Глава 10. Поведенческая стратегия и тактика менеджера

Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради кото­рой и проводится само совещание. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:

• принятие решения о проведении совещания;

• определение тематики, формирование повестки дня;

• определение задач совещания и его общей продолжительности;

• определение даты и времени начала;

• определение состава участников;

• определение примерного регламента работы;

• подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения.

После того как принято решение о проведении совещания, намечается состав участников.

Приглашается достаточное число работников, Но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Всегда необ­ходимо учитывать и достаточность их служебных полномочий. Не следу­ет приглашать сотрудников, которые по той или иной причине не смогли ознакомиться с соответствующими материалами (были больны, в отпуске или командировке). Они не только не смогут высказать свое мнение по обсуждаемой проблеме, но и будут мешать ритмичному проведению со­вещания, задавая вопросы невпопад. Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы.

Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в нача­ле или в конце рабочего дня, либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени, т.е. необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и «включе­ние» в работу, начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени. Если деловое совещание окончится за 15 мин до обеденного перерыва, то это наверняка потерянные минуты.

Целесообразно выбирать оптимальную продолжительность совещания. Каждое совещание отнимает у участников не только время, которое расхо­дуется непосредственно на сборы, его проведение и завершение, но еще и время на психологическую перестройку. Любое оперативное совещание не 462

10.6. Деловые совещания

полжно занимать более 20—30 мин. Прочие деловые совещания должны укладываться в час-полтора, переходя этот предел лишь в особых случаях.

Определив ориентировочную длительность совещания, надо назна­чить день и время его проведения. Для совещаний следует отвести два-три дня в неделю. Желательно, чтобы свободные от совещаний дни были стабильными (например, вторник и пятница). Это позволяет работникам разумно планировать свое рабочее время. Целесообразно избегать вне­плановых совещаний, выбивающих работников из ритма и, как правило, недостаточно эффективных из-за подготовки наспех. Требуется заблаго­временно оповещать участников совещания о проведении совещания, знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Докладчиком на совещании должен выступать работник, хорошо знающий данную проблему и обладающий культурой речи. Понятие рационального доклада включает в себя обязательное наличие сущест­венных идей и позитивных предложений, целеустремленность, смысло­вую точность, логическую стройность, грамматическую правильность литературного языка, доступность и выразительность речи, эмоциональ­ность. Доклад на деловом совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если доклад хорошо составлен, а обстоятельства позволяют размножить его и заранее раздать участникам совещания, то данное совещание можно начать прямо с вопросов к докладчику и с прений. Как правило, такое совещание будет деловым и кратким. Важнейшая задача председательствующего на совещании — обеспечение возможности выслушать мнения участников и серьезно ра­зобраться в них. Необходимо предоставлять слово всем желающим вы­ступить, не сворачивать прения, если они идут в нежелательном, с точки зрения председателя, направлении и все больше склоняют участников со­вещания к мнению, не разделяемому председателем. У работников, вы­ступающих на совещании, не должно быть и мысли о том, что они могут пострадать за свою искренность и откровенность.

Серьезной помехой всестороннему и объективному обсуждению мо­жет оказаться конформизм, т.е. подавляющее влияние мнения большин­ства на мнение меньшинства вследствие авторитета, естественно, прису­щего всякому большинству. Человек, чувствующий, что большинство не поддерживает его, обычно прекращает спор, даже не приведя всех своих доводов. А между тем истина может оказаться именно на его стороне.

463