31.4 Защищенный документооборот и конфиденциальное делопроизводство.

Конфиденциальное дел-ство - деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной инфции, орг-цию работы с конфиденциальными докми и защиту содержащейся в них инфции.

Конфиденциальные докты должны обрабатываться в конфиденциальном дело-стве фирмы, либо в общем делоп-стве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные докты. Конф докты должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конф доктов в общем делопдстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делоп-ства. В зависимости от назначения конф докты подразделяются на: входящие; исходящие; внутренние.

Порядок работы с входящими конфиденциальными документами: Прием вх доков; Регистрация; Доклад руклю о полученных доках; Рассмотрение руко-ом и принятие решения; Направление на исполнение; Исполнение; Помещение докта в дело; Принятие решения о дальнейшем использовании:дальнейшее использование, передача в архив, уничтожение. При этом проверяется: кол-во листов; кол-во экз-ов; наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме). В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных доктов - составляется акт в 2-х экземплярах. 1 экз акта отправ-ся в адрес отправителя. Регистрация конф доков производится в журналах регистрации, либо на карточках.

На каждом зарегистрированном докте должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование; регистрационный №; дата поступления.

После регистрации докты передаются рукву фирмы для принятия решения. Рук-ль после рассмотрения докта определяет исполнителя и дает указания по исполнению докта. Эти указания оформляются на самом докте в виде резолюции.

С резолюцией рукля конф-ый докт передается исполнителю под расписку в журнале регистрации вх конф доктов. По завершении работы над доком на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего докт сотрудником конф делоп-ства подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конф докта определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конф докты могут: использоваться в дальнейшем; передаваться в архив на хранение; уничтожаться. Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

Работа с конф исх докми вкл след этапы: разработка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка докта. Проект исх конф докта разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект докта предоставляется на подпись руклю фирмы. После подписания докта, он регистрируется сотрудником конф делоп-тва в журнале (карточке) регистрации исх конф доктов. Рассылка конф доков осуществляется согласно подписанных рукем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных доков. Выдача и возврат конф доков должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конф доктов.

При получении конф докта сотрудник должен сверить № полученного докта с его № в журнале, проверить колво листов и расписаться. При возврате конф докта сотрудник конф делоп-тва должен сверить № этого докта с № в журнале, проверить кол-во листов и в присутствии сотрудника, возвращающего докт поставить в журнале (в соот графе) свою подпись и дату возврата докта.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соот-щих различным степеням конф инфии:

1) первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная инфция»;

2) второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конф», «Строго конф инфция», «Особый контроль» – они присваиваются докту лично 1 руклем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение этих доков также организуется 1 руклем с возможным привлечением руководителя службы КД;

3) на доках, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования(«ДСП»).

Порядок работы с персональными данными. Порядок хранения, передачи и исп-ния перс данных работников работодатель уст с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

При передаче перс данных работника работодатель должен соблюдать след требования:

• не сообщать пд работника 3 стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, указанных в ТК РФ или иных фз;

• не сообщать пд работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

• предупредить лиц, получающих пд работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие пд работника, обязаны соблюдать режим секретности (конф-сти). Данное положение не распространяется на обмен пд работников в порядке, уст-ном ТК РФ и иными ФЗ;

• разрешать доступ к пд работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны получать только те пд работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

• не запрашивать инфцию о состоянии здоровья работника, за искл тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником труд функции;

• передавать пд работника представителям работников в порядке, установ-ном ТК РФ и иными фз, и ограничивать эту инфцию только теми пд работника, которые необходимы для выполнения указ-ми представителями их функций.

Передача пд работников в пределах орг-ции должна проходить в соотв с локальным нормативным актом (Полож о защите пд) В нем должны быть определены структурные подразделения и лица, которым может быть передана инфция, содержащая пд работника, а также порядок хранения данных в указ подразделениях.