33. Организация работы с кадровыми документами

4.1 Регламентация работы с доктами в Инструкции по кадровому дп, Н/д, Табеле и Альбоме униф форм кадровой докции. Инструкция по кадровому дп - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с доктами, определяющий правила, приемы, процессы создания доктов, порядок работы с ними. Структура текста инструкции вкл общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе "Общие положения" записывают сферу распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения, которое отвечает за оргцию работы с кадровыми доктами, перечисляют законодательные акты, нормативно-методические докты, оргционные и распоряд докты, на основе которых подготовлена инструкция и осуществляет свою деятельность кадровая служба, устанавливают порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов. должна отражать весь процесс работы с доктами, все технологические операции в их логической последовательности, поэтому структура инструкции определяется ее составителями исходя из существующей системы дп. вкл два раздела — по правилам составления и оформления доктов и по оргции работы с ними. В первом разделе: Порядок док-я приема на работу, Порядок оформления перевода на др работу, оформления увольнения, оформления отпусков, оформления командировок, оформления поощрений и взыскание, оформления и ведения тк, Учет кадров (дается описание применяемых учетных форм, справочных массивов, определяется их доступность для различных категорий руководителей и различных структурных подразделений, излагается порядок составления, ведения систематизации и классификации справочной инфции, ее хранения). В каждом разделе определяются: виды и разновидности доктов, используемых для док-я деятельности по учет и движению кадров; правила подготовки распоряд доктов, вкл порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; порядок изготовления, размножения и рассылки приказов; правила оформления и заверения копий и приложений. В раздел "Оргция работы с доктами" вкл: 1. "Рег доктов"— устанавливается порядок рег вход, исход и внутр доктов кадровой службы, сроки, формы и методы рег, дается описание принятой технологии и порядок индексации доктов. Устанавливаются формы журналов рег, применяемых для каждой категории доктов. 2. "Оперативное хранение доктов " — правила хранения доктов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и устанавливаются ответственность за сохранность доктов, правила формирования в дела отдельных категорий доктов, личных дел, порядок разработки и использования н/д, систематизации и индексации дел. дб определены правила формирования дел, которые в кадровом д/п имеют особое значение, так как часть доктов формируется в дела в традиционном смысле — комплекс доктов в одной обложке, и в этом случае действуют общие правила подшивки доктов в дела. 3."Подготовка доктов к сдаче в архив " — порядок и оргция проведения эцд, правила подготовки дел к хранению, вкл оформление дела. В разделе необходимо установить требования к составлению описи доктов по личному составу, акта выделении к уничтожению доктов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел архив и уничтожения доктов. В инструкцию м/б вкл разделы по оформлению доктов воинского учет учета и использования рабочего времени, оформления аттестации работников, по техническому обеспечению подготовки доктов по правилам хранения и использования печати. Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. Подготовку осуществляет кадровая служба при участии архива, юрид службы. утверждается руководителем оргции и вводится в действие его приказом. Она является доктом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки доктов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Необходим пересмотр инструкции и в случаях изменений в действующем законодательстве о труде, в нормативно-методических доктах, стандартах. Нормативным доктом, устанавливающим сроки хранения, является Перечень управленческих доктов образующихся в деятельности оргций с указанием сроков хранения 2000г. Он предназначен для охраны, оргции и пополнения Госуд.архивного фонда, содержит сроки хранения более 500 доктов. В разделе «Кадровое обеспечение» пересмотрен ряд сроков хранения доктов по личному составу, установлены сроки хранения доктов, которые ранее не имели нормативно закрепленного срока. Приказы руководителя оргции о приеме, переводе, увольнении работников (75 лет), о предоставлении отпусков, взысканиях (5 лет), штатное расписание, положение о службе кадров, докты о состоянии и проверке работы с кадрами, личные дела руководителей оргции (постоянно), личные дела работников, личные карточки (75 лет ЭПК), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет), подлинные личные докты (трудовые книжки, дипломы) (до востребования), журнал учета личных дел (75 лет), учета отпусков (3 года), учета выдачи трудовых книжек (50 лет). Н/д — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в дп оргции, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. должна: закрепить систематизацию всех доктов; содержать сроки хранения каждого дела; быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических доктах Росархива правилами. разрабатывается с целью: обеспечения порядка в процессе подшивки доктов в дела; учета колва дел, заведенных в структурном подразделении и оргции в целом за год; индексации дел; составления описей при сдаче доктов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив; учета в архиве доктов временного (до 10 лет) хранения доктов. При разработке пользуются нормативными доктами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления н/д, и типовым перечнем доктов с указанием сроков хранения, существенную помощь в составлении н\д на будущий год могут оказать н\д за прошлые годы. составляется в конце календарного года дп службой оргции и вводится в действие с января очередного года. Нд кадровой службы является разделом общей номенклатуры; ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. После утверждения общей нд кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования доктов в дела на протяжении календарного года. Нд помещается рядом со стеллажом, на котором хранятся дела структурного подразделения, и используется в течение года для подшивки доктов. реквизиты: наимен оргции, наимен вида докта (н/д), дата, №, место разработки, срок действия. Справа располагается гриф утверждения. Инфция нд оформляется в виде таблицы. Таблица в готовой номенклатуре дб заполнена, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько доктов отложилось в деле. Если колво доктов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома и сведения об этом фиксируются в графе 3. В графе 4 помимо срока хранения каждого дела дб проставлены номера статей по перечню. Например: "75 лет ст. 66". Если помимо типового перечня использовались типовая или примерная нд, законодательные акты или нормативные докты, по которым установлены сроки хранения дела, то дб ссылка на эти докты. Если в номенклатуре встречаются заголовки дел, содержащих докты, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем доктов, то срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК или экспертной комиссией оргции. В этом случае рядом со сроком хранения указывается соответствующая эк. Например: "10 лет ЭК". В графе 5 "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры кадровая служба указывает: названия перечней доктов со сроками их хранения, использованных при определении сроков хранения дел; делает отметки: о заведении дел; переходящих делах; выделении дел к уничтожению; лицах, ответственных за формирование дел; передаче дел в др оргцию для продолжения. По окончании календарного в конце нд заполняется итоговая запись о колве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел учитывается колво дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет, и до 10 лет. Основное правило составления заголовков дел сводится к следующему: заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав доктов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовок дела может состоять из нескольких элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела или разновидности доктов; название оргции, которой будут адресованы или от которой будут получены докты; краткое содержание доктов дела; название местности, с которой связано содержание доктов дела. Конкретный заголовок дела формулируется исходя из х-ера отложенных в деле доктов. Например: — для дел с распоряд доктами используют название вида доктов, указание автора докта, периодов, к которым относятся докты дела, указание на копийность доктов дела; для дел с перепиской используют название вида дела, адресата или корреспондента докта, краткое содержание доктов дела (вопрос); для дел с инфционными доктами используют название вида доктов, указание автора докта, краткое содержание доктов дела. В заголовках личных и др дел, содержащих докты, связанные последовательностью дп по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело". В заголовках дел, содержащих докты по одному вопросу, но не связанных последовательностью дп, в качестве вида дела употребляется термин "докты", в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности доктов, которые дб сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении региональных семинаров по повышению квалификации" или "Документы о состоянии и проверке работы с кадрами". Название оргции — автора доктов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента и вопрос. Если доктов немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. Если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, то их можно в заголовке не указывать. Если с одним корреспондентом, дб назван. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее (его) название указывается в заголовке дела. Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село, город, район, область, край. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную докцию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности доктов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагается заголовок дел, содержащих оргционно-распоряд докцию. В кадровой службе в отдельных делах будут находиться положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работников, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, утвержденное штатное расписание с изменениями к нему и др. В составе распоряд доктов будут дела с приказами руководителя о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрениях, взысканиях, предоставлении отпусков. Затем размещают дела с приказами руководителя по основной деятельности (копии), распоряжениями по административным вопросам. Далее заголовки дел, содержащих плановые и отчетные докты, — отчеты о численности работников, по труду, о трудоустройстве. Затем в нд располагают дела с перепиской. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в нд по алфавиту корреспондентов или географических названий. Личные дела вкл в нд как два дела: личные дела руководителей, личные дела сотрудников. Критерием именно такого порядка хранения личных дел являются разные сроки хранения — личные дела руководителей хранятся постоянно, личные дела сотрудников — 75 лет. Личные карточки работников (форма Т-2) вкл в номенклатуру как одно дело. Самостоятельным делом номенклатуры будет каждый журнал учета движения трудовых книжек, личных дел, трудовых договоров, командировок. Индексы дел переносят из нд на корешки папок, они определяют порядок хранения доктов, помогают найти нужное дело, являются своеобразным шифром дела. После того как в нд перечислены заголовки всех реально существующих дел, принято проставлять еще несколько индексов, в графе "Заголовок дела" пишут "Резерв". Вкл в номенклатуру резервных номеров предназначено для учета новых, не предусмотренных нд, если они возникнут в течение года. Закрепляется систематизация доктов индексами. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Табель униф форм доктов оргции — перечень разрешенных к применению форм доктов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с х-кой их юрид статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. 1987г впервые сформирован табель в Методических рекомендациях, 1988г ГСДОУ Табель был включен как перечень традиционных документов, 1991 г была предложена форма Табеля как Табеля УФ документов, 1994г Росархив утв. Типовую инструкция по дп в феде органах исп власти с включение положения о Табеле и была вкл его форма, в новой инструкции этого нет. Разработка табеля позволяет решить несколько задач: оптимизация состава принимаемых в орг. доктов, и их закрепление в едином нормативном докте; классификация применяемых в орг. форм д-в по функциям и задачам управленческих действий или по подразделениям; унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки или ее отдельных наиболее значимых этапов; упорядочивание докционного обеспечения в целях повышения эффективности использования комплексных инфционных технологий и оптимизации д-оборота орг. Этапы разработки Табеля: Сбор и анализ материала; выбор формы Табеля; формирование структуры; составление Табеля. 1 сбор и анализ материала;. 2 выбор формы Табеля. утверждается руководителем оргции и является нормативным доктом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом униф форм и текстов доктов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой докционного обеспечения управления синхронно. Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной и эл форме. Практика показывает, что при унификации форм их колво значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых доктов. Табель позволяет унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки кадровых доктов в оргции. Табель составляется в табличной форме. вкл графы: наимен формы, код формы, подразделение, готовящее проект докта, согласование, подписание, утверждение, проставление печати. Доп мб вкл графы: место рег докта, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления докта, срок хранения. Отбор доктных форм для вкл в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно кадровой службой исходя из основных задач и функций управления кадрами. Перечень типовых управленческих доктов раскрывает задачи кадрового обеспечения: прием, перемещение, увольнение работников; установление квалификации работников; профподготовку и повышение квалификации работников; награждение. функции управления кадрами: оргцию труда работников; прием на работу; -перевод на др; предоставление отпусков; поощрение работников; наложение дисциплинарных взысканий; аттестацию; прекращение трудового договора, увольнение. Проект Табеля униф форм доктов, подготовленный кадровой службой, согласовывается со службой ДОУ и архивом оргции и подлежит утверждению руководителем оргции. Табель отдела может утверждаться в составе единого Табеля оргции или, в отдельных случаях, самостоятельно. В любом случае Табель отдела должен содержать гриф утверждения по форме, соответствующей требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Каждое структурное подразделение оргции должно иметь экз Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления наиболее удобной является Эл форма Табеля. В этом случае измененные версии Табеля мб доступны работникам оргции практически сразу после внесения изменений. Альбом унифи форм кадровых доктов является логическим продолжением Табеля униф форм доктов, используемых в оргции (далее – Табель) и содержит все формы, вкл в Табель. Создание альбомов униф форм кадровых доктов (УФКД) обусловлено необходимостью наличия хорошо налаженной инфционной базы, более совершенной по сравнению с существующей в оргции, содержащей инфцию, требуемую для решения задач управления кадрами и наиболее полно отвечающую условиям ее формирования и обработки средствами вычислительной техники (ВТ). Разработка униф форм доктов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и соц инфции и локальных классификаторов. Результатом разработки является эталонный массив униф форм кадровых доктов, представляющих собой бланки с текстом, содержащим постоянную для данного докта инфцию, и эл вариант этого же массива. Каждая униф форма содержит №, закрепленный за ней в Табеле, и имя файла, в котором она записана, в качестве обязательных реквизитов оформления. Это же имя файла помещается и в соответствующую графу Табеля униф форм. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав инфции, структура текста, языковые средства представления инфции. Основным методом унификации внешней формы докта – бланка мб: создание модели построения кадровых доктов, устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов; разработка единого формуляра-образца для всех управленческих доктов, принятого в оргции. При проектировании форм кадровых доктов следует руководствоваться формуляром, установленным для оргционно-распоряд доктов ГОСТ Р 6.30-2003. Альбом составляется параллельно в бумажном и эл виде. Наиболее эффективным является использование эл варианта униф формы. Разработка Табеля и Альбома вкл этапы: Постановка задачи определение назначение Альбома форм и состава доктов; классификация форм д-в с целью определения структуры Альбома и распределения всех д-в на униф и неуниф; униф доктов; формирование Альбома униф форм кадровой докции.

40.2. технологии работы с доктами, применяемыми в службе управления персоналом в кадровом дп наибольшее распространение имеет журнальная форма рег. Формы журналов рег дб даны в приложениях к инструкции по дп кадровой службы. При использовании журнальной формы хорошо обеспечена задача охраны и учета доктов, последняя запись дает представление об общем колве зарег доктов. журнальная форма применяется в кадровом дп и для рег доктов, и для учета личного состава. Обязательность ведения учетных форм установлена нормативными доктами. В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов. Например, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек установлена форма журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. С целью учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в оргциях выдуться приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждены Министерством труда и социального развития РФ от 10.10 2003г.,№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется Отделом бухгалтерского учета и отчетности, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая, ведется инспектором по кадрам реги все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью директора организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются; узел шнуровки листов на последней странице фиксируется либо бумажной наклейкой с оттиском печати оргции, либо скрепляется мастичной или сургучной печатью; на последней странице делается заверительная надпись. Журнал мб заверен руководителем предприятия либо др уполномоченным лицом. Подчистки и исправления, использование в этих целях корректирующих жидкостей не допускаются. если в журнале предусмотрена графа «Примечания», то ошибочно сделанная или неправильная запись в графе зачеркивается одной чертой, новая запись делается той же графе, а в графе «Примечания» делается запись об исправлении. Если полностью ошибочно либо неверно внесена запись во всей строке ли отсутствует графа «Примечания», такая запись не зачеркивается, в следующей строке делается запись «запись №недействительна (подпись, дата)». Верные ведения заносятся в следующую строку. Ответственным за сохранность журнала является сотрудник, ответственный за его ведение. Широкое распространение получила СУБД Microsoft Access. Она проста и удобна в эксплуатации, позволяет вести сложнейшие базы данных с большим числом показателей. Ведение таких журналов в эл форме не составит труда, данные виды рег доктов даже удобнее чем старые в бумажной форме. Так как в обычных журналах все графы заполнялись от руки работником, теперь многие графы заполняются автоматически (например, дата, № докта, позволяет избежать ошибок в данных реквизитах). Трудовая книжка является основным доктом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению тк, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. №69, Постановления Правит-ва РФ от 16.04.2003 № 225 «О труд. книжках». Частично положения Инструкции вкл в Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66), Работодатель обязан вести тк на каждого работника, проработавшего в оргции свыше пяти дней, в случае если работа в этой оргции является для работника основной. С каждой записью, вносимой на основании приказа в тк (вкладыш), о приеме на работу, переводах на др постоянную работу и увольнении администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки под роспись в личной карточке Т-2, в которой дб повторена точная запись из тк. Заполнение впервые производится администрацией оргции в присутствии работника. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных Сил — военный билет. оформляются на русяз и на госязыках республик в составе РФ, на территории которых выдаются эти докты. В трудовую книжку вносятся сведения: о работнике: фио, дата рождения, образование, профессия, специальность: о выполняемой им работе, переводах на др постоянную работу и об увольнении работника, основания прекращения трудового договора; о награждениях и поощрениях; об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях. Сведения о взысканиях не вносятся, за исключением случаев, когда взысканием является увольнение. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе). Они вкл фио, дату рождения, данные об образовании. Образование - среднее, среднее специальное и высшее — указывается только на основании доктов. Сведения о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании фиксируются при предъявлении соответствующих доктов. Профессия или специальность записываются в трудовой книжке на основании соответствующего докта об образовании. Сведения, вынесенные на титульный лист, заверяются подписью работника и подписью лица, ответственного за выдачу тк, печатью оргции. Сведения об изменении фамилии, образования. заносятся в тк по месту последней работы на основании соответствующих доктов. прежняя запись зачеркивается одной чертой и сверху записываются исправления. Ссылки на докты — основания для исправлений — делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя оргции и печатью оргции. когда в заполнены все страницы соответствующих разделов, трк дополняется вкладышем. вшивается в тк, заполняется и ведется администрацией в том же порядке, что и тк. На титульном листе тк вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша делаются новые записи того же содержания. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Выдача трудовой книжки при увольнении все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в тк за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы. Работодатель обязан выдать работнику его тк в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в тк, а ранее внесенная запись признается недействительной. В случае, если в день увольнения работника выдать тк невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за тк либо согласие отправить ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи тк. Пересылка почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника. В случае смерти работника выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В умершего работника в разделе "Сведения о работе" после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: "Работа прекращена в связи со смертью". Дубликат трудовой книжки Лицо, потерявшее тк (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую тк или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу титульного листа. Дубликат трудовой книжки или вкладыша к ней заполняется по общим правилам. Хранение тк и расчеты за них При выдаче тк (дубликата, вкладыша) администрация предприятия взимает с работника денежный взнос. В случаях неправильного первичного заполнения тк или вкладыша к ней, в случаях порчи бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием. Неправильно заполненные бланки тк списываются по акту При утрате тк работника предприятия по причинам стихийного бедствия либо по др причинам владельцу выдается дубликат тк без взимания ее стоимости. Тк и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных тк рабочих и служащих. После этого невостребованные тк (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, по истечение указанного срока мб выделены к уничтожению в установленном порядке. Форма тк утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003. №225 «О трудовых книжках» (изм. от 01.03.2008. №132 Постановление правительства) инструкция по заполнению, форма книги учета движения тк и форма приходно-расходной книги по учету бланков утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Правилами подготовки доктов к сдаче в архив предусмотрено полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи доктов дела; оформление обложки дела. Дела временного (до 10 лет вкл) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию доктов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять. Докты, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех доктов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке дб удалены металлические скрепления. При наличии в деле отдельных особо ценных доктов, невостребованных личных доктов эти докты вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого колва таких доктов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись. Личные карточки Т-2 на уволенных за год работников подбираются по алфавиту фамилий и переплетаются в дело. Личные дела уволенных за год работников формируются в одно дело. Дело подбирается по алфавиту фамилий, каждое личное дело отделяется от др чистым листом бумаги с надписью фио. К таким объединенным делам составляется внутренняя опись, где указаны фио работников и соответствующие номера листов дела. Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в папках, на которых указывается год и колво книжек. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, — бланки форм для внутренней описи доктов дела. Листы каждого дела при подготовке к сдаче в архив дб пронумерованы для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения дотов. Нумеруются все листы арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста доктов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи доктов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, атем очередным номером каждое вложение. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью колво пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), - колво листов внутренней описи (при ее наличии). В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации доктов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и колво вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Для учета доктов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись доктов дела. Внутреннюю опись необходимо составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям доктов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания доктов. составляется на отдельном листе по установленной форме. содержит сведения о порядковом номере каждого докта дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый докт. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляются согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного срока хранения. Технические условия» 1998 год. На обложке дела указывают: наимен оргции и ее непосредственную подчиненность; наимен структурного подразделения; индекс дела; номер дела по годовому разделу сводной описи дел; заголовок дела; аннотацию к доктам дела; дату дела; колво листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наимен госархива. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел. При оформлении обложки дел наимен оргции указывается полностью, в им падеже, с указанием полного наимен вышестоящей оргции. Если оргция или вышестоящая оргция имеют офиц принятые сокращенные наимен, они указываются в скобках после полного наимен. При изменении наимен оргции в течение периода, охватываемого доктами дела, или при передаче дела в др оргцию, на обложке указывают новое наимен организации или оргции-преемника, а ниже его в скобках — прежнее название. Заголовок дела на обложку переносится из нд. Датой дел, содержащих распоряд, творческую и иную докцию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты доктов дела, то есть даты (число, месяц, год) рег (составления) самого раннего и самого позднего из доктов, включенных в дело. Если делом является журнал рег приказов, распоряжений то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей нд оргции после сверки его по перечню доктов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"). Опись дел — архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел. Опись предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновременно является и учетным доктом, и основным видом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечивающим оперативный поиск дел. Описи составляются отдельно надела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения;по личному составу; Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. При составлении описи дел кадровой службы необходимо соблюдать следующие требования. 1.Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. 2.Систематизация дел в описи, как правило, соответствует их систематизации в нд. 3.Присвоение номера описи проводится ведомственным архивом. 4.Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 5.При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом др сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 6.Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел др структурным подразделениям оргции, о наличии копий. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) колво дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел кадровой службы подписывается составителем (лицом, ответственным за дп) с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы дп оргции, Рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем кадровой службы. Опись дел кадровой службы составляется в трех экз, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - остается в качестве контрольного экз в кадровой службе. Третий приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК (ЦЭК), на котором она была рассмотрена и одобрена. Составление и оформление акта о выделении доктов к уничтожению. После составления описи кадровая служба готовит проект акта о выделении к уничтожению доктов с истекшими сроками хранения за тот же период, на который составлена опись. Проект акта передается в службу дп, которая составляет акт на дела всей оргции. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) оргции одновременно. Оргция, в процессе деятельности которой не создаются докты, подлежащие передаче на госхранение, составляет акты о выделении к уничтожению доктов, не подлежащих хранению, и уничтожает докты, включенные в них, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем оргции. Одобренные ЦЭК (ЭК) оргции акты утверждаются руководителем оргции только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения госархивной службы. После этого оргция имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. В ведомственный архив дела по личному составу передаются только по описям. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем оргции. Прием каждого дела производится заведующим ведомственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экз описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экз описи указываются цифрами и прописью колво фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется колво листов в делах. В конце описи на каждом ее экз делаются отметки о колве (цифрами и прописью) фактически принятых дел, отсутствующих дел и дате передачи дел в архив. Экспертиза ценности документов- изучение доктов в целях определения сроков их хранения и отбора для хранения. Если оргция сдает свои докты на госуд.хранение, то Э. проводится с участием работника этого архива, если нет – дп службой. Нормативно-методической основой Э. являются разработки Росархивва, в которых определены сроки хранения доктов (Основные правила работы в архивов оргций, Перечень доктов, образующихся в деятельности оргций, с указанием сроков хранения, ГСДОУ). Сроки и порядок передачи на госуд.хранение негосуд.части Архивного фонда определяются с согласия их собственников (гос.архив может принять документы частных фирм на договорной основе). Докты по личному составу должны хранить, учитывать как госуд., так и частные фирмы. ЭЦД проводится в дп (при составлении нд, при формировании дел), в ведомствен.архиве (при подготовке дел к передаче га госуд .хранение), в госуд.архиве. ЭЦД осуществляется в орга-ях эк. В министерствах и вед-вах создаются центральные ЭК. Экспертная комиссия создается приказом руководителя оргции в колве не менее 3 чел.(зав.вед.архивом, работники дп службы). Председателем ЭК назначается один из руководящих работников орг-ции. Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым руководителем орг-ции, но не реже 2 раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем орг-ции. Первый этап Э. проводится в структ.подраз-ях и состоит в отборе док-тов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведом.архив, отборе док-тов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структ.под-х, выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При и этом одновременно проверяется качество и полнота нд, правильность определения сроков хранения дел. Докты постоянного хранения отбирают на основании ведомственного (а при его отсутствии – типового) перечня доктов с указанием сроков их хранения и нд орг-ции. Члены комиссии должны полистно проверить дела. При полистном просмотре дел постоянного хран-я из них изымают дублетные экз док-тов, черновики. Одновременно с отбором док-тов постоянного и временного (свыше 10 лет) хра-я для передачи в вед.архив в структ.подр-х проводится отбор дел и док-тов временного (до 10 лет) хран-я с истекшими сроками хран-я. При этом учитываются отметки в нд орг-ции Если, при проведении экспертизы обнаруживается отсутствие дел, числящихся по нд, должны приниматься меры по их розыску. Обнаруженные дела вкл в опись. Выдача доктов из архива по запросам граждан и оргций. Исполнение запросов осуществляется при наличие в запросе названия оргции или фио запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой инфции. Чем полнее инфция в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. Основным видом запроса является соц-правовые запросы, преимущественно касающиеся подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Сроки исполнения ответа на запрос: 5 дней – для пересылки непрофильного запроса в др архив и извещения об этом запрашиваемого; 30-дней при выполнении ответа по доктам архива, срок мб удвоен при выполнении особо сложных запросов. Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива. Ответом архива являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Архивная справка – офиц докт, имеющий юрид силу и содержащий архивную инфцию о предмете запроса с указанием поисковых данных доктов. Архивная выписка – копия части текста архивного докта, оформлена юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива. Архивная копия – офиц докт, воспроизводящий архивный докт с указанием его поисковых данных, заверенный подписью и печатью архива. Архивные справки, выписки и копии, подлинные докты выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта. Получатель архивной справки, подлинного докта должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного докта, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные. При получении трудовой книжки получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных доктов – ценными. Если, в архиве отсутствуют запрашиваемые сведения, то составляется офиц письмо с объяснением причин отсутствия доктов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии доктов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью орг-ции.

40.3 Автоматизация кадроваго учета Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы инфции и докты в эл форме по всем сотрудникам. Все по, используемое в службе кадров можно разделить на две категории: 1. Базовое по (ос, офисный пакет, средства в Интернет и с эл почтой). 2. Специализированные программы, обеспечивающие работу кадров. Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных задач: набора и редактирования текста, работа эл таблицами, работа с эл картотекой, поиска и просмотра инфции в Интернет, работа с эл почтой. специализированные программы для службы кадров. 1 Ведение структуры оргции. Штатное расписание, отслеживание и оперативное внесение всех изменений в штатное расписание. 2. Полный учет инфции о сотрудниках и их расстановке. 3. Ведение кадровой докции. Полуавтоматическое форматирование доктов по личному составу, вкл приказы по личному составу. 4.Вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, Т-2 ГС (МС), Т-4 распечатка др форм доктов. 5. Ведение отчетности в соответствии с требованиями Трудового кодекса и органов статистики. 6. Ведение БД о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри оргции, так и о соискателях на основе представленных резюме. 7. Учет и аттестация, управление мотивацией труда. 8. Учет фактически отработанного времени. Одна из наиболее известных программ для автоматизации работы с персоналом – «БОСС-Кадровик» ( разработка департамента программных систем «АиТи»). состоит из двух модулей – “Начисление зарплаты” и “Управление кадрами”. В “БОСС.кадровик” реализованы все функции, необходимые современной кадровой службе. Стоимость автоматизации одного рабочего места приближается к 1000 долл, а ставить систему менее чем на пять пользователей не имеет смысла, т. к. функционал не будет востребован полностью. Два-три сотрудника просто не смогут полностью воспользоваться всеми возможностями программы. В 2003г. на рынок систем автоматизации кадровых служб вышла компания “СКБ Контур”, известная своими программами передачи данных по персонифицированному учету в Пенсионный фонд, системой налоговой отчетности через Интернет и программами расчета заработной платы. Программу “Контур-Персонал” имеет смысл устанавливать, даже если в компании работает только один менеджер по персоналу. На одном рабочем месте специалист будет иметь набор функций, не отличающийся от многопользовательских систем. При этом у “Контур-Персонала” есть успешные внедрения и на предприятиях с десятком тысяч сотрудников. Цены на продукт зависят от численности работников оргции и колва рабочих мест. Минимальная стоимость рабочего места в системе – около 200 долл. К этой же группе систем можно отнести программу “1С: Зарплата и управление персоналом” 8.0. Несмотря на формальную принадлежность к первой группе, эта версия все-таки ближе к универсальным продуктам. В системе заложен ряд интересных функций, например управление качеством персонала. Пока еще нет необходимого колва отзывов, чтобы говорить о ней как о сложившейся и реально работающей системе. Предыдущая версия кадровой программы от “1С” являлась приложением к основному продукту фирмы. В Интернет-магазинах раздел, посвященный автоматизации работы служб персонала, содержит более 50 наимен. Стоимость такого продукта редко превышает отметку в 1 тыс. руб. Чаще всего каждая отдельная программа отвечает за небольшой участок работы менеджера по персоналу: например, система контроля персонала StaffCop или программа автоматизации студенческих отделов кадров – “Студент”. есть программы, претендующие на комплексный охват, - “Персонал” стоимостью менее 100 долл, дающая возможность планировать аттестации, создавать собственные отчеты, вести картотеку распоряжений по кадрам. Невысокая функциональность программы компенсируется низкой стоимостью, отсутствием затрат на внедрение. Для некоторых предприятий такой вариант может стать оптимальным.