33. Организация работы офиса

34. Оформление международной переписки

35. Организация работы с письменными обращениями граждан

Развитие отечественного дп по работе с обращениями граждан. Работа с обращениями граждан и ее законодатель­ное регулирование прошли эволюционный путь станов­ления и развития, соответствующий этапам отечествен­ного дп. После Октябрьской революции 1917г первым правовым актом, определившим работу с обращениями граждан у нас в стране является постановление VI Всероссийского Чрезвычайного съезда Советов от 08.11.1918 «О точном соблюдении законов», провозгласившее право каждого граждани­на обжаловать действия любого должностного лица, во­локиту или иные ущемления их законных требований. В 1919г. Наркоматом гос. кон­троля были изданы два постановления («О центральном Бюро жалоб и заявлений при Народном Комиссариате ГосКонтроля» и «О местных отделениях Бюро жалоб и заявлений»), определившие порядок приема и работы с устными и письменными заявлениями и жалобами трудящихся. В них установлен формуляр жалобы: фио, адрес, точное наимен лиц или учрежде­ния, на действия которых подается жалоба, изложены обстоятельства, послужившие основанием для жало­бы, перечень доказательств и свидетелей, подтверж­дающих ее. Декрет правительства 1919г. «Об устранении волокиты» установил порядок обращения с жалобой в вышестоящую оргцию. В начале 1930-х гг. порядок работы с жалобами и заявлениями трудящихся был закреплен в постанов­лениях ВЦИК СССР и РСФСР (О рассмотрении жалоб трудящихся и принятии по ним необходимых мер», «Об упорядочении дела рассмотрения и разрешения жалоб, 1933г.), которые определили порядок приема жалоб, их направление и рассмотре­ние, сроки рассмотрения. Постановления регламентировали оргцию дан­ной работы на протяжении следующих 30 лет. В 1968г. Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложении, заявлений и жалоб граждан» подвел итог бо­лее чем 30-летнему опыту работы с данной категорией доктов. Указ отменил все изданные ранее поста­новления. Впер­вые за годы советской власти работа с обращениями была регламентирована законодательно. В Указе дается определение обращений граждан в гос. и общественные органы как важного средства осуществления и охраны прав личности. Указ обязал все гос. и общест. органы обеспечить необходимые условия для осуществ­ления права граждан обращаться с предложениями, заявлениями и жалобами в письменной и устной форме, установил сроки рассмотрения предложения, заявле­ния и жалоб граждан, обязал давать ответы и прини­мать необходимые меры. Установлен порядок подачи обращения в госорганы, имеющие право разрешения воп­роса, поставленного гражданином в обращении. В слу­чае подачи докта не по назначению его следовало в 5-дневный срок направить в соответствующее учреж­дение, заявителя известить, что его обращение направ­лено по назначению. Указ запретил направлять обращения граждан к тем должностным лицам, на действия которых жалуются граждане. Рук-ли всех учреждений обязывались прово­дить личный прием граждан. Дни и часы приема уста­навливать в удобное для населения время. Указ устанавливал конкретные сроки рассмотрения данной категории доктов: заявления и жалобы раз­решаются в срок до 1 месяца со дня поступле­ния, а не требующие доп изучения и про­верки — безотлагательно, но не позднее 15 календ дней. В Указе определен порядок обязательной система­тической проверки состояния дел по рассмотрению обращений граждан. За нарушение установленного порядка рассмотрения доктов, во­локиту, бюрократическое отношение предусматривалась дисциплинарная и в особых случаях уголовная ответ­ственность должностных лиц. В развитие Указа 1968г. Верховный Совет РСФСР принял постановление "О порядке рассмотрения писем депутатов Верховного Совета РСФСР', которое возложило личную ответственность за своевременное рас­смотрение и правильное разрешение вопросов, постав­ленных в письмах депутатов Верховного Совета РСФСР, на руководителей гос и общественных органов, предприятий и учреждений. В связи с принятием Конституции 1977г. Президи­ум Верховного Совета СССР в 1980г. утвердил новую редакцию Указа "О порядке рассмотрения пред­ложений, заявлений и жалоб граждан". В соответствии с п. 19 этого Указа Совет Министров СССР 13 октября 1981г. принял постановление "О по­рядке ведения дп по предложениям, за­явлениям и жалобам граждан в госорга­нах, на предприятиях, в учреждениях и оргциях", которое явилось основанием для разра­ботки Комитетом СССР по стандартам и Главным архив­ным управлением "Типо­вого положения о ведении дп по предло­жениям, заявлениям и жалобам граждан в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и оргциях", утв. 30 ноября 1981г. Поло­жение является единственным в советской истории нор­мативно-методическим доктом, установившим пра­вила ведения дп по обращениям граждан. в 1980-е гг. издан ряд постановлений, связанных с улучшени­ем работы с заявлениями, предложениями и жалобами граждан. В период перестройки приняты два закона («О порядке обжалования в суд неправомерных действий должностных лиц, ущемляющих права граждан», 1987г. «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан», 1993г.) С выходом этих законов гражданину предоставле­но право обращаться с жалобой непосредственно в суд для обжалования неправомерных действий долж. лица или вышестоящего органа. Решение не рассматривать анонимные письма было принято постановлением Президиума Верховного Со­вета СССР в феврале 1988г. в дополнение ст. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.1968 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан". Анонимным письмом считается пись­менное обращение гражданина, не имеющее подписи автора с указанием фио о его местожительстве, работы или учебы.

37.2 Современное законодательное регулирование порядка работы с письменными обращениями граждан. В Конституции говорится: "Граждане РФ имеют право обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные об­ращения в госорганы и органы местного самоуправления". Ст. 46 гласит: "Решения или дей­ствия (или бездействие) органов госвлас­ти и местного самоуправления, общественных объеди­нений и должностных лиц м\б обжалованы в суд", а в ст. 59 указано что "каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов го­свласти или их должностных лиц". Гражданин может также направить обращения по поводу своих личных проблем. Это право провозглашено принятой 22 нояб­ря 1991г. Верховным Советом РСФСР Декларацией прав и свобод чека и гражданина: "Граждане РСФСР имеют право направлять личные и коллективные обращения в госорганы и должностным лицам, которые в пределах своей компе­тенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в уста­новленный законом срок", закреплено в Ос­новном законе РФ — Конституции, принятой 12 декабря 1993г. Предусматривают возможность подачи обращений граждан, обжалования в суде действий, осуществляющихся должностным лицом от своего имени или представительного органа следующие современные законодат. акты: ФКЗ от 23.06.1999 N 1-ФКЗ "О Военных судах РФ" устанавливают право граждан, уволенных с военной службы, или, прошедших военные сборы обжаловать в военный суд действия (бездействие) органов военного управления, воинских должностных лиц и принятые ими решения. ФКЗ от 26.02.1997 N 1-ФКЗ "Об уполномоченном по правам человека в РФ» уполномоченный рассматривает жалобы граждан РФ и находящихся на территории РФ иностранных граждан и лиц без гражданства на решения или действия (бездействие) госорганов, органов местного самоупр-я, должностных лиц, гослужащих, если ранее заявитель обжаловал эти решения или действия (бездействие) в судебном либо административном порядке, но не согласен с решениями, принятыми по его жалобе. Устанавливает сроки подачи жалобы, порядок оформления, порядок рассмотрения, уведомление о решении, отказ в принятии жалобы. ФКЗ от 21.07.1994 N 1-ФКЗ "О Конституционном суде РФ" устанавливает порядок обращения в Конституц суд РФ, требования к форме и оформлению обращения в письменной форме, докты, прилагаемые к обращению, реквизиты и порядок текста обращения, этапы рассмотрения обращения. Ст 8. ФЗ от 17.07.1999 N 178-ФЗ "О гос соц помощи" устанавливает порядок назначения гос соц помощи путем подачи заявления для назначения гос. соц. помощи, сроки рассмотрения. ЗАКОН РФ от 27.04.1993 N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" устанавливает право гражданина обратиться с жалобой на действия, нарушающие его права и свободы, либо непосредственно в суд, либо к вышестоящему в порядке подчиненности госоргану, органу местного самоупр-я, учреждению, должностному лицу, госслужащему. Устанавливает сроки рассмотрения жалобы, порядок подачи жалобы, сроки обращения с жалобой в суд, порядок рассмотрения жалобы, решение суда по жалобе. Ст 64. Гарантии при заключении трудового договора Трудового кодекса РФ устанавливает, что по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора м/б обжалован в суд. Ст 12. Способы защиты гражданских прав Гражданского кодекса РФ гласит защиту нарушенных или оспоренных гражданских прав осуществляет в соответствии с подведомственностью дел, установленной процессуальным законодательством, суд, арбитражный суд или третейский суд (далее - суд). Постановление Минтруда РФ N 17, ПФ РФ N 19пб от 27.02.2002 "Об утверждении правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на др в соответствии с фз "О трудовых пенсиях в РФ" и "О гос пенсионном обеспечении в РФ" устанавливает понятие обращение за пенсией - подача гражданином заявления в территориальный орган Пенсионного фонда РФ о назначении пенсии, перерасчете размера пенсии, переводе с одной пенсии на др; Порядок обращения за пенсией путем подачи заявления о назначении пенсии по старости; порядок рассмотрения заявления об установлении пенсии. В соответствии с правилами граждане подают заявление о назначении пенсии в территориальный орган Пенсионного фонда РФ по месту жительства. 2 мая 2006г. Президентом был подписан ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» № 59-ФЗ. Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан госорганами, органами мест. самоуправл. и долж. лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства. Устанавливает право граждан на обращение, права гражданина при рассмотрении обращения, гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением, требования к письменному обращению, рег письменного обращения, обязательность принятия обращения к рассмотрению, порядок рассмотрения отдельных обращений, сроки рассмотрения письменного обращения (зо дней, продление еще на 30 дней), личный прием граждан, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, ответственность за нарушение Фз. Классификация и понятия обращений граждан. В соответствии с Конституцией РФ, ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обра­щения в госорганы и долж. лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обраще­ния, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в уста­новленный срок. "обращение граждан" вкл пред­ложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые м/б поданы несколькими гражданами — коллек­тивные обращения, и одним гражданином — индивиду­альное обращение. ФЗ от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений…» устанавливает три основных вида обращения: предложение, заяв­ление, жалоба. Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности гос и общества; Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод др лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе госорганов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц; Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов др лиц. Ходатайство — обращение гражданина, подава­емое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением доктов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по во­просам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства РФ иностранными гражданами и ли­цами без гражданства. Коллективное обращение — обращение двух или не­скольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собра­нии, подписанное организаторами или участниками митинга или собрания, имеющее общественный х-ер. Петиция — коллективное обращение граждан в орга­ны власти города о необходимости проведения обще­ственных реформ или частичного изменения городско­го законодательства. Письменные обращения граждан должны содержать наимен и адрес органа власти, оргции или должностного лица, которым они адресованы, изложе­ние существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фио обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и не должно рассматриваться. Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители оргции. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны ^и не требуют доп проверки, а личности обращающихся известны, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок и прочего, гражданину отвечают письменно. ФЗ от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений…» устанавливает требования к письменному обращению: наимен гос. органа или органа местного самоуправления (ОМС), в которые направляет письменное обращение, либо Ф.И.О. или должность соответствующего долж. лица, свои Ф.И.О., почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению докты и материалы либо их копии. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в госорган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Порядок подачи обращений граждан. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот госорган, ОМС или тому долж. лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение подлежит обязательной рег в течение трех дней с момента поступления в госорган, ОМС или долж. лицу. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных госоргана, ОМС или долж. лица, направляется в течение семи дней со дня рег в соответствующий орган или соответствующему долж. лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, когда текст обращения не поддается прочтению. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких госорганов, органов местного самоуправления или долж. лиц, копия обращения в течение семи дней со дня рег направляется в соответствующие инстанции. При направлении письменного обращения на рассмотрение в др инстанции можно в случае необходимости запрашивать докты и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения в данных инстанциях. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в инстанции, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В этом случае, если в соответствии с запретом, невозможно направление жалобы на рассмотрение жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Оргция приема граждан. Прием граждан могут вести рук-ль оргции, его заместители, ответственные работники. Его оргция д\б тщательно продумана, при этом надо учесть следующие моменты: инфция о месте и времени приема вкл дни, часы, номер помещения, где будет проходить прием. помещение, где ведется прием, должно иметь свободный доступ. М/б организован выезд руководителя на место работы или жительства граждан; оборудование приемной должно вкл достаточное колво столов, стульев, письменных принадлежностей. При личном приеме гражданин предъявляет докт, удостоверяющий его личность. Вести прием рук-ль может с секретарем или один. В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Хорошо, когда в оргции существует журнал предварительной записи посетителей. Секретарь ведет рег-контрольные карточки или журнал, где фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. Наиболее удобной является непрерывная валовая рег всех обращений, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема. Такая система рег дает возможность иметь четкую и полную картину всей работы с обращениями граждан. Когда рук-ль принимает посетителей один, он заполняет РКК или журнал. Содержание устного обращения гражданина заносится в РКК или журнал. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют доп проверки, ответ на обращение с согласия гражданина м/б дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в РКК или журнале. Если рук-ль не может принять решение во время приема, гражданин составляет письменное обращение, которое рассматривается на общих основаниях. 37.3 Особенности ведения дп по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. За оргцию и ведение дп по об­ращениям граждан лично отвечает рук-ль оргции, который обязан постоянно держать этот учас­ток работы под контролем. Дп по обращениям граждан имеет ряд особенностей и поэтому ведется отдельно от общего дп. Работа с обращениями граждан ведется на основании Фз от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Технология работы с обращениями граждан вкл: - прием и первичную обработку обращений; рег обращений; рассмотрение обращений и вынесение резолюций; направление обращений на исполнение; уведомление заявителя о направлении обращения в др учреждения; контроль за сроками исполнения обращений и выполнением принятых по ним решений; уведомление заявителя об увеличении срока рассмотрения обращения; инфционно-справочную работу по обращениям; информирование заявителя о вынесенных решениях; группировку обращений в дела и текущее хранение обращений. Письменные обращения граждан проходят первичную экспедиционную обработку, проверяется правильность адресования; целостность конверта (если она нарушена, составляется акт); после вскрытия конверта проверяется наличие необходимых приложений, если они указаны в письме. При этом конверт не уничтожается, дата в почтовом штемпеле может являться единственным указанием на время поступления в оргцию. Конверт сохраняется вместе с доктом до конца решения вопроса и после этого подшивается в дело. В нижнем правом углу проставляется отметка о поступлении (дата получения и вход. рег №). Почтовые отправления не всегда в тот же день доставляются адресату. В случае расхождения дат отсчет срока исполнения обращения следует начинать с даты, указанной в почтовом штемпеле. К обращениям м/б приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их следует скрепить вместе с обращением, чтобы они не потерялись в процессе работы. Обращение подлежит обязательной рег в течении 3 дней с момента поступления. Рег№ обращения состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера обращения в пределах календарного года, например: А-121. Допускается дополнять рег индекс другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность обращений, облегчающих их поиск и анализ. Существует две формы рег обращений граждан – карточная и журнальная. Карточная форма рег м\б реализована в виде автоматизированной инфционной системы или в виде традиционной «ручной» картотеки, которая формируется из рег-контрольных карточек (РКК), изготовленных из плотной бумаги формата А5 или А6. На лицевой стороне карточки указывается: корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон), предыдущие обращения; вид докта; автор, дата и индекс сопроводительного письма; дата и индекс поступления; краткое содержание; ответственный исполнитель; резолюция; срок исполнения. На оборотной стороне: дата передачи на исполнение; исполнитель (Ф.И.О., тел.); отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе; контрольные отметки (о напоминании); дата и индекс исполнения; адресат; содержание ответа; с контроля снял; подпись контролера; в дело №, том №, листы №; индекс по номенклатуре дел, фонд №, опись №, дело № (заполняется после передачи в архив). Журнальная форма м/б реализована в виде традиционного рег журнала или в виде автоматизированного журнала (таблица EXCEL). Традиционная журнальная форма рег возможна в том случае, если в оргцию поступает незначительное колво доктов. Порядок работы с повторными обращениями. Прежде чем внести сведения о поступившем обращении в рег форму следует проверить, не является ли данное обращение повторным. Повторное обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. При поступлении повторного обращения работник, ответственный за работу с этой категорией доктов, подбирает к нему материалы рассмотрения первичного обращения. Исполнителю на рассмотрение поступает весь комплекс доктов. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной рег№, т.к. ведется порядковый учет всех поступающих док-в, однако при рег повторного обращения в рег форму вносится рег№ и дата первичного обращения. На повторном обращении в правом верхнем углу и в регформе проставляется отметка «ПОВТОРНО». Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и др корреспонденции, поступающей в оргцию: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Особенность - что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в др оргцию. Такое решение руководитель принимает, если обращение не относится к компетенции данной оргции. В соответствии с ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» письменное обращение, не входящее в компетенцию госоргана или долж. лица, направляется в течение 7 дней со дня рег в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких госорганов или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня рег направляется в соответствующие госорганы или должностным лицам. Госорган или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой госорган или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица докты и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в госорган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если в соответствии с указанным запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в гос. орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Если руководитель при рассмотрении докта сразу может решить поставленный в нем вопрос, он формулирует решение в резолюции, которая по существу и является ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю. После вынесения резолюции обращения граждан возвращаются в отдел обращений граждан, где инфция, содержащаяся в резолюциях, записывается в регформу. После этого обращения граждан передаются исполнителям. Контроль за исполнением обращений граждан ве­дется по каждому полученному обращению. Его осуще­ствляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки — типовые, установлены в ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня рег письменного обращения. При необходимости проведения специальной проверки, получения допол-ных материалов разрешается продлевать срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней. При этом необходимо уведомить о продлении срока рассмотрения гражданина направившего обращение. Хотя все без исключения обращения граждан ста­вятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких оргций, которые направляют обращения для профессионального рассмот­рения и принятия решения в компетентное учрежде­ние, требуя, чтобы это учреждение сообщило результа­ты рассмотрения обращения. В этом случае в учрежде­нии на всех экз рег-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово "Контроль" или буква "К". Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в оргцию, откуда пришло обращение. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Результатом рассмотрения обращений граждан является ответ на обращение. Если в установленный срок исполнения обращения невозможно, в адрес гражданина направляется промежуточный ответ с указанием, что уже сделано по исполнению обращения, кем и когда будет дан окончательный ответ. Ответ на обращение пишется на госязыке или языке обращения. Оформляется на бланке оргции. Ответ на обращение подписывается руководителем госоргана либо уполномоченным на то лицом. Ответы рег сектором обращений граждан. Рег. номером ответного докта является рег№ поступившего обращения и № дела по н/д, например, А-121/01-18, где А-121 – рег№ поступившего обращения, 01-18 – № дела по н/д. Если ответ по обращению дается с нарушением срока, в ответе необходимо указать причину задержки исполнения докта. Обращения после их рассмотрения д/б озвращены в отдел обращений граждан для отправки подготовленного ответа заявителю и помещения остальных доктов в дело. Обращения граждан формируются в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями в дело подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу докты, собранные в процессе его рассмотрения, каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы доктов располагаются обычно в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. В дела группируются только исполненные докты. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих доктов, образующихся в деятельности оргций, с указанием сроков хранения. Статья 56 этого перечня устанавливает следующие сроки хранения обращений граждан: предложения, письма творческого х-ера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях – постоянно; личного х-ера – 5 лет ЭПК; второстепенного, оперативного х-ера – 5 лет. оргция инфционно-справочной работы по ним. Для ведения этой работы используются рег формы: автоматизированная система, рег-справочная картотека или журнал Если ведется традиционная «ручная» рег-справочная картотека, РКК в ней расставляются в алфавитном порядке по фамилиям заявителям. С помощью этой картотеки можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Автоматизированная инфционная система дает возможность наводить справки по любому реквизиту докту. Сотрудник, ведущий дп по обращениям граждан, обязан проводить статистический и содержательный анализ этой категории доктов. Периодически составляются аналитические и статистические обзоры, справки и сводки, в которых отражаются вопросы, затрагиваемые в обращениях, указывается их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с нарушением срока исполнения и почему. Такой анализ необходим для выявления причин нарушения прав и интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы оргций. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все докты, вкл экз контрольно-рег карточки, передать ответственным за работу с обращениями граждан для централизованного формирования дела. Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все докты, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела отдельно от общей переписки. В деле сначала подшивается оригинал обра­щения, затем копия ответа и все докты, отражаю­щие процесс рассмотрения письма гражданина, в хроно­логической последовательности, одно за др по мере поступления. каждое обращение составляет отдельную группу доктов. В дело под­шивается несколько таких групп доктов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от колва поступающих об­ращений дела заводятся по одной или нескольким бук­вам фамилий заявителей. Например, дело может иметь заголовок "Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А". В случаях, когда обращений мало, возмо­жен такой заголовок дела: "Предложения, заявления, жалобы граждан на буквы "А", "Б", "В", Г". Коллективные обращения граждан по вопросам работы оргций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшивают в дело, где хранятся докты по первому обращению.