4.4. Информационно-техническое обеспечение управления

программные средства, использующиеся как непосредственно для вы­полнения поставленных перед системой задач — вычислительные паке­ты, текстовые редакторы или табличные процессоры, так и для обеспече­ния нормального функционирования всего комплекса используемых технических средств (операционные системы, BIOS). Оно выступает ин­струментом общения пользователя и вычислительной техники, переводит команды и требования на понятный для машины язык нулей и единиц.

Прежде чем решать вопрос об информационно-техническом обеспе­чении управления конкретной организацией, следует тщательно про­анализировать потребности данной организации в информационном обеспечении менеджмента и выполнить соответствующие технико-экономические расчеты. Организация должна проектироваться так, что­бы облегчить процесс принятия управленческого решения, а поскольку решения зависят от информации, а та в свою очередь от коммуникаций, то организация строится на основе анализа информационных потребно­стей и коммуникационных сетей. Внимание акцентируется на процессе принятия решения, а не на деятельности или структуре подразделений, потому что именно в процессе принятия решений устанавливаются цели и стратегия и направляются действия, ведущие организацию к успеху или неудаче. Поскольку для понимания поведения системы целесооб­разно исследовать как ее компоненты, так и их взаимодействие между собой, необходимо:

• знать подсистемы или основные области решений;

• понимать, как в действительности принимаются решения;

• понимать способ, с помощью которого области решений связываются коммуникационными каналами, переносящими информационные по­токи.

Для характеристики данной организации, и ее развития, следует оп­ределить, какими должны быть основные решения, как эти решения Должны приниматься, какая для этого нужна информация и какие комму­никационные каналы нужны для ее передачи.

Системный подход к организации в том его понимании, которое из­ложено выше, можно разделить на следующие этапы:

• постановка целей;

• определение подсистем или основных областей решений;

• анализ областей решений и выявление потребностей в информации;

151

Глава 4. Роль информации в менеджменте

• проектирование коммуникационных каналов для информационных потоков;

• группировка областей решений для снижения загруженности комму­никаций.

Неправильный выбор целей при создании системы приводит к тому, что решаются не те проблемы, которые должны решаться. Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.

Организация, цель которой исчерпывается проблемами сбыта, может разработать для ее достижения идеальную операцию маркетинга, но в процессе выполнения этой операции она может разориться. Составление структуры решения затрудняется тем, что предугадать все проблемы не­возможно; поэтому не всегда можно предсказать и соответствующие ре­шения. Другая трудность заключается в определении единицы решения, так как почти любое решение является частью системы решений. Что принять за единицу решения, зависит от цели, следовательно, от степени детализации анализа.

Управляющие стремятся к эффективному принятию решений, т. е. к выбору той альтернативы, которая, по их мнению, дает наилучшие ре­зультаты по отношению к соответствующим целям. То, что принятие ре­шений представляет собой проблему, далеко не очевидно. При поверхно­стном рассмотрении принятие решений представляется просто задачей сбора фактов, проводимого таким образом, что их анализ автоматически ведет к правильному решению. Принятие решений обычно носит более сложный характер. Многие важные решения должны быть приняты при нехватке достоверных фактов, поэтому они часто принимаются интуи­тивно. Принятие решений заслуживает всестороннего изучения, так как успех компании зависит от качества принимаемых решений.

Эффективность принятия решений зависит от того, насколько хорошо выполняются следующие этапы. Каждое принимаемое в организации ре­шение преследует некоторую цель. Решение о необходимом уровне запа­сов, например, может состоять в выборе уровня, минимизирующего из­держки их транспортировки и использования. Цели решений, как и цели организации, могут быть противоречивыми и состоять из большого числа подцелей.

Поскольку предполагается, что все локальные цели способствуют дос­тижению целей организации, противоречия следует разрешать, выбирая те 152