Тема 14. Проектирование бизнес-процессов
Содержание темы: Понятия и содержание инжиниринга. Типы инжиниринга.
Построение технологической модели процесса.
Методологии моделирования бизнес-процессов: SADT, DFD, ERD, IDEF, ARIS, Oracle, др.
Краткий конспект
Понятие «инжиниринг» заимствовано из инженерной деятельности, от англ. engineering – проектировать, изобретать, придумывать.
Это метод проектирования бизнес-процессов на основе принципа оптимальности и один из методов процессного управления.
Большинство специалистов рассматривают инжиниринг процессов как общее понятие, выделяя три его вида:
прямой инжиниринг – проектирование новых бизнес-процессов «с чистого листа»;
обратный инжиниринг – описание и локальное перепроектирование действующих бизнес-процессов, в целях их улучшения;
реинжиниринг – радикальное перепроектирование бизнеса и существующих бизнес-процессов.
При инжиниринге используется моделирование.
Модель процесса это представление (описание) ключевых характеристик существующего или проектируемого процесса. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и порядок документооборота.
Целью моделирования является систематизация знаний об организации и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме удобной для аналитической обработки полученной информации.
Референтные модели (модели-прототипы) разрабатываются применительно к реальным условиям. Моделирование бизнес-процессов позволяет получить наглядное описание деятельности организации, упорядочить и систематизировать внутреннюю информацию, а также существенно облегчить управленческую аналитику. Оно затрагивает многие аспекты в деятельности предприятия:
организационную структуру;
функции подразделений и сотрудников;
распределение прав и обязанностей руководителей;
внутренние нормативные документы и технологии проведения операций;
требования к автоматизации выполняемых процессов и т.п.
Построение технологической модели процесса
Технологическая модель связывает цели процесса со средствами их достижения и является основой для управления процессом, определения объемов выполняемой работы, необходимых усилий и квалификации работников, прогноза результатов процесса, измеримых показателей трудоемкости и стоимости. На ее основе обеспечивается планирование, организация и контроль выполнения процесса.
В технологической модели проектируется работа и процесс разделяется на взаимосвязанные специализированные элементы по видам и объемам работ, что позволяет определять ответственность участников до уровня, обеспечивающего управляемость, и координировать их действия.
Технологическая модель при построении может опираться на следующие элементы процесса:
компоненты продукта процесса;
функциональные элементы деятельности;
этапы выполнения процесса;
элементы организационной структуры.
При формировании структуры процесса необходимо учитывать не только задачи, попадающие под контроль менеджмента организации, но и контролируемые подрядчиками и заказчиком. Эти задачи накладывают определенные ограничения на структуру управления процессом.
Наиболее простая процедура разработки технологической модели мажет быть представлена в следующем виде:
определение конечных результатов (целей) процесса;
определение основных работ и промежуточных результатов;
интеграция модели с системой управления и контроля;
согласование модели с участниками процесса и необходимая корректировка.
Технологическая модель является основой:
для формирования структуры управления процессом;
для составления комплексного плана процесса, планирования объемов работ, стоимости, сроков и рисков, а также интеграции данных программных продуктов;
для организации производства процесса;
для организации системы обмена информацией, отчетности и контроля. Поскольку оценки связаны с выполнением конкретных работ, технологическая модель процесса обеспечивает выявление точек контроля выполнения объемов и графиков работ, освоения средств, затрат, качества и упрощает обмен информацией.
для управления содержанием процесса, так как формирует концептуальное представление о содержании процесса и определяет контрольные точки и элементы.
С помощью технологической модели работы структурируются и связываются с графиком, а ресурсы распределяются и отслеживаются.
Методологии моделирования бизнес-процессов
Набор символов или обозначений, с помощью которых описывается бизнес-процесс, принято называть языком или методологией описания бизнес-процессов.
Наиболее распространенными методологиями, используемыми при моделировании, являются: описание бизнес-процессов, описание потоков работ и описание потоков данных.
В простых случаях и сегодня используют обычную блок-схему и словесное описание бизнес-процесса.
Обычная блок-схема процесса, изображается с помощью прямоугольников -- обозначающих действия, ромбов -- обозначающих принимаемые решения и стрелок -- соединяющих эти элементы и показывающих их взаимосвязь.
Описание бизнес-процесса, отвечает на вопросы, что, кто, где, как, зачем и почему, а также каковы затраты времени и денежных средств на принятие решений, ожидание и осуществление действий в бизнес-процессе.
Однако, эта простая, наглядная и очевидная методология не всегда достаточна для определения эффективности реализации сложного бизнес-процесса, поэтому был разработан ряд более сложных и эффективных методологий использующих возможности компьютерной техники.
Эти методологии эволюционировали по мере развития технических и программных средств.
В 40-60-е гг. появились алгоритмические языки описания.
В 60-е г. была разработана методология SADT - структурного анализа и проектирования.
В 70-80-е гг. разработаны методологии DFD, ERD, IDEF, IDEF1X и др.
В 90-е и последующие годы появились: UML -- универсальный язык моделирования; методология ARIS -- архитектура интегрированных информационных систем; методологии компаний Oracle, Baan, ReTrink, Rational и др.
При инжиниринге участвуют специалисты двух типов – профессионалы в области реконструированного бизнеса и разработчики информационных систем. Сегодня базовой методологией описания бизнес-процессов признано объектно-ориентированное моделирование. Модели создаются в виде потоковых диаграмм, где представлены основные рабочие процедуры, используемые в компании, описано их поведение, а также информационные и материальные потоки между ними.
Методология DFD. Стандарты DFD (Data Flow Diagramming) и WFD (Work From Diagram) содержат набор символов или обозначений, с помощью которых описывается бизнес-процесс. Язык DFD и WFD считают классическим.
Большинство консалтинговых компаний в проектах по оптимизации деятельности организаций в общем случае применяют типовую методологию описания бизнес-процессов и использует два типа бизнес-моделей. Для описания бизнес-процессов верхнего уровня и является прототипом классической DFD-модели. Вторая -- для описания процессов нижнего уровня и соответствует принципам WFD-схемы.
Пример типовой модели описания бизнес-процессов верхнего уровня представлен на рис. 5.5.
Рис. 5.5. Пример типового описания бизнес-процессов верхнего уровня в DFD
Типовая модель WFD описания бизнес-процессов нижнего уровня, используемая консалтинговыми компаниями на основе подхода «Swimmer lanes» представлена на рис. 5.6.
Нет
Рис. 5.6. Типовая модель описания бизнес-процессов нижнего уровня в WFD
Методология IDEF это наиболее глубоко проработанная и обширная методология, которая позволяет описывать не только бизнес-процессы, но и функциональные блоки (например, маркетинг и финансы), различные объекты в компании и действия над ними (например, весь комплекс процессов обработки и выполнения заказа клиента), а также состояние и динамику развития бизнес-единиц компании в целом. Она включает 14 стандартов. Основные из них:
IDEF0 – методология моделирования функциональных блоков;
IDEF1 – методология моделирования информационных потоков в компании;
IDEF2 – методология моделирования динамики развития компании;
IDEF3 – методология документирования бизнес-процессов в компании;
IDEF4 – методология описания различных объектов в компании и действий над ними;
IDEF5 – методология описания текущего состояния компании и тенденций изменения.
Методология ORACLE. Чтобы осуществить эффективную автоматизацию нужно правильно настроить информационную систему. Поэтому разработчики информационных систем разработали свои стандарты и программные продукты, с помощью которых описывается бизнес-деятельность компании. Наиболее крупные из них SAR/R3, BAAN и ORACLE. Каждый их этих стандартов содержит несколько бизнес-моделей, с помощью которых описываются бизнес-процессы, организационная структура и строятся прочие бизнес-модели.
Методология ARIS (Architecture of Integrated Information Systems – проектирование интегрированных информационных систем) одна из современных методологий бизнес-моделирования, получившая широкое распространение. Ее использует программное средство ARIS Toolset.
Эта методология разработана в компании IDS Scheer AG в Германии. В нее интегрированы существующие стандарты и спецификации описания процессов и данных, в том числе IDEF и DFD. Различные уровни представления и фазы жизненного цикла позволяют упростить описание бизнес-процессов.
При большом количестве используемых для описания, анализа и оптимизации различных аспектов деятельности организации бизнес-моделей (около 100), они объединены в четыре группы:
группа «Оргструктура» включает модели, с помощью которых описывается организационная структура компании и другие элементы, позволяющие ответить на вопрос «кто отвечает?»;
группа «Функции» включает модели, используемые для описания стратегических целей компании, функции и элементы функциональной деятельности организации, позволяющие ответить на вопрос «что делают?»;
группа «Информация» включает модели, с помощью которых описывается информация (потоки и структура), используемая в деятельности организации, позволяющие ответить на вопрос «на основе чего?»;
группа «Процессы» включает модели, используемые для описания бизнес-процессов, различные взаимосвязей между структурой, функциями и информацией, позволяющие ответить на вопрос «каким образом?».
Система ReTrink, разработана фирмой Gensym (США) и является примером интегрированного подхода к поддержке инжиниринга. При создании системы разработчик ставил своей целью создать удобное средство для реализации различных методологий. В ней объединены возможности ключевых современных информационных технологий: графический объектно-ориентированный язык для описания моделей и проектов, средства анимации и имитационного моделирования реконструируемых процессов, методы искусственного интеллекта для полного и адекватно представления экспертных знаний о процессах. Сочетание прозрачных средств интерактивной графики с возможностями моделирования процессов в реальном времени, что позволяет менеджерам самостоятельно, без помощи программистов, воплощать свои идеи в виде работающих моделей процессов.
Все элементы моделей, включая ресурсы процессов, могут модифицироваться непосредственно во время исполнения, результаты изменений можно увидеть сразу же после их введения.
Кроме рассмотренных методологий существуют и другие, предложенные различными компаниями, консалтинговыми фирмами и производителями программных продуктов.
Практика показала, что применение референтных моделей в корпоративных проектах позволяет сократить время и стоимость их реализации более чем на 30%.