В.А.Маслова, М.А. Шестакова – ГОУ ВПО УГМА Минздравсоцразвития, г. Екатеринбург,–2011. – 153с.

Учебно-методическое пособие содержит обзор нормативной базы современного делопроизводства в России, подробно разъясняет технологию работы с документами, правила формирования дел, порядок и сроки хранения документов.

В пособии разобраны основные виды документов – организационные, распорядительные, информационные, по личному составу; даны их основные характеристики и реквизиты.

Особое внимание уделено вопросу кадрового делопроизводства, правилам составления личного дела.

Учебно-методическое пособие содержит основные моменты делопроизводства по организации приема писем и работы с письменными обращениями граждан.

Выделен вопрос компьютеризации делопроизводства, описаны компьютерные технологии.

По каждому разделу разработаны контрольные вопросы и тестовые задания.

для проверки усвоения материала.

Образцы документов приведены в приложениях.

Составители:

Старший преподаватель кафедры УЭФ,

провизор высшей квалификационной категории

В.А. Маслова

Провизор-интерн кафедры УЭФ

М.А. Шестакова

Утверждено на заседании кафедры УЭФ

от «____» «_____________» 2011года, протокол № _____

Содержание

Введение …………………………………………………………………………………………….5

I Общие положения. Нормативная база современного делопроизводства в России…………...6

1.1. Основные понятия и определения…………………………………………………………….7

1.2. Функции документов на предприятии………………………………………………………..8

1.3. Регламентация общего делопроизводства……………………………………………………8

1.3.1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Реквизиты и формуляр документа…………………………………………………………………………………. 8

1.3.2. Состав и расположение реквизитов…………………………………………………...………... 10

1.4. Общие виды документов……………………………………………………………………..16

1.4.1. Организационные документы……………………………………………………………...16

1.4.1.1. Устав……………………………………………………………………………………….17

1.4.1.2. Положения…………………………………………………………………………………17

1.4.1.3. Инструкции………………………………………………………………………………..20

1.4.1.4. Штатное расписание……………………………………………………………………...21

1.4.1.5. Структура и штатная численность………………………………………………………22

1.4.1.6. Регламенты………………………………………………………………………………..22

1.4.2. Распорядительные документы……………………………………………………………. 23

1.4.2.1. Приказы …………………………………………………………………………………...23

1.4.2.2. Протоколы ………………………………………………………………………………...24

1.4.2.3. Распоряжения……………………………………………………………………………...25

1.4.2.4. Постановления ……………………………………………………………………………26

1.4.2.5. Указание…………………………………………………………………………………...26

1.4.3. Информационные документы…………………………………………………………….. 26

1.4.3.1. Письма……………………………………………………………………………………. 27

1.4.3.2. Докладная записка………………………………………………………………………..29

1.4.3.3. Служебная записка………………………………………………………………………….29

1.4.3.4. Объяснительная записка …………………………………………………………………30

1.4.3.5. Справка ……………………………………………………………………………………30

1.4.3.6. Акты………………………………………………………………………………………30

1.4.3.7. Доверенность……………………………………………………………………………...32

1.4.4. Документация по личному составу………………………………………………………..34

1.4.4.1. Резюме……………………………………………………………………………………..34

1.4.4.2. Трудовой договор (ТД)…………………………………………………………………...36

1.4.4.3. Приказы по личному составу…………………………………………………………….38

1.4.4.4. Трудовая книжка………………………………………………………………………….44

1.4.4.5. Личные карточки………………………………………………………………………….52

Контрольные вопросы к разделу I ………………………………………………………………54

Тесты к разделу I…………………………………………………………………………………..55

II Технология работы с документами……………………………………………………………67

1.1. Общие положения ……………………………………………………………………………67

1.2. Обработка поступающих документов ……………………………………………………………67

1.2.1. Регистрация и контроль исполнения документов……………………………………………...68

1.2.2. Контроль исполнения документов………………………………………………………..70

1.3. Порядок работы с отправляемыми (исходящими) и внутренними документами ……...71

1.4. Общие правила формирования дел ………………………………………………………..73

1.5. Личное дело ………………………………………………………………………………….74

1.5.1. Формирование личного дела ……………………………………………………………... 74

1.5.2. Ведение личного дела ……………………………………………………………………..75

1.5.3 Хранение личных дел …………………………………………………………………...….75

1.6. Систематизация документов. Организация хранения документов. Номенклатура дел ... 76

Контрольные вопросы к разделу II ………………………………………………………..….…80

Тесты к разделу II ……………………………………………………………………………...…81

III Кадровое делопроизводство …………………………………………………………..…...… 83

IV Делопроизводство по организации приема писем и работы с письменными обращениями граждан .……………………………………………………………………………………………84

Контрольные вопросы к разделу III ……………………………………………………………..86

V Компьютеризация делопроизводства и компьютерные технологии ……………………….87

4.1. Общие положения ………………………………………………………………………...…87

4.2. Факсимильные сообщения ……………………………………………………………..……89

4.3. Сообщения электронной почты (E-MAIL) ………………………………………………… 91

Контрольные вопросы к разделу IV ………………………………………………………...…..92

Глоссарий ……………………………………………………………………………………..….93

Список литературы…………………………………………………………………………….…102

Приложения ……………………………………………………………………………………...103

Ключи к тестам………………………………………………………………………………..….153