9.3. Организация труда менеджера

Успех речи зависит во многом и от того, как говорить. Монотонно из­ложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная с расстановкой речь (перед ключевой фразой и по­сле нее необходимо делать одно-двух секундную паузу) будет более убе­дительна.

Для проведения приема сотрудников лучше выделить определенное время в течение рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14 и 16 часами.

Если это возможно, необходимо пользоваться предварительной запи­сью у секретаря. Посетитель по возможности должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит сократить время на изложение темы разговора; позволит менеджеру подготовиться к предстоящей бесе­де; если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора.

Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофи­циальные. Официальные приемы можно проводить:

1. За столом для конференций, совещаний. Это поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, т.е. психологически собеседнику будет легче общаться с менеджером. К такому способу целесообразнее прибе­гать, когда прием посетителя официальный, но менеджер пытается уста­новить с ним более тесные межличностные отношения.

2. За рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не при­нимать посетителей, так как на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель, и по ряду другим причин. За таким столом лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер си­дит за рабочим столом, а работник находится спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы еще до критических замечаний со стороны менеджера работник понял свою вину.

Неофициальные приемы лучше проводить в «зоне отдыха». Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику будет легче раскрепоститься и быстро наладить межличностный контакт. Посе­титель, который пришел с личной беседой к менеджеру, будет чувство­вать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем официальной.

Чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (значит, сэконо­мить время менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сооб­щить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собесед­ник не прекращает разговор, можно тактично сказать ему, что время Разговора истекло.

395

Глава 9. Содержание деятельности менеджера

Для оптимального ведения беседы менеджер должен:

1. Уметь активно слушать. Т.е. в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что он следит за ходом мысли собеседника. Это можно сделать путем высказываний типа: да-да, ко­нечно, безусловно и др.

2. Уметь понять собеседника, причем «понять — не значит принять». Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение.

3. Уметь направить разговор в нужное русло.

4. Стараться говорить на уровне, понятном собеседнику.

Менеджер в своей повседневной деятельности должен систематиче­ски посещать рабочие места для непосредственных контактов с подчи­ненными и получения необходимой информации.

Посещение рабочих мест позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе всех дел на предприятии. Также при посещении рабочих мест работники могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к такому посеще­нию менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, чтобы быть в курсе дел, происходящих в них.

Для хорошего контакта с рабочими необходимо учитывать психоло­гические моменты. В частности, в цеха лучше идти одетым соответст­вующим образом. При встрече с рабочими необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть вне­сенные предложения, их лучше кратко записывать и после тщательного анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационали­заторские предложения.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность несколько ниже и отвлечение работников не нанесет большого вреда производственному процессу.

Как правило, у менеджеров высшего звена есть секретарь. Менеджер должен учитывать, что по работе его секретаря работники будут судить о работе его самого. Если секретарь не умеет разговаривать по телефону, грубит посетителям, проявляет неорганизованность, некомпетентность в производственных вопросах, то с большой степенью достоверности мож­но предположить, что стиль работы данного менеджера отличается таки­ми же недостатками. Поэтому менеджер не должен жалеть времени и сил на совершенствование организации не только своего труда, но и труда своего ближайшего помощника — секретаря. 396