13 Порядок ведення діловодства при заохоченні працівників та при накладенні дисциплінарного стягнення.

Оформлення відповідної документації

За сумлінну працю, якісні результати праці та інше, робітник може бути заохочений.

Для документаційного вирішення цього питання необхідно оформити доповідну записку чи клопотання про заохочення робітника. Документ пише посадова особа яка є безпосереднім керівником робітника чи представник громадської організації на ім`я керівника підприємства. Після розглядання питання оформлюється наказ про заохочення. Слід звернути увагу на констатуючу частину наказу, в якій доцільно докладно навести підставу заохочення. Документ візується, підписується. До особової справи копія наказу не направляється, інформація про заохочення міститься в додатку до особового листка по обліку кадрів. Запис про заохочення робиться у трудовій книжці у відповідному розділі.

Якщо робітник порушив правила внутрішнього трудового розпорядку, причинив своїми діями шкоду підприємству, цому може бути винесено догану.

Необхідно нааписати доповідну записку, взяти від порушника пояснювальну записку та видати наказ про винесення догани. Копія наказу про догану до особової справи не направляється, до трудової книжки не заноситься. Відомості про догану записуються у доповнення до особового листка з обліку кадрів.

15 Оперативне зберігання особових справ. Передача документів з кадрово-контрактових питань до відомчого архіву

. Особова справа звільненого, його особова картка вилучаються з картатеки працюючих та переміщуються до картотеки звільнених де зберігаються один рік.

При звільненні робітника закривається його особова справа. З цією метою проводиться її повна науково-технічна обробка. Через рік зберігання в кадровій службі особові справи, особові картки передаються на подальше зберігання до відомчого архіву за описом справ особового складу.

Трудова книжка повинна бути закрита по всіх розділах та видана звільненому під підпис у день звільнення.

Трудові книжки, які не були видані звільненому з особових причин (смерть робітника, відсутність робітника на роботі в день звільнення та неявка за трудовою книжкою) вилучаються з картотеки працюючих, розміщуються в картотеці звільнених. Через рік зберігання в кадровій службі незатребувані трудові книжки передаються до відомчого архіву за самостійним описом.

Терміни зберігання документів з особового складу визначається Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів та відповідними відомчими Переліками.

Л І Т Е Р А Т У Р А

1. Конституція України. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року

2. Громадянський кодекс України: науково-практичний коментар, - К.: Видавництво політичної літератури, 1991

3. Кодекс законів про працю України, - К: Праця, 1994

4. Закон Україны “Про інформацію”

5. Закон України “Про обов”язкове соціальне страхування”

6. Закон України “Про звернення громадян”

7. Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Уніфікованасистема організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003.

8. Державний стандарт 6.10.4-84 УСД. надання юридичної сили документам на машинному носію та машинограмі, що створені засобами обчислювальної техніки

9. Єдина державна система документаційного забезпечення управління. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення, - М.: Головархів, 1988

10. .

11. Інструкція по веденню трудових книжок

12. Бєлова Т.В. Документознавство,-К.: «Експрес-інформація», 1990

13. Бібік С.П., Міхно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів, - К.: Видавництво “Довіра” УНВЦ “Рідна мова”, 1997

14. Гохберг Ю.А., Макогон Ю.В. Сучасні ділові документи та кореспонденція. Навчальний посібник, - Донецьк, ДонДУ, 1997

15. Кушнаренко М.М. Документознавство (навчальний посібник), - К.: Знання, 2000

16. Молдованов М.І., Сидорова Т.М. Сучасний діловий документ, – К.: Консалтінг, 1995

17. Шаталова Т.С., Чикалова С.Ф., Яковенко В.Я. Проектування ДЗУ, .- К.: Вища школа, 1998

18. Яковенко В.Я. Документи і діловодство, - Донецьк: ДонДУ, 1997

19. Янчевський В.С. Трудовий договір, – Житомір, 1996

20. Документознавство, документаційне забезпечення управління. Експрес-інформація.. – М.: ВНДІДАС, 1989

21. Кудряєв А.В. "Організація роботи з документами", - М.: "Інфра", 1998.

22. Кузнєцова Т.В. Документознавство. Документ і системи документації, - М.: МДІАС, 1992

23. Кузнєцова Т.А., Діловодство. М, UNITY, 2002

24. Лившиц Я.І. Документознавство як наукова дисципліна, - М.: МДІАС, 1990

25. Мінгалєв В.С., Ларін М.В. Спеціальні системи документування, - М.: Економіка, 1989

26. Ситнік В. Комп”ютеризація інформаційних процесів на промислових підприємствах. – К: Техніка, 1991.

27. Серагін Н.Т. Основи забезпечення збереження документів, - М.: Вища школа, 1993.

28. Тези доповідей та повідомлень теоретичного семінару “Теоретичні проблеми документознавства”, - М.: 1991.