4.3. Технология информационной деятельности

• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

• использование всего комплекса технических средств обработки ин­формации, переход к единой системе обработки всех видов информа­ции.

Комплексная система обработки информации на предприятиях в пер­спективе должна включать следующие технические средства:

• терминальные устройства;

• устройство оптического распознавания обозначений;

• устройство автоматизированной обработки текстовой информации;

• ЭВМ;

• фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах;

• фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации;

• устройство автоматического хранения и выдачи информации;

• дубликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей;

• печатающее устройство ЭВМ;

• устройство для чтения микрофильмов и микрофишей;

• автоматизированную систему хранения и вывода информации;

• средства доведения информации до пользователей.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позволяющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию фотоформы, с которых затем получают твер­дые формы для высокой и офсетной печати.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами и предложениями, не может осуществляться с помощью пакетов приклад­ных программ.

Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой ин­формации. ЭВМ используется им только как средство для печати и ре­дактирование текста.

В настоящее время устройства автоматизированной обработки тек­стовой информации на крупных предприятиях широко используются не только операторами, но и менеджерами всех уровней, которые на изо­браженном на экране документе делают свои замечания, ставят резолю-

141

Глава 4. Роль информации в менеджменте

ции, что упрощает процесс согласования их действий и ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре авто­матизированной обработки текстовой информации, облегчает менеджеру подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, он в крат­чайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностран­ный язык и использовать по своему усмотрению.

Для повышения эффективности управленческой деятельности и сни­жения управленческих расходов имеет значение рациональное построе­ние и четкое функционирование аппарата управления внутрифирменной системой информации.

Такой аппарат включает:

• вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

• центральную службу информации;

• информационную систему в производственных отделениях. Информационная система крупных предприятий включает отделы:

• обработки и анализа информации;

• обработки входящей и выходящей документации;

• хранения и выдачи информационных материалов;

• вычислительной техники.

Центры хранения записей создаются в крупных предприятиях. В них информация хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и мо­жет быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством электронной почты.

Развитие машинной микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки, хранения и выдачи информации.

Основные функции и наиболее распространенные виды деятельности центров хранения записей:

• отбор информации для хранения;

• кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка информации на хранение;

• проверка новых записей и добавление записей к хранящимся доку­ментам;

• хранение и выдача информации.

На крупных предприятиях создается центральная служба ведения запи­сей и формирования банка данных, в функции которой входит унификация 142