4.3. Технология информационной деятельности

Менеджеры предприятий должны знать и учитывать в практической деятельности основные факторы, способствующие получению своевре­менной и достоверной информации по широкому кругу вопросов, что по­зитивно скажется на разработке рациональных управленческих решений.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последо­вательных решений на предприятиях могут применяться различные виды информационных технологий:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использования центральной ЭВМ для агрегатирования данных;

• обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на тер­минале;

• получение свободного документа;

• использование машиносчитывающего носителя информации (напри­мер, дискеты);

• обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексно­го, разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические и организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых технологий на положение работника в коллек­тиве и в трудовом процессе. В частности, требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда.

Технология информационной деятельности предполагает:

• создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники;

• использование форм как носителей информации;

• формирование базы данных;

• создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуе­мой информации.

Обычно записи первичных данных делят на две группы.

К первой группе относятся статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация, доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития.

139

Глава 4. Роль информации в менеджменте

Ко второй группе относятся составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенство­вания управления фирмой в целом и по отдельным подразделениям.

Необходимая информация заносится на определенные формы — но­сители информации. Формы могут содержать информацию по предпри­ятию в целом и по каждому подразделению в отдельности.

Каждое предприятие имеет свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющей произвести оптимально де­тальный экономический анализ состояния и развития его хозяйственной деятельности, разработать и принять необходимые управленческие реше­ния.

Различают следующие виды бланков:

• формы для хранения информации;

• формы регистрации данных;

• формы статистической (финансовой) отчетности;

• формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости мо­гут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере (печатающем устройстве ЭВМ).

В случае необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

Поскольку потребности в получаемой информации у управленческого персонала предприятий меняются в зависимости от изменяющихся внут­ренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и пе­реработке форм, содержащих первичные данные.

Комплексная автоматизированная обработка информации на пред­приятиях предполагает объединение в единый комплекс всех техниче­ских средств обработки информации с использованием новейшей техно­логии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы обработки ин­формации включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

• использование устройств автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

• интеграция обособленных процессов обработки информации в еди­ную внутрифирменную систему;

140