8 Склад документів, який забезпечує документування роботи з кадрами

Незважаючи на те, яку структуру має кадрова служба основні її функції наступні:

• оформлення розпорядчих документів по особовому складу;

• ведення облікових документів по кадрам.

До розпорядчих документів по особовому складу відносяться накази (розпорядження) керівника підприємства про:

• прийом на роботу, перевід, звільнення робітника;

• надання ввідпустки;

• заохочення та догану;

• внесення змін до посадових інструкцій та наказів.

Наказом Міністерства статистики України від09.10.1995 №253 затверджені типові форми наказів:

• наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма №П-1);

• наказ (розпорядження) про перевід на іншу роботу (форма №П-5);

• наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма№П-6);

• наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (формаП-8).

На підприємствах накази оформлюють за спрощенною формою,яка містить в собі обов`язкові реквізити типової форми. Конкретний перелік реквізитів для кожного наказу визначається його видом.

До облікових документів відносяться:

• особова картка (форма №П-2, а для державних службовців №П-2ДС);

• особова справа ( як правило ведеться на керівників, державних службовців);

• табелі урахування використання робочого часу (форми №П-12, №П-13, №П-14);

• книга обліку бланків трудових книжок та вкладинок дл них (форма №п-9);

• книга обліку руху трудових книжок та вкладинок до них (форма №П-10).

9 Порядок ведення діловодства при прийомі на роботу по безстроковому договору. Оформлення документів з особового складу за допомогою яких здійснюється прийом

При прийомі на роботу громадінин повинен надати наступні докменти:

-заяву на ім`я керівника підприємства;

-паспорт;

-документи про освіту;

-трудову книжку;

-військовий білет та інші документи.

Відповвідно до того, на яку роботу приймається робітник, адміністрація має право вимогати пред`ення інших документів(довідок про стан здоров`я, медичну книжку тощо). Якщо громадянин працевлаштовується вперше, трудова книжка буде заведена на підприємстві.

Заява візується посадовими особами, керівник підприємства в резолюції визначає дату прийома, місце роботи,заробітну плату. На піідставі заяви видається наказ про прийом на роботу. Копія наказу направляється до особової справи та до бухгалтерії де відкривається особистий рахунок.

Оригінал наказу зберігається у справі з наказами за особовим складом.

Робітник пише автобіографію, заповнюється особовий листок з обліку кадрів, заводиться додаток до особокого листка, для оперативної робота заповнюється особова картка.

До початку роботи керівник повинен:

-пояснити робітнику його права та обов`язки;

- проінформувати під підпис про умови праці;

-ознайомити робітника з правилами внутрішнього трудового розкладу та колективним договором;

-проінструктувати робітника по техніці безпеки протипожежній охороні тощо.

При прийомі на роботу чи посаду з матеріальною відповідальністю з робітником укладається договір про майнову відповідальність.