Глава 10. Поведенческая стратегия и тактика менеджера

При обсуждении научных, технических или экономических вопросов та­кое положение может оказаться чревато выбором ошибочных управлен­ческих решений. Надо всегда помнить, что нет истинной демократии большинства без очень тщательного, внимательнейшего отношения к мнению меньшинства.

Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с его участниками правила совместной работы, например об ограничении вре­мени выступлений или о порядке принятия решений. На совещаниях строжайшим образом следует придерживаться регламента, следить за соблюдением которого должен председательствующий. Если менеджер проводит совещание в своем кабинете, он не должен вести в это время переговоры по телефону, принимать посетителей, вызывать своего секре­таря. После начала совещания следует одному из участников поручить ведение протокола.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствую­щий менеджер должен владеть техникой организации и проведения дис­куссий.

Их организация требует определенных усилий со стороны устроите­лей и прежде всего самого председательствующего. На совещаниях надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполага­ет наличие деликатности в отношениях и исключает использование про­тивоположных ей средств аргументации своей точки зрения в виде на­смешек, прерывания оппонентов, резких выпадов в их адрес. Но чтобы дискуссия приобрела действительно цивилизованный характер, надо осо­бенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками дискуссии был корректным и имел временные границы. Кроме того, надо не допускать личной неприязни и перехода критики на личности.

Когда вам самим необходимо включиться в спор в качестве одного из его участников, четко сформулируйте положение, которое обосновывает­ся или отвергается, а также точно определите основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. Внимательно и до конца выслуши­вайте доводы оппонента, трезво взвесьте и оцепите их. Вначале приводи­те только сильные доводы, о других говорите после и как бы вскользь. В процессе спора старайтесь убеждать оппонента. Не упорствуйте в отри­цании доводов оппонента, если они ясны и очевидны. Еще один очень важный совет: никогда не вступайте в дискуссии и споры недостаточно 464

10.6. Деловые совещания

подготовленным. Предварительно готовьтесь к обсуждению, составьте хотя бы самый общий план борьбы за истину, подберите наиболее весо­мые и всем очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомне­ния Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозмож­но опровергнуть.

Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием реше­ния. Для этого участникам совещания надо точно определить проблему. В ее определении обычно участвуют все присутствующие, а председа­тельствующий на совещании старается добиться от участников выработ­ки новых идей. Опасность в том, что многие менеджеры игнорируют творческое начало, не умеют слушать и поддерживать авторов новатор­ских предложений. Творческое принятие решений требует внимания ко всем альтернативам. Неуспех многих совещаний часто объясняется тем, что реально имеется слишком много альтернатив и возможностей. В та­кой ситуации менеджеры и другие участники совещания оказываются дезориентированными, и совещание не приводит к позитивным результа­там. Чтобы этого не происходило, следует принимать решение по пяти этапам.

Первый этап — это установление контактов. Когда вы начинаете совещание, то ваша первая задача — создать психологический комфорт для всех участников. Используя активное внимание, визуальный контакт, сообщите каждому о том, что вы оценили его присутствие. Внимание — это основа благоприятного психологического климата. Часто совещания начинаются с немедленного переключения на проблему, которую надо решить.

Вы же найдите время для неформального вступления, обеспечьте удобное место для встречи. Комфортное окружение и внимание к людям дают более эффективные результаты совещания, и вы встретите меньшее сопротивление новым идеям. Начав совещание, изложите повестку дня и цель встречи. Здесь должны проявиться ваши навыки лидерства, умение изложить свою точку зрения. Вы увидите, что четко заявленный порядок проведения совещания — одно из важных условий успеха. Имеет смысл рассказать присутствующим, что вначале вы определите проблему, затем Цели предприятия на будущее, а потом будут разработаны альтернативы Решений.

В конце вы можете сказать, что к исполнению будет принята одна-две ^ьтернативы из предложенных.

465