9.3. Организация труда менеджера

Однако мало кто из менеджеров рассчитывает предстоящую работу о времени. Это обусловлено отсутствием данных о затратах времени на аналогичные работы, которые выполнялись ранее. Для рациональной ор­ганизации своего труда менеджер должен уметь четко определять про­должительность каждой планируемой работы, сроки ее начала и оконча­ния. Начинать следует с долгосрочного плана. Для этого надо составить перечень наиболее значимых работ за год, квартал, месяц, а затем устано­вить сроки начала и окончания этих работ. В числе таких работ могут быть повторяющиеся из года в год работы, а также работы, необходи­мость в которых должна появиться в будущем. Необходимость включе­ния таких работ, сроки их начала и окончания могут быть определены на основе опыта прошлых лет. Работа менеджера динамична, сложна, отли­чается многими случайными, непредсказуемыми событиями, которые мо­гут нарушить намеченные ранее планы.

Поэтому считается хорошим показателем выполнение личных планов менеджерами на 70-75%. Это уже значительный сдвиг в сторону улучше­ния распределения времени.

Грамотное планирование предполагает постепенное разложение об­щей задачи на частные с тем, чтобы потом распределить выполнение ка­ждой из них по времени.

Принципиально важно составлять планы на день в письменном виде. Это обеспечивает разгрузку памяти и создает хорошие мотивы к работе. Деловая активность менеджера становится целенаправленной и ориенти­рованной на строгое следование разработанному плану. Кроме того, план, продуманный и зафиксированный на бумаге, менее подвержен воздейст­вию различных помех.

Благодаря систематическому контролю результатов (отметки о вы­полнении пунктов плана) у менеджера не теряются несделанные дела, их можно перенести на другое время. Постоянное планирование позволяет совершенствовать методику личной работы менеджера, так как при чет­ком понимании того, что нужно сделать в течение рабочего дня, менед­жер старается рационализировать свой труд, чтобы добиться лучших ре­зультатов. Реальный план на день — это план, в котором содержится лишь то, что менеджер хочет, должен и может сделать в течение дня.

Поэтому чем более реальным и представляются поставленные цели, тем больше сил концентрирует менеджер на их достижение.

Для более эффективной организации труда менеджера необходимо проводить целевое планирование его труда. Целевое планировании труда

391

Глава 9. Содержание деятельности менеджера

менеджера представляет собой планирование, направленное на достиже­ние определенных, заранее известных целей. Целью в планировании ор­ганизации труда менеджера является повышение эффективности труда при минимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно пред­ставить в виде схемы:

Формулирование цели —> Анализ текущего состояния —» Выявление слабых сторон —* Проведение наблюдения —* Проведение мероприятий по улучшению организации труда —> Сравнение результатов до и после проведения мероприятий.

Формулирование цели — важный процесс. От того, правильно ли бу­дет выбрана цель, зависит, что будет подвергнуто исследованию и какие результаты будут получены.

Анализ текущего состояния необходим, чтобы иметь эталон. Сравне­ние эталона с результатом проведения мероприятий по организации труда покажет эффективность проведенных мероприятий.

После проведения анализа необходимо выявить слабые стороны в организации труда менеджера. Если не выявить основные направления работы, то затраты времени и усилий окажутся значительными, а резуль­тат будет неудовлетворительным.

Следующий этап — проведение наблюдений — требует тщательной проработки и организации. Сначала необходимо решить, какие наблюде­ния необходимо провести. Например, при организации рабочего места необходимо провести замеры объема рабочей зоны, уровня шума, осве­щения и др.

Для улучшения документооборота необходимо проанализировать до­кументы по различным признакам — степень важности, возможность ре­шения некоторых вопросов другими работниками и др. Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может быть либо сам ме­неджер, либо исследователь. В любом случае менеджер должен помогать в проведении исследования и быть заинтересованным в результатах.

После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необхо­димости проведения мероприятий по улучшению организации труда.

Если затраты по проведению этих мероприятий окупятся, то необхо­димость их проведения очевидна. Затем проводятся непосредственно ме­роприятия по улучшению труда менеджера.

И в заключение необходимо сравнить полученные результаты с те­ми, которые были раньше. Если труд менеджера улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно. 392

'Ч