Десять кроків, що дозволять провести бесіду успішно
Ретельна підготовка.
Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.
Пам’ятайте, до чого Ви прагнете.
Чітко сформулюйте мету бесіди.
Намагайтесь створити атмосферу довіри.
Співбесідник намагатиметься для вас зробити щось хороше, якщо ви справите приємне враження на нього.
Не підозрюйте співбесідника в ненадійності.
Взаємна довіра завжди необхідна, аби досягти поставленої мети.
З’ясуйте перед бесідою, чи має ваш співбесідник відповідні повноваження.
Не змушуйте співбесідника постійно приймати рішення.
Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не на амбіціях.
Поважайте думки співрозмовника як свої власні. Дотримуючись цього правила, Ви матимете більше шансів обминути гострі кути узгодити рішення.
Слухайте уважно співбесідника й ставте коректні запитання.
Вміння слухати співрозмовника спонукає його до всиловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає щирість, взаєморозуміння, повага.
Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.
Підсумуйте результати бесіди.
Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.
Службова нарада.
Службова нарада – традиційний метод управління, що можливий лише за умов інтенсивного, активного обміну думками підготовлених учасників.
Підготовка і проведення наради
Спланувати коло обговорюваних питань.
Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання (при
цьому врахувати можливість виникнення дискусії, обміну думками).
Продумати послідовність обговорення питань (переважно нараду
починають з кардинальних виробничих проблем, які потребують інтенсивної розумової діяльності під час обговорення та вирішення; наприкінці наради вирішуються конкретні питання, які голова може подати у вигляді оголошень і максимально скоротити час на дискусію)
4. Передбачити мету , якої слід досягти під час розгляду кожного питання (довести до відома, скоординувати роботу різних ланок виробництва, вирішити питання, спланувати діяльність, ознайомити з проблемою для її подальшого обдумування та вирішення).
5. Визначити коло учасників наради, врахувати при цьому їх особисту компетентність, посадові обов’язки, а також комунікабельність, вміння вести дискусію, приймати рішення, конструктивно співпрацювати.
6. Продумати механізми проведення дискусії з поставленою метою.
7. Передбачити звертання до кожного з учасників, творчі завдання, ліричні відступи, які створять невимушену ділову атмосферу.
8. Перед засіданням підготувати вступ, який залежно від характеру проблеми та обставин (2-5 хвилин).
Підготовка наради полягає не тільки в обміркуванні проблеми й формулюванні запитань, а у забезпеченості організованості заходу.
Проведення наради
Впевнено керувати обговоренням винесених на порядок денний питань
Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття
рішень (надавати учасникам можливість висловитися, заохочуючи їх до розмови; бути тактовним і витриманим)
За кожним пунктом дискусії потрібно підбивати підсумки.
Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть
поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:
що потрібно зробити;
хто і що саме робитиме (відповідальний);
термін виконання дорученої справи.
Запротоколювати нараду.
Після проведення наради
Виконання поставлених завдань повинно бути вчасно
проконтрольоване.
У робочому процесі максимально реалізувати позитивні рішення
наради та нейтралізувати негативні проблемні моменти.