4.4. Информационно-техническое обеспечение управления

Весь процесс принятия решений связан с составлением планов и про­веркой их выполнения. Следовательно, информация нужна и для плани­рования, и для контроля. Часто забывают, что построение информацион­ной системы предполагает глубокое знание проблемы. Обеспечение релевантности информации предполагает, что имеются определенные со­ображения о способе разрешения поставленной проблемы. Хотя прогресс в разработке информационных систем зависит от исследований и от соз­дания соответствующих моделей, многое можно сделать путем ликвида­ции ненужных отчетов и улучшения системы информирования. Необхо­димо зарегистрировать отчетность на входе системы и соответствующую ей отчетность на выходе решения. Таким образом, понятно, как происхо­дит процесс преобразования «входов» в решения.

О целесообразности отчета или любой другой информации нельзя су­дить только на том основании, что он полезен для нужд принятия управ­ленческого решения, планирования и контроля. Затраты на его составление не должны превышать вероятных выгод, связанных с его использованием.

Суммарные затраты на информацию, оцененные на экономической основе, будут различными в разных организациях и будут также зависеть от наличия методов управления для снятия неопределенности. Крупная организация обычно может оправдать большие затраты на обеспечение информацией, чем маленькая организация в той же области бизнеса.

Эффективность снятия неопределенности зависит и от совершенство­вания методов управления. Когда найдены подходящие методы и доказа­на целесообразность их применения, увеличиваются затраты на укрепле­ние штабных служб, использующих эти методы для получения более совершенной информации в области принятия решений, планирования и контроля. Информация не должна распределяться случайным образом и предоставляться всем без исключения. Дешевизна размножения инфор­мации и высокая производительность современных ЭВМ привели к рас­ширению числа пользователей информации, однако при этом зачастую не учитываются затраты на сортировку, хранение и считывание.

Хотя недостаточная полнота информации может приводить к непра­вильным решениям, избыточность информации свидетельствует о нера­циональном использовании ресурсов и часто означает, что на релевантную информацию не обратили внимания. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема и передачи информации, правильной постановки справочно-информационной служ­бы, четкой организации поиска, хранения и использования информации.

155

Глава 4. Роль информации в менеджменте

Вопросы для проверки

1. Какова роль информационного обеспечения в управленческой дея­тельности?

2. С какой целью создаются автоматизированные системы управле­ния?

3. Что такое АСУ?

4. Каковы принципы функционирования АСУ?

5. Какие требования предъявляются к АСУ?

6. Какие существуют этапы при разработке АСУ?

7. Что представляет собой технико-экономическое обоснование (ТЭО) для внедрения АСУ?

8. Что представляет собой информационно-техническое обеспечение управления на предприятиях?

9. Что относится к средствам вычислительной техники на предприя­тиях?

10. Какие классы стационарных компьютеров используются в на­ стоящее время в организациях и на предприятиях?

11. Что относится к средствам коммуникации на предприятиях?

12. Что относится к средствам оргтехники на предприятиях?

13. Что представляет собой информационная система?

14. Какие существуют информационные системы?

15. Что представляет собой техническое и программное обеспечение информационных систем?

16. Что входит в анализ информационных потребностей и коммуни­кативных сетей предприятия?

17. Каковы этапы системного подхода к организации?

18. Какие существуют подходы к построению информационных сис­тем?

156