4.1. Виды информации и требования к ней

• четкость;

• однозначность формулировок;

• своевременность поступления;

• правильный отбор первичных сведений;

• непрерывность сбора и обработки сведений;

• точность и достоверность;

• оптимальность систематизации.

Каждое предприятие в процессе своей производственной деятельно­сти накапливает определенный объем знаний, опыта и разнообразной ин­формации, поступившей в его распоряжение в виде данных и преобразо­ванных в соответствии с его нуждами и требованиями. Этот накопленный объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений ко­личественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствующим образом и не исполь­зованы для какой-либо цели, они не являются информацией.

Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого решения можно ска­зать, что информацией являются данные, оказывающие влияние на пре­одоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлени­ем тех или иных действий.

Собранные данные и способы, используемые для их сбора, различа­ются в зависимости от конкретных целей на соответствующих предпри­ятиях.

Основным носителем информации является документ — материаль­ный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформ­ленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с дейст­вующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов ох­ватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводст­вом.

Поступающую документацию на предприятиях регистрируют в спе­циальных журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю предприятия или его за­местителям, которым делегированы полномочия, необходимые для при-

127

Глава 4. Роль информации в менеджменте

нятия решений по соответствующим вопросам. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. Ответст­венным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполне­ния в соответствующее подразделение предприятия для подготовки отве­та или разработки какого-либо внутреннего документа. Для особо важ­ных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль осуществляется секретарем и фиксируется в специальном журнале. Оборот исходящей информации осуществляется на предприятиях по следующей процедуре. Составляют проект докумен­та, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом необходимо проверить отправляе­мый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, дата, номер), наличия указанных в документе приложений, соответствующих виз, под­писи руководителя, печати. На остающихся на предприятии копиях от­правляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи. Подписанные и соответствующим образом оформ­ленные исходящие документы передают секретарю для отправки по поч­те (или с курьером), а копии документов хранятся в специальных делах в секретариате или в подразделениях, готовивших данный документ.

Процесс менеджмента можно рассматривать как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. На основе полученной инфор­мации управляющая система вырабатывает команды управления, которые доводятся до исполнителей в форме планов, нормативов, заданий, распо­ряжений. Процессы принятия управленческих решений также питаются информацией, и степень их обоснованности зависит от ее своевременно­сти, полноты и достоверности.

Менеджер, как и любой работник аппарата управления, получив оп­ределенные данные, должен понять их содержание, оценить возмож­ность их использования для решения соответствующих задач. Уяснение содержания полученных сведений требует привлечения запаса знаний работника, зависящих от уровня его квалификации, специальности, спо­собностей, опыта работы. Запас таких знаний представлен понятиями, суждениями, связями между ними, размещенными в памяти конкретного работника, который воспринимает ту или иную информацию. Существу-128