Субъект управления

9

7 10

5 6

6 11

3 4 6 11

8

13

8

2 13

Р

А

П

И

ДУ

2

1 12 14

Управляемые процессы

И – информационный блок, Р – блок разработки и принятия решений, А – аналитический блок, П – блок планирования и программирования, ДУ – блок диспетчерского управления.

1 – информация о фактическом состоянии и поведении управляемого объекта, 2 – информация о состоянии и поведении внешней среды и для внешней среды о состоянии и поведении системы, 3 – сверхнормативные отклонения от программы, изменения внешней среды, вызывающие проблему, 4 – дополнительная информация по проблеме по запросу блока А, 5 – проблема результаты ее анализа, программы, 6 – проблема и программа ее решения, 7 –контрольная информация о ходе разработки и принятия решения, 8 – сверхнормативные отклонения хода разработки и принятия решения от программы, 9 – регулирующие воздействия на ход разработки и принятия решения, 10 – решение проблемы, 11 – планы и программы реализации решений, 12 – задания на выполнение планов и программ реализации решений, 13 – сверхнормативные отклонения реализации решения от программы, 14 – регулирующие решения.

Рис. 25. Решения в блок-схеме управления деятельностью организации

2. Обрабатывать информацию, поступающую в аппарат управления от подразделений и внешних организаций;

3. Распределять по принадлежности между подразделениями поступающую в систему из внешних организаций документацию;

4. Обрабатывать поступающую в объединение научно-техническую информацию и выдавать ее подразделениям системы;

5. Создавать необходимый для нормального функционирования системы и ее подразделений информационный фонд.

Исходя из указанных функций, информационный блок выполняет функции следующих традиционно имеющихся в российских организациях подразделений: информационно-вычислительного центра, механизированного и автоматизированного архива, научно-технической библиотеки, отдела научно-технической информации, канцелярии, учетно-статистического отдела.

Аналитический блок выполняет следующие операции:

1. Выявление проблем на основе анализа поступающей в аппарат управления информации, а так же на основе изучения и сопоставления моделей фактического состояния и прошлого поведения управляемых объектов и процессов;

2. Анализ проблем, выявленных в информационном блоке и при выполнении операции предыдущего пункта;

3. Выявление возможностей организации по решению проблем.

Выявленные проблемы после анализа должны поступать в планово-программный блок для разработки планов и программ разработки и реализации их решений. При этом выполняются следующие работы:

1) определяется приоритет каждой проблемы в общей совокупности проблем системы;

2) проблема расчленяется на составляющие на основе установленного в организации функционального разделения между подразделениями:

3) определяются ответственные исполнителя по отдельным составляющим процесса разработки и реализации решений каждой проблемы и ответственный за решение проблемы в целом (руководитель программ);

4) устанавливаются сроки выполнения отдельных этапов, исходя из продолжительности решения проблемы в целом, трудоемкости этапов и их взаимосвязей, необходимые ресурсы и затраты;

5) составляются графики решения и реализации проблемы.

Планово-программный блок в организациях в настоящее время представлен планово-экономическим отделом, группой сетевого планирования (в некоторых организациях строительства, технического обслуживания, исследований и разработок) и работниками других подразделений, выполняющими функцию планирования. То есть в действующих структурах управления функционирует децентрализованный планово-программный блок. Планы и программы отдельных сфер деятельности организации разрабатывают специализированные в управлении процессом или объектом подразделения: организации и оплаты труда – соответствующий отдел, ремонтов механического оборудования – отдел главного механика, производства – производственный или производственно-диспетчерский отдели т.д., а планово-экономический отдел составляет сводный план производственно-хозяйственной деятельности систем. Кроме того, следует отметить, что существующая система планирования, как и вся система управления деятельностью подавляющего большинства современных российских организаций построена с ориентацией на разработку планов и программы реализации решении и практически не осуществляет разработку планов и программ разработки решений. Автоматизация и механизация управленческих процессов, обусловливая централизацию поиска, сбора, передачи, обработки и хранения информации, требует централизации планово-программных работ. При этом применение современных информационных технологий не только расширяет возможности, но и определяет необходимость доведения планов до программ.

Блок разработки и принятия решений представляет собой совокупность подразделений организации, объединяющих специалистов в той или иной области его деятельности. Это – отдел организации труда и заработной платы, отдел главного механика, отдел главного конструктора и другие. Эти же подразделения выполняют и операции аналитического блока. В принципиальной схеме блочного управления организацией (рис. 24) они рассредоточены по блокам Р, О, П, Об, К. Основную роль в операциях разработки и принятия решений играют подразделения блока P. Такой подход к построению системы управления деятельностью организации:

• обеспечивает единство процесса управления по всем его функциональным подсистемам, стадиям (планированию, организации, и т.д.), процессам (поиску проблем, решению проблем, реализации решений), циклам (диспетчерскому, оперативному и т.д.);

• создает условия повышения уровня автоматизации управленческих процессов, создания интегрированной информационно-вычислительной системы;

• требует широкого применения программно-целевых методов управления.

Основная задача блока диспетчерского управления – обеспечить выполнение программ разработки решений и их реализации по всему комплексу решаемых в организации проблем. Функции оперативно-диспетчерского управления в большинстве действующих в настоящее время организации рассредоточены по различным подразделениям и не составляют единую систему. Как правило, имеются три более или менее сформированные и слабо взаимосвязанные системы оперативно-диспетчерского управления отдельными процессами организации: основным производством, материально-техническим обеспечением и транспортным обслуживанием. В управлении другими процессами организации функции оперативно-диспетчерского управления выполняют руководители различных уровней иерархии в ущерб функциям тактического и особенно стратегического управления. Оперативно-диспетчерское управление процессами управления выполняют в основном руководители высшего уровня. С целью повышения эффективности управления деятельностью организации путем углубления специализации подразделений и работников, высвобождения рабочего времени руководителей и высококвалифицированных специалистов для решения стратегических и тактических задач развития организации ряд компаний пошли на интеграции процессов оперативно-диспетчерского управления всеми процессами в единой системе. Для этого создана и функционирует комплексная система оперативно-диспетчерского управления их деятельностью, которая охватывает все протекающие в компании процессы, включая выработку и принятие решений. Эта система состоит из трех подсистем: информационно-контрольной, планово-программной и диспетчерской (состав подразделений управляющего центра «У» на рис. 24). Ее базу составляет информационно-вычислительная система (ИВС) организации, куда входят три блока: оперативно-информационный комплекс (ОИК), вычислительный комплекс (ВК) и комплекс оперативного управления (КОУ). Опорным блоком этой комплексной системы выступает оперативно-информационный комплекс. Вычислительный комплекс ИВС используется в ней в основном в процессах разработки и корректировки планов и программ разработки, принятия и реализации решений. Основная его загрузка, как и всей ИВС, обеспечивается процессами управления деятельностью организации в целом. Применение централизованной (интегрированной) системы диспетчерского управления обеспечивает:

• рост уровня и эффективности использования материальных, энергетических и трудовых ресурсов, оборудования, средств транспорта и механизации;

• повышение ритмичности отдельных процессов и деятельности организации в целом;

• освобождение рабочего времени руководителей верхнего и среднего уровней управления от большей части оперативных решений для выполнения работ по решению стратегических и принципиальных вопросов деятельности организации и ее подразделений;

• улучшение информационного обеспечения системы управления;

• повышение качества контроля, а вместе с этим и качества выполняемых в организации работ.

Основной организационный элемент системы управления разработкой и реализацией решений в организации – подразделение управления. В различных организациях эти подразделения в настоящее время имеют различные статус, название, структуру и даже нередко задачи. Так, в энергетических системах — это отделы производственно-хозяйственной диспетчеризации, подчиненные генеральному директору компании, или аналогичные группы в оперативно-диспетчерских службах; в машиностроительных комплексах эти функции выполняет производственно-диспетчерский отдел или отдел производственно-хозяйственной диспетчеризации, либо формируются специальные отделы или группы при техническом директоре (главном инженере) организации. В научно-производственных объединениях функции управления разработкой и реализацией решений возлагаются обычно на научно-технический отдел или отдел планирования, координации и контроля. Чаще всего этим занимается какое-либо из действующих подразделений наряду со своими функциями по другим сферам деятельности организации.

Практика применения комплексных систем оперативного управления деятельностью организации показала целесообразность их формирования и функционирования. Они создаются на базе действующей системы оперативно-диспетчерского управления основным производством путем централизации аналогичных функций оперативно-диспетчерского управления различными производственно-хозяйственными процессами (транспортным и техническим обслуживанием, материально-техническим обеспечением и другими) и развития системы поиска, сбора и обработки первичной информации.

Отдел оперативного управления деятельностью организации состоит из групп:

1. первичной обработки информации (информационно-контрольная группа);

1. разработки оперативных (календарных) планов и программ разработки и реализации решений (планово-программная группа);

2. диспетчерского управления разработкой решений;

3. диспетчерского управления реализацией решений.

Основа деятельности системы оперативного управления разработкой и реализацией решений – планы и программы разработки и реализации решений которые доводятся до сетевых или в крайнем случае линейных графиков. На повторяющиеся решения (например, разработки и утверждение годового плана деятельности организации или аналогичного плана ремонтов оборудования) разрабатываются типовые графики, которые при необходимости корректируются в каждом конкретном случае их применения в соответствии с конкретными условиями. Планы и программы утверждаются руководителями организации, отвечающими за сферу деятельности, в рамках которой находится решаемая управленческая задача. При этом важно четко распределять в системе управления организацией полномочия по принятию решений и ответственность за их реализацию. Если проблема охватывает несколько различных сфер деятельности организации (например, материально-техническое обеспечение, организацию и оплату труда ремонтных рабочих, обеспечение ремонтов средствами механизации), то планы и программы работ утверждает генеральный директор при их визировании руководителями соответствующих сфер деятельности. На основе программ, в которых определены подразделения-исполнители и сроки выполнения порученных им работ, составляются месячные нормированные планы-задания каждому подразделению аппарата управления, каждой научно-технической и производственной единице организации. Нормированные планы-задания выдаются подразделениям за 15 дней до начала следующего месяца, что позволяет каждому руководителю подразделения:

• знать перечень работ на каждый день и их трудоемкость в человеко-часах (нормированные задания группам исполнителей каждого подразделения по конкретным программам);

• определить состав и объем необходимых материалов, инструмента, оборудования, документации (чаще всего предварительная прикидка этого уже имеется в плане-задании, а соответствующие материалы, инструмент и документация включены в планы-заказы обеспечивающих подразделений организации).

На основе полученных нормированных планов-заданий и годовых планов деятельности подразделения организации составляют месячные планы работ и направляют их вместе с планами-заявками на машины и механизмы, документацию и научно-техническую информацию, необходимые материалы в отдел оперативного управления, где с их учетом корректируются планы-задания обеспечивающим и обслуживающим подразделениям.

В каждом подразделении имеется информатор, который передает необходимую информацию в отдел оперативного управления. Функции информатора обычно возлагаются на одного из работников подразделения (в основном наименее квалифицированного). Как показывает практика, объем работ по их выполнению не превышает в среднем 12% фонда рабочего времени работника. От научно-технических и производственных подразделений оперативную информацию передают в аппарат управления организацией их отделы (или группы) оперативного управления по существующим в организации каналам связи (телетайпу, телефону, радиорелейной связи, каналам связи ИВС, электронной почте). Отдел оперативного управления ежедневно получает сведения о проделанной работе, использовании транспорта, средств механизации, материалов, претензиях к другим подразделениям. Эта информация обрабатывается для разработки регулирующих решений, устраняющих отклонения от планов и программ или определяющих необходимость корректировки программ. При обработке первичной информации широко используются компьютерные технологии.

Отдел оперативного управления деятельностью организации готовит ежедневный доклад руководству о состоянии дел, подводит еженедельные сопоставительные итоги работы подразделений по основным показателям и по определенной системе оповещает о них всех работников организации. По каждому подразделению руководству организации ежемесячно сообщаются сведения:

• выполнение месячного плана подразделения,

• выполнение мероприятий, стоящих на особом контроле администрации,

• взаимные претензии подразделений,

• сопоставительные итоги работы подразделений по основным показателям за месяц,

• итоги по качеству труда работников подразделений (В соответствии с принятий в данной организации методикой оценки качества труда работников и подразделений).

Система информаторов в совокупности с информационно-контрольными группами отделов оперативного управления деятельностью организации, ее научно-технических и производственных подразделений и оперативно-информационным комплексом ИВС составляет информационно-контрольную подсистему комплексной системы оперативного управления разработкой и реализацией решений. Эта система тесно связана с системой оперативного управления основным производством, системой стимулирования труда, комплексной системой управления качеством продукции и труда. Подразделения организации ежемесячно передают в отдел оперативного управления карточки системы качества труда и ведомости качества продукции и услуг. Отдел не только обрабатывает их, но и дает свою оценку качества выполнения подразделениями нормированных планов-заданий и их месячных планов работы.

Оперативное распределение всех имеющихся в организации ресурсов в соответствии с действующими планами и программами и их перераспределение при возникающих отклонениях осуществляют диспетчерские группы отдела оперативного управления. Деятельность этих групп базируется на информации, получаемой информационно-контрольной группой данного отдела и системой учета и контроля деятельности организации.

Если принятие решения по устранению отклонений, возникших в процессе реализации программы, или перераспределению ресурсов выходит за рамки компетенции отдела оперативного управления деятельностью организации, диспетчерская группа сообщает об этом руководителю программы, который или сам принимает соответствующее решение, или обеспечивает его выработку и принятие в установленном для таких случаев порядке. По крупным комплексным программам перед началом их реализации руководители программ на совещании разъясняют ответственным исполнителям цели и ожидаемый результат программы, раскрывают место и задачи каждой группы исполнителей в ее реализации, ее связь с другими программами, определяет основные методы выполнения работы и взаимодействие групп. Задание ответственным исполнителям выдается в виде наряда, где указывается содержание работы, сроки и основные методы ее выполнения, исходные материалы, ожидаемый результат, трудоемкость (если работы снабжены технологической документацией, то она прилагается к наряду). Ответственный исполнитель устанавливает задания и выдает соответствующую документацию каждому члену своей группы.

Оперативное управление разработкой и реализацией решений в производственных и научно-технических единицах организации (в зависимости от их категории) осуществляют отделы или группы оперативного управления их деятельностью. Структура и принципы работы этих отделов те же, что и в аналогичном отделе организации. В управлении разработкой и реализацией решений организации они подчинены непосредственно отделу оперативного управления деятельностью организации, а в управлении разработкой и реализацией решений производственной единицы как относительно самостоятельной системы – руководству этой производственной единицы.

Следует отметить, что комплексные системы оперативного управления деятельностью организации создаются в рамках существующих штатов работников путем перераспределения кадров между подразделениями и, что обязательно, перераспределения и функций подразделений на основе углубления функциональной, технологической и объектной их специализации. Такая система для каждого организации должна проектироваться индивидуально с учетом его специфики. Действующие в современных организациях системы, как показывает опыт, высокоэффективны. Эти системы делают действительно управляемыми все процессы деятельности, повышают уровень организации и эффективности деятельности организации.

Важным обстоятельством изложенной схемы организации процесса управления является то, что объектом управления выступают не только научно-технические, производственно-хозяйственные и социальные процессы и осуществляющие их подразделения, но и управленческие (организационно-управленческие) процессы, осуществляющие их подразделения, взаимосвязи научно-технических, производственно-хозяйственных, социальных и управленческих процессов и подразделений в ориентации их на получение конечных результатов деятельности организации.

Контрольные вопросы для самопроверки.

1. Дайте характеристику направлений специализации управленческого труда, их тенденций и влияние на систему управленческих решений в организации?

2. Покажите связи блочного построения структуры программного управления организацией с этапами технологического процесса разработки, принятия и реализации управленческих решений?

3. Какие виды специализации управленческого труда усиливаются при блочном построении структуры программного управления организацией, и в какой форме они проявляются на практике?

4. Какие функции управления и технологических этапы разработки, принятия и реализации управленческих решений выполняют подразделения и работники разрабатывающего блока организации? Назовите эти подразделения и работников в крупной организации?

5. Чем отличается структура производственного блока малых, средних и крупных промышленных организаций?

6. Какие функции и специфику с точки зрения управленческих решений имеют системы информационного, кадрового, энергетического и материального обеспечения?

7. Раскройте цели задачи, основные функции и структуру обслуживающего блока? Какие виды решений в нем принимаются и реализуются? Как они связаны с решениями в разрабатывающем блоке?

8. Какая связь контрольного блока с диспетчерским управлением разработкой, принятием и реализацией управленческих решений в организации?

9. Как влияет развитие автоматизации информационной системы на технологию и организацию процессов разработки, принятия и реализации управленческих решений в компании?

10. Какие функции в процессах разработки, принятия и реализации управленческих решений выполняет информационный блок управления?

11. В чем заключается основные задачи планово-программного блока в процессах разработки, принятия и реализации управленческих решений в организации?

12. Раскройте структуру и основные функции подразделения оперативно-диспетчерского управления разработкой, принятием и реализацией управленческих решений в организации?

13. Как строится контрольно-информационная система в комплексном оперативно-диспетчерском управлении разработкой, принятием и реализацией управленческих решений в организации?