4.4. Информационно-техническое обеспечение управления

локальные цели, достижение которых наилучшим образом отвечает целям организации. Сущность принятия решений в том, что управляющий дол­жен выбрать определенный курс действий. Однако для этого необходимо сформулировать несколько курсов действий, а это. не простое дело.

Управленческой наукой разработаны операционный язык для выра­жения риска и методы измерения риска. Особое значение получает при­менение математических и статистических методов к проблемам управ­ления, осуществляемое в случае необходимости с помощью электронно-вычислительной техники. Тем не менее многие проблемы, может быть даже большинство проблем, решаемых на среднем и верхнем уровне управления, не поддаются математической обработке, и, вероятно, так будет всегда. Но при этом для принятия решений на тех же верхних и средних уровнях управления управленцам требуется обрабатывать боль­шие объемы информации.

Эта информация тем эффективнее, чем она больше систематизирова­на, что под силу зачастую только ЭВМ. Все науки, предметом исследова­ния которых является управление, направлены на получение информации для снятия неопределенности. Если решение о производстве новой про­дукции сделано без анализа рынка, то это решение принято в условиях неопределенности. Информация, полученная в результате анализа рынка и опытной поставки продукции, может снизить неопределенность и пере­вести решение в категорию рискованного. Чем больше упрощено приня­тие решений, тем больше его можно формализовать. В этом случае реше­ние можно либо поручить подчиненному, либо запрограммировать для обработки на ЭВМ.

Принятие решения также упрощается, если сформулирована страте­гия организации, так как информация о стратегии в значительной мере устраняет неопределенность. Стратегия организации — это набор правил Для получения решения. Когда такие правила разработаны, согласован­ность принятия решений во всей организации более вероятна, а время экономится, так как к вышестоящему руководству меньше обращаются. Менеджеры стремятся снизить неопределенность при принятии управ­ленческих решений.

Анализ процесса формирования решения, важный сам по себе, пока­зывает, как можно упростить решения, что важно при определении уров­ня, которому поручается их принятие. Более того, анализ показывает, что качество управленческих решений зависит от качества имеющейся ин-

153

Глава 4. Роль информации в менеджменте

формации, а также от взглядов управленческого персонала. Информаци­онная система оказывает влияние на планирование в организации. Она должна воздействовать на выбор уровня принятия решения. Кроме того, так как информацию следует передать по назначению, ею определяется сеть коммуникации, которая в свою очередь усиливает или ослабляет ор­ганизационную структуру.

Информационная система планового управления имеет своей целью обеспечение интегрированной системы отчетности, дающей своевремен­но каждому уровню необходимую информацию. При этом решения осно­вываются на лучшей наличной информации в тех пределах, в которых обеспечение такой информацией оправдано экономически.

Существует несколько подходов к построению информационной сис­темы. Один из них состоит в разработке способов более быстрой обра­ботки данных. Этот подход полезен в ситуациях, когда потребности в информации точно установлены и скорость обработки данных имеет оп­ределенную ценность (примером может служить бухгалтерский учет). В тех ситуациях, когда потребность в информации известна лишь в общих чертах, он не будет полезен. Другой подход заключается в увеличении объема наличной информации, но зачастую это приводит к сбору ненуж­ной информации.

Еще один подход состоит в проверке существующей отчетности на дублирование, что позволяет избежать ситуаций, когда одни и те же све­дения представляются двумя подразделениями. Этот подход может про­сто снизить затраты на ненужную работу. Управляющие могут даже лик­видировать те или иные виды отчетности и вновь возвратиться к ней только в случае жалоб со стороны персонала. Это может привести к тому, что люди, ущемленные в правах, станут вести свою собственную неофи­циальную отчетность.

Наиболее фундаментальный — подход «на основе решений», состоя­щий в точном определении перечня решений с последующим определе­нием потребности в информации. Это более логичный подход, так как цель информации — способствовать принятию решений.

Все информационные системы должны быть приспособлены к кон­кретным условиям, и каждый отчет, представляя собой часть информаци­онной управленческой системы, должен удовлетворять критериям реле­вантности и адекватности, а затраты на него должны соответствовать его полезности, своевременности, правильности и представительности. 154