Вопрос 6

Люди, управляющие процессом

Торговые предприятия автоматизируют свой производственный процесс. Например, процесс по хранению товаров. Устроить адресное хранение склада, автоматизировать, поставить на ладонные компьютеры – достаточно сложный процесс.

Активы

$

Грузчики, кладовщики

Продажа

Товары

Складские помещения

Например, существуют системы WMS (Warehouse Management System) – системы управления складским помещением. Такие системы позволяют спланировать, куда разместить ту или иную коробку, которую мы приобрели.

Размещение на складе

Считывание штрих-кода

Кладовщики с наладонными компьютерами

Фура с коробками

Базовые операции, составляющие оперативный учет (ОУ):

1. Закупка товара (+ доп. Расходы, связанные с доставкой товара и т.д.);

2. Оприходование на складе;

3. Перемещение между складами;

4. Инвентаризация;

5. Реализация;

6. Оплата поставщику;

7. Получение денежных средств от реализации.

Если эти же операции учитываются и в бухгалтерии, то это называется бухгалтерский учет (БУ).

Разница в цене автоматизации существенная. Например, БУ – 0,3 млн., ОУ – 1 млн. руб.

Бухгалтерский учет, в отличие от оперативного учета, направлен на сдачу отчетности в фискальные органы. Он обладает бедной аналитикой, а также учет ведет с запозданием на 3 месяца. Бухгалтерский учет ведут всего несколько человек, оперативный – все сотрудники организации, которые заняты в операциях, представленных выше. Отсюда и такая разница в цене автоматизации, поскольку к тому же нужно создать еще и связанный бизнес-процесс.

Люди, занятые в оперативном учете, менее компетентны в использовании средств автоматизации, чем, например, бухгалтеры, отсюда возникает проблема обучения этих сотрудников. В оперативном учете должны быть созданы рычаги воздействия – бизнес-процессы и хороший начальник, которые будут побуждать сотрудников участвовать в ОУ. Когда будет создана единая система взаимодействия, тогда будет прогресс.

На этапе поступления товара на склад возникает ордерная схема, когда разделяются ответственности между людьми. Есть кладовщик, который отвечает за количественный учет, ему важно, в каком количестве пришел товар. Он передает эту информацию логисту, который отвечает за суммовой учет, сверяет взаиморасчеты и т.д.

Все, что продается, производится и покупается, хранится в справочнике «Номенклатура».

Вид номенклатуры – это аналитический разрез, который можно использовать в отчетах. Наиболее используемыми видами номенклатуры являются товары и услуги. Разница между товарами и услугами состоит в том, что услуга не может быть оприходована на складе и не хранится в количественном выражении. Она хранится в суммовом выражении.

Система предлагает такую возможность, как автоматический пересчет из одной единицы в другую, то есть товар может быть принят в виде ящиков, а отгружаться в штуках (например, в ящике содержится 20 шт.). При этом должна быть введена базовая единица измерения (берется самая минимальная единица измерения). Через базовую единицу измерения пересчитываются все остальные единицы измерения, т.е. коэффициент делится на базовую ед. изм. и умножается на коэффициент нужной ед. изм. Кроме того, указывается хранимая единица измерения, в виде которой хранятся остатки товаров.

Подробное содержание номенклатуры:

1. Единица для учета.

2. Вести учет по доп. характеристикам. Появляется закладка «характеристики» (есть кроссовки, которые различаются по моделям, цвету, размеру и т.п.). Появляется составная аналитика, которая позволяет использовать аналитический разрез по этим характеристикам в отчетах.

3. Вести учет по сериям (маркируется каждая партия) – появляется закладка «серии». Это важно для Traceability – когда каждая партия маркируется (серия) и можно отследить движение товара, из какой партии ушел тот или иной товар (через штрих-кодирование). Существуют такие методы списания партий со склада как FIFO и LIFO, которые используются при расчете себестоимости проданного товара. Например, пришло 3 партии товара. Система начинает списывать, в зависимости от настроек, либо по методу FIFO («первый пришел, первый ушел» - сначала берет из первой партии, потом из второй, потом из третьей), либо по методу LIFO (по последней партии – сначала из 3, 2, 1), либо среднему взвешенному (усредняет все эти механизмы).

4. Весовой товар – используется, если подключены электронные весы.

В 1С:УПП есть возможность работы с розничной торговлей, которая осталась от типовой конфигурации, но не используется. С этой возможностью можно вести отгрузку с весами, отгрузку через чеки.

Артикул – это внутренний код каждой позиции номенклатуры. В отчетах можно показывать товар либо по коду номенклатуры, либо по артикулу (артикул поставщика).

Позиции по «номенклатуре», которые нужны для того, чтобы завести товар:

1. Название;

2. Вид номенклатуры;

3. Единица измерения (базовая, хранимая);

4. Вести учет по сериям;

5. Вести учет по дополнительным характеристикам;

6. Артикул.