4.3. Технология информационной деятельности

8. От каких факторов зависит восприятие информации?

9. Как происходит отбор информации?

10. Как происходит систематизация информации?

11. Что представляют собой слухи и дезинформация и как с ними бо­роться?

12. Что включает информационная база данных предприятия?

4.3. Технология информационной деятельности

Особое значение для четкой работы системы менеджмента на пред­приятиях приобретает обеспечение достоверности и оперативности полу­чаемой информации.В частности, информация играет важную роль в пре­доставлении сведений для принятия оперативных управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение из­держек производства и повышение его эффективности.

Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплош­ным, предписанным руководством или проводимым по собственной ини­циативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю (пись­менную, звуковую, графическую, табличную и др.). В соответствии с этим подбирается рациональный способ ее передачи: устный, письмен­ный, с помощью различного рода сигналов или условных знаков.

На третьем этапе осуществляется передача информации. В случаях передачи крайне важной информации целесообразно производить это од­новременно несколькими способами. Например, сначала можно позво­нить по телефону, а затем послать подробное письмо. Помимо этого такая информация может передаваться с периодическими повторами.

На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и ос­мысливает информацию. Отправитель данной информации обычно ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него

137

Глава 4. Роль информации в менеджменте

эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, под которой понимается сигнал, подтверждающий факт получения сообще­ния и степень понимания или непонимания его смысла, а также принятия или отклонения присланного сообщения. Такой сигнал должен соответст­вовать ситуации, быть понятен партнеру и отправлен без промедления. В непосредственном обращении это может быть, например, знак одобрения или какой-либо уточняющий вопрос.

Устойчивая обратная связь позволяет значительно повысить надеж­ность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее возможных потерь, а также различных помех, искажающих ее смысл. Такие искаже­ния и потери возникают в результате фильтрации информации, пропуска или неполного восприятия сигналов, а также отключения ее от источника.

Следует знать основные причины подобных искажений и потерь ин­формации. Среди таких причин можно выделить:

• ненужность поступающих сведении;

• излишнее количество поступающих сведений;

• несоответствие сведений реальным потребностям;

• избыток негативных моментов в переданных сведениях;

• монотонность подачи сведений;

• психологические особенности восприятия информации людьми.

В некоторых случаях помехами при обмене информацией могут быть и «технические неполадки». Например, неодинаковое понимание симво­лов, с помощью которых данная информация передается. Это бывает вы­звано различиями в образовании, квалификации, национальными особен­ностями, слабым знанием языка и др. Помимо этого к возникающим помехам при обмене информацией относятся чисто физические или пси­хологические факторы:

• усталость;

• рассеянность;

• слабая память;

• импульсивность;

• нетерпеливость, не позволяющая сосредоточиться;

• излишняя эмоциональность.

Все это не дает возможности одному из участников обмена информа­цией в полном объеме донести ее до другого, а тому — соответственно ее усвоить, что в конечном итоге может негативно отражаться на качестве управленческих решений. 138