2.5. Теоретические основы и практика организации управления разработкой и реализацией решений в современных компаниях
Ранее было показано, что процесс разработки и реализации решений, как и любой процесс, протекающий в организации, требует управления, уровень организации которого во многом определяет эффективность и качество функционирования всей системы управления деятельностью организации. Системы управления деятельностью большинства действующих организаций построены с ориентацией на управление реализацией решений. Управление же разработкой решений не имеет формально организованной системы. Современный этап развития технологии и организации производства и управления требует создания единой, стройной и эффективной системы управления деятельностью организации в целом, как единого интегрированного комплекса, ориентированной на весь технологический цикл разработки и реализации решений — от выявления ситуаций и проблем до получения информации об окончании реализации их решений. Развитие экономики страны обуславливает дифференциацию производства (процессов в управляемом объекте), увеличение числа организаций, числа подразделений внутри организации, усложнение и интенсификация связей между ними. Дифференциация производства определяет дифференциацию процессов управления и вместе с этим рост числа органов управления, углубление их специализации. Специализация в управлении, как и в производстве, углубляется с развитием техники и технологии и способствует технического (технологического) разделения управленческого труда. Особенно сильно тенденции специализации подразделении и органов управления проявляются в условиях автоматизации управления на основе применения современных информационных технологий.
Специализация в управлении идет по трем направлениям:
Объектная специализация - специализация в управлении ограниченным количеством объектов или процессов по производственному или территориальному принципу, когда каждый из органов управления обеспечивает нормальное функционирование и развитие объектов (подразделений организации), выполняющих определенные производственные функции, составляющие какую-либо функциональную подсистему организации или расположенные на определенной территории. Например, специализация органов управления в деятельности объектов (подразделений), осуществляющих производство продукции или ремонтно-эксплуатационное обслуживание оборудования, или материально-техническое обеспечение организации. Специализация в управлении ограниченным количеством объектов по территориальному принципу происходит в таких отраслях, как нефтедобывающая и газовая промышленность, электроэнергетика, транспорт, производство строительных материалов.
Процессная специализация - специализация в выполнении какого-либо одного процесса. Функции или группы однородных процессов управления, например, когда работы по планированию деятельности организации в целом сосредоточены в плановом отделе (подразделении). В настоящее время в большинстве крупных организаций плановый отдел осуществляет только сводное планирование, а планирование отдельных сфер деятельное организации осуществляют специализированные подразделения, то есть материально-техническое снабжение планирует отдел материально-технического снабжения, ремонтно-эксплуатационное обслуживание механического оборудования - отдел главного механика, энергетического оборудования – отдел главного энергетика и т.д. Аналогично процессы учета ведет каждое подразделение по своей сфере деятельности. Централизация процессов планирования и учета и вместе с этим специализация подразделений становятся необходимыми для эффективного функционирования и развития системы, ускоряет эти процессы;
Технологическая специализация - специализация в выполнении определенной группы однородных операций преобразования информации: поиска, сбора, хранения, передачи, обработки. Этот процесс особенно развивается в условиях автоматизации процессов управления, применения в управлении современных информационных технологий
Специализация управления усиливается специализацией подразделений организации, обусловленной централизацией и концентрацией в них определенных процессов. Это относится, прежде всего, к интегрированным производственным, научно-производственным и финансово-промышленным комплексам. Так, централизация процессов технического обслуживания оборудования, материально-технического обеспечения, инструментального и транспортного обеспечения в специализированных подразделениях организации углубляет специализацию всех ее подразделений. Специализация, как известно, приводит к улучшению использования ресурсов организации, к повышению эффективности ее деятельности. С другой стороны, специализация усложняет кооперированные связи подразделений организации и вместе с этим управление ее деятельностью.
Анализ функционального разделения в организациях, тенденций развития технологического разделения труда и углубления специализации производственных и управленческих подразделений под влиянием автоматизации показывает необходимость формирования организационной структуры по блочному принципу, где каждый блок представляет собой совокупность специализированных производственных и управленческих подразделений, выполняющих в комплексе определенную функцию организации и представляющий его функциональную подсистему.
Блочное построение организационной структуры организации с использованием программно-целевых методов управления и современных информационных технологий (рис. 24), обеспечивает повышение роли подразделений, определяющих научно-техническое, организационное и социально-экономическое развитие, углубление специализации подразделений, развитие их интеграционных отношений. Построение системы управления с учетом вышеизложенных принципов (углубления специализации и блочного подхода), обеспечивает усиление ответственности руководителей и улучшение распределения функций управления между руководителями и подразделениями. При этом формируются следующие блоки подразделений (управлений и отделов): разрабатывающий (Р), производственный (П), обеспечивающий (О), обслуживающий (Об), контрольный (К) и управляющий (У).
Руководители блоков подразделений –
заместители руководителя организации
Руководитель организации
°
К
К
°
° Р
°
П
П
°
О
О
°
Об
Об
°
°
°
°
Руководители программ
Подразделения-исполнители
линии
административного управления,
линии
программного управления.
Изгиб линий в управляющем центре означает, что любое изменение параметров программ осуществляется только через подразделения данного блока.
Рис. 24. Принципиальная схема построения блочной структуры программного управления организацией
К субъекту управления (управляющей системе) каждого блока относится часть его рабочих мест (не ограниченная рамками подразделений или совокупности подразделений), планомерно и целенаправленно осуществляющая функции управления всеми процессами, протекающими в данном блоке при реализации его целей и функций. К объекту управления относятся не только научно-технические, производственно-хозяйственные и другие процессы (или виды деятельности) организации, но и сам информационный процесс управления, т. е. процесс разработки, принятия и реализации решений в данном блоке. Границы управляющей системы любой организации шире, чем границы ее аппарата управления, так как в процессах управления принимают участие и работники, не относящиеся к аппарату управления (специалисты научно-технических подразделений организации, участники коллегиальных и общественных органов управления и др.).
Разрабатывающий блок организации должен включать подразделения, выполняющие разработку программ его развития, научные исследования u технические разработки в области техники, технологии, экономики, организации и управления, а также анализ и выработку решений стратегических и текущих комплексных вопросов. Анализ функций отдельных подразделений организации, их места в цикле «исследование – производство – использование», взаимосвязей подразделений различных уровней, позволяет сделать вывод о структуре каждого блока. Разрабатывающий блок организации должен включать совокупность подразделений, осуществляющих процессы научно-технической подготовки производства (конструкторской, технологической, организационной, экономической). В процессе создания любого продукта и услуги имеется две стадии. Первая стадия – создание модели продукта в голове человека (Часто эта модель представляется в виде чертежей, схем, проектов), вторая – материализация этой (информационной) модели. Отсюда, в задачи разрабатывающего блока входит создание моделей:
будущего состояния организации и ее подразделений (статических моделей), характеризующих их технику, технологию, кадры, организацию, информацию в определенные (плановые) периоды развития;
поведения (действий) организации и ее подразделений, характеризующих действия (динамических моделей), которые необходимо осуществлять, чтобы реализовать модели состояния;
3) результатов деятельности организации и ее подразделений (информационных моделей), характеризующих их форму и структуру. Информационная модель – совокупность информации, характеризующая свойства и состояния объекта, процесса, явления, а также взаимосвязь с внешним миром. Например, конструкторские чертежи станка – это информационная модель, характеризующая структуру станка (состав и взаимосвязи его деталей и узлов), форму (внешний вид) и параметры станка в целом и его деталей и узлов. Шаблон документа – информационная модель, характеризующая структуру документа (состав и взаимосвязи его разделов, показателей), форму (внешний вид) и требования к содержанию.
Первые две группы моделей являются основой и результатом выполнения функций планирования, организации и стимулирования и выражаются в системе соответствующих управленческих решений. Вторая группа моделей – результат реализации функций «организация» и «научно-техническая и организационная подготовка деятельности организации». Здесь следует отметить, что имеется в виду научно-техническая и организационная подготовка управляемых и управляющих процессов, протекающих в организации, а не только управляемых и прежде всего производственно-технических процессов как это имеет место в подавляющем большинстве российских организаций. При этом чаще всего организационная подготовка не имеет формализованной системы и осуществляется по традиции или по случайно выбранному сценарию. Отсутствие формализованной системы научно-технической и организационной подготовки управляемой и управляющей подсистем как единого целого – один из важнейших факторов низкой производительности труда и эффективности деятельности организаций.
Изложенное предполагает необходимость коренного пересмотра состава и функций подразделений научно-технической и организационно-экономической подготовки деятельности организации. В настоящее время эти функции выполняют подразделения и работники, рассредоточенные по различным направлениям деятельности организации: основная деятельность, ремонтно-эксплуатационное обслуживание оборудования, зданий и сооружений, погрузочно-разгрузочные, транспортные и складские процессы, информационные процессы и т. д.. Такое положение значительно затрудняет проведение единой политики и стратегии развития организации, координацию рассредоточенных по различным направлениям деятельности организации подразделений, способствует увеличению затрат ресурсов и времени на выполнение общих работ. При блочном построении структуры организации трудоемкие и требующие высокой квалификации работников процессы разработки стратегических и большинства тактических решений по всей совокупности проблем ее деятельности осуществляются в подразделениях разрабатывающего блока (см. рис. 20).
В разрабатывающем блоке организационной структуры организации сосредотачиваются процессы научно-технической и организационно-экономической подготовки деятельности организации. При этом в производственных подразделениях организации (например, в цехах) остаются конструкторские, технологические и экономические службы, которые обеспечивают решение текущих и оперативных задач научно-технической и организационно-экономической подготовки конкретного производственного подразделения. Подразделения разрабатывающего блока, как и других блоков организационной структуры организации, работают на основе месячных нормированных планов-заданий, направленных на взаимоувязанное выполнение функций всеми подразделениями организации, обеспечивающее эффективное выполнение его плановых заданий. Главная задача подразделений разрабатывающего блока в системе управления деятельностью организации – обеспечение рабочих мест конструкторско-технологической и экономико-организационной документацией, необходимой для выполнения плановых работ. В этих условиях традиционные отделы (организации труда и заработной платы, планово-экономический (плановый), производственный, бухгалтерия (в части экономического анализа), финансовый) изменяют свои функции и место в систем функционального разделения организации. Их деятельность ориентируется на обеспечение экономико-организационных условий, необходимых для эффективного функционирования организации, т.е. на экономико-организационное обеспечение деятельности рабочих мест, их совокупностей и организации в целом. Процессы по учету и отчетности по всем функциональным подсистемам, по всем видам учета и отчетности - бухгалтерского, статистического и технического сосредотачиваются в подразделениях информационного блока.
Особенность информационной системы разрабатывающего блока – научно-техническая информация, обладающая специфическими свойствами - основной исходный ресурс, предмет, средство и результат деятельности составляющих его работников и подразделений организации. Как предмет труда она выступает во всех процессах разработки решений. Как результат труда научно-техническая информация в виде проектов, отчетов, патентов, лицензий и т.д. может выступать в качестве продукции и услуг организации, т.е. участвовать в рыночном обороте. В производственных организациях в основной своей массе она используется практически всеми их подразделениями как исходный ресурс (например, конструкторско-технологическая документация для выполнения работы рабочими) и как средство выполнения работ специалистами (например, методы оптимизации плана производства продукции). При этом одна и та же информация может использоваться многократно (в т. ч. и в самом разрабатывающем блоке), поэтому она подлежит хранению с возможностью ее быстрого извлечения по мере необходимости. Из вышеизложенного следует, что организация потоков научно-технической информации должна быть во многом аналогична с организацией материальных потоков, т. е. в ее структуре должны быть подразделения осуществляющие ее приемку, сортировку, хранение, комплектацию и доставку адресату, т. е. «склады готовой продукции».
«Складом готовой продукции» в системе научно-технической подготовки производства должны выступать подразделения, куда поступают принятая специальной комиссией (типа ОТК в производстве) научно-техническая документация. Она здесь хранится и при необходимости по определенному графику передается отсюда в цехи или непосредственно на участки в определенных комплектах документов, необходимых для осуществления производственных процессов и решения задач управления. Приемка, сортировка, хранение и выдача поступающей в организацию научно-технической информации должна осуществляться специализированными подразделениями. В большинстве крупных организаций это – отдел научно-технической информации, научно-техническая библиотека, патентно-лицензионный отдел и т.п.
Производственный блок включает подразделения, основная задача которых – произвести продукцию и (или) услуги организации (материализовать информационные модели, разработанные или рекомендованные подразделениями разрабатывающего блока организации) в необходимых (заданных) объеме, качестве и сроках. В его рамках осуществляется реализация основного объема и важнейших решений организации. В производственный блок часто включаются подразделения, осуществляющие основные и вспомогательные процессы производства серийной и массовой продукции и управления ими. Причем, в крупных организациях (в т.ч. производственных, научно-производственных и финансово-промышленных комплексах) блоки основного и вспомогательного производств выделяются как относительно самостоятельные. В блок вспомогательного производства включают процессы производства инструмента и оргоснастки, уникального оборудования и др. В производственный блок кроме подразделений основного и вспомогательного производства часто включают (особенно на малых и средних предприятиях) подразделения маркетинга и реализации продукции и услуг.
Обеспечивающий блок включает подразделения, обеспечивающие все процессы организации необходимыми трудовыми, информационными, энергетическими, материальными и финансовыми ресурсами. К ним относятся управления и отделы кадров (персонала), финансов, материально-технического обеспечения, энергетический, инструментальный и т. п.. В этом блоке реализуются функции подсистем (рис. 9 и приложение 1): 10 – обеспечение материальными и энергетическими ресурсами (взаимосвязь с рынком материальных и энергетических ресурсов) и их использование; 20 – обеспечение информационными ресурсами (взаимосвязь с информационным рынком) и их использование; 30 – обеспечение финансовыми ресурсами (взаимосвязь с финансовым рынком) и их использование» 40 – обеспечение трудовыми ресурсами (взаимосвязь с рынком трудовых ресурсов) и их использование.
Из них наиболее трудоемкие и часто малоэффективные подсистемы отечественных организаций – обеспечение материальными ресурсами (взаимосвязь с рынком материальных ресурсов) и их использование и обеспечение информационными ресурсами (взаимосвязи с информационным рынком) и их использование. Следует отметить, что система обеспечение информационными ресурсами (взаимосвязи с информационным рынком) и их использование в отечественных организациях является самой неформализованной и, соответственно, неорганизованной, что связано с особенностями информации как исходного ресурса, средства, предмета и результата труда (более подробно вопросы организации информационного обеспечения управленческих решений см. п. 2.4).
Наиболее существенными потребителями услуг подсистемы обеспечения материальными ресурсами (взаимосвязь с рынком материальных ресурсов) и их использования выступают основное производство и техническое обслуживание основных фондов организации, поэтому ее функционирование и развитие должны быть максимально подчинены планам и графикам последних. В свою очередь, транспорт обеспечивает нормальную работу системы обеспечения материальными ресурсами, осуществляя их пространственное перемещение. Следовательно, транспортное обслуживание, как общим, так и внутризаводским транспортом, теснейшим образом связано с процессами обеспечения организации и ее подразделений материальными ресурсами. В подавляющем большинстве современных отечественных организаций система обеспечения материальными ресурсами структурно разделена на две части – обеспечение материальными ресурсами организации в целом и ее подразделений. Первая, как правило, работает только до центрального склада или, в некоторых организациях, до цеховых складов. При этом за движение материалов после центрального склада организации она (ее работники и подразделения) не несет никакой ответственности. При этом на участке движения материальных ценностей от центрального склада до рабочих мест, где должно происходить их использование, происходят основные сбои в материальном обеспечении и потери материальных ресурсов. Материальным обеспечением с центрального склада организации своей деятельности в большинстве случаев занимаются сами подразделения. Следует отметить, что при объединении (слиянии, поглощении) различных организаций их материальное обеспечение, как правило, не претерпевает каких-либо изменений.
Централизованная система обеспечения материальными ресурсами предусматривает создание единой системы движения материальных ценностей от поставщиков (включая размещение заявок и заключение договоров на поставку) до рабочих мест, включая необходимый для этого движения транспорт.
В крупных производственных объединениях (комплексах) с незначительно территориально удаленными подразделениями процессы материально-технического обеспечения и транспортного обслуживания как единое целое сосредотачиваются в специализированной организации – предприятии производственно-технологической комплектации (ППТК). В такой системе часть материалов поступает непосредственно на склады входящих в состав объединения организаций, а часть на центральный склад объединения, где создается страховой резерв общих для всех или большинства организаций объединения материальных ценностей, осуществляется их комплектация и поставка этим организациям в соответствии с их планами. Этим деятельность ППТК, как правило, ограничивается. Для повышения эффективности централизованной системы материального обеспечения деятельности организаций комплекса их склады включаются в состав ППТК. Здесь и в цеховых складах формируются нормо-комплекты материальных ценностей для выполнения плановых работ в подразделениях каждой организации, которые поставляются или на цеховые склады, так же входящие в состав ППТК, или непосредственно на рабочие места в соответствии с планом выполнения работ на этих рабочих местах. Нормо-комплект – это сформированная отвечающим за данный вид ресурса подразделением совокупность в соответствии с нормами его расхода на выполнение данного вида и объема работ. Такая поставка определяется месячным нормированным планом-заданием, выступающим основой оперативно-диспетчерского управления деятельностью комплекса и его организаций. При этом система материального обеспечения отвечает за поставку необходимого для выполнения плановых работ объема и качества материальных ценностей на рабочие места в установленные сроки. Создание такой системы позволяет:
создать высокоэффективную систему контроля и учета движения материальных ценностей;
автоматизировать процессы сбора, передачи, хранения и обработки информации о движении материальных ценностей;
обеспечить большие возможности в маневрировании материальными ресурсами в рамках организации или комплекса организаций;
повысить комплектность, надежность, качество и сохранность поставки материальных ценностей до рабочих мест;
повысить уровень механизации погрузочно-разгрузочных, транспортных и складских работ, использования транспортных средств.
Функции энергетического обеспечения в силу специфики энергии (особенно электроэнергии), как ресурса и объекта управления (неразрывность получения и потребления, невозможность складирования, легкость автоматического или механического измерения и изменения величин параметров и др.) заключаются в разработке схем и режимов энергопотребления, их соблюдении, определении потребностей организации и ее подразделений в мощности и энергии, заключении договоров с поставщикам и управлении этими процессами. В организациях их выполнение сосредоточено в специализированных подразделениях. Чаще всего это энергетические отделы и цехи.
Обслуживающий блок включает подразделения, выполняющие функции подсистем (рис. 9 и приложение 1): содержание (техническое обслуживание) оборудования, зданий и сооружений и развитие технической базы СЭС организации (70); обслуживание деятельности СЭСорганизации (80). Этот блок подразделений представляет сервисные услуги всем подразделениям организации.
В блочной структуре программного управления организацией техническое обслуживание всех видов оборудования осуществляется специализированным подразделением (в рамках крупной самостоятельной организации - это цех централизованного технического обслуживания, в рамках комплекса – специализированное предприятие по техническому обслуживанию организаций в составе комплекса). Такое подразделение включает в свой состав участки (или цехи), специализированные в техническом обслуживании определенного вида оборудования и сооружений. Например, в машиностроительном комплексе такое предприятие должно иметь цехи технического обслуживания механического; электротехнического; теплосилового оборудования; трубопроводов и сантехники; контрольно-измерительных приборов и средств автоматики; технических средств управления и связи и другие. При этом в организациях, входящих в комплекс, на базе их ранее действующих ремонтных и наладочных служб формируются участки соответствующих цехов подразделения технического обслуживания. Каждый такой участок должен выполнять эксплуатационные работы по конкретному виду оборудования организации, осуществлять профилактический, текущий и капитальный ремонты узлов, не подлежащих транспортировке. Остальные узлы и единицы оборудования ремонтируется централизованно в организации по техническому обслуживанию, что позволяет применять высокопроизводительные формы и методы выполнения работ. Централизованно производятся необходимые для технического обслуживания приспособления, инструменты, запасные части. Часть персонала такой организации находится непосредственно в обслуживаемых цехах, работает в их сменах. Этот персонал оперативно подчинен руководству соответствующих цехов, выполняет ремонтно-наладочные и профилактические работы в данном конкретном цехе, несет полную ответственность за эксплуатационную готовность обслуживаемого оборудования10. Коэффициент готовности обслуживаемого оборудования к выполнению своих функций в технологическом процессе производства или управления – основной критерий оценки работы персонала организации и подразделений технического обслуживания.
В контрольный блок входят подразделения, осуществляющие контроль реализации программ, решений, исполнения писем, использования ресурсов, соблюдения правил, инструкций и других регламентов. К ним относятся: отделы качества продукции, группы контроля исполнения приказов, писем, управление и отделы бухгалтерского учета, контроля и отчетности (в части контроля), отделы и группы экспертизы проектов и смет, инспекции, отдел охраны труда, юридические отделы и группы.
В описываемой схеме блочной организации управления для лучшего ее понимания в составе каждого блока показаны имеющиеся в действующих организационных структурах и привычные по названию и функциям подразделения. Однако, при блочном формировании организационной структуры управления под влиянием развития автоматизации управления и технического разделения управленческого труда на основе его специализации, интеграции научно-технической, финансовой и производственной деятельности, особенностей каждой конкретной организации изменяются не только функции подразделений, но и их состав и взаимодействие. Особенно это относятся к подразделениям разрабатывающего и управляющего блоков.
Управляющий блок в условиях функционирования автоматизированной информационно-вычислительной системы (АИВС), построенной на основе современных информационных технологий, состоит из совокупностей (подблоков) информационных, планово-программных и диспетчерских подразделений. При этом, чем выше уровень автоматизации процессов управления, тем выше уровень централизации информационных, планово-программных и диспетчерских процессов в управляющем блоке, который осуществляет функции управления деятельностью всех подразделений как управленческих, так и научно-технических, экономических и производственных, координируя и направляя их деятельность на конечные результаты деятельности организации.
Вышеизложенный подход к формированию организационных структур организаций позволяет обеспечить интеграцию различных сфер их деятельности, перейти от подразделений, представляющих в реализации своих функций «натуральное хозяйство», к подразделениям, специализирующимся в выполнении определенных функций управления, управления однородными объектами или процессами, в выполнении определенных операции управления, то есть перейти от всеобщей функциональной специализации к сочетанию функциональной, процессной и технологической специализации, базирующейся на глубоком разделении управленческого труда и его разветвленной кооперации. Это позволяет:
четко распределить ответственность за управление отдельными сферами деятельности организации (комплекса) по всей системе управления снизу доверху;
ориентировать подразделения всех уровней на разработку, выполнение планов и программ функционирования и развития организации (комплекса);
координировать деятельность подразделений одного уровня управления, принадлежащих и не принадлежащих данной организации (комплексу);
усилить роль каждого подразделения и блока подразделений в деятельности объединения, отрасли, углубить их специализацию;
привести в соответствие организационную структуру управления производством со структурой АИВС и с комплексной системой управления качеством продукции и труда;
усилить роль и значимость управленческих и контрольных функций.
Для рассмотрения содержания функций и роли управляющего блока и деятельности организации необходимо представить процесс управления в виде схемы, где отдельные операции управлению по их содержанию и роли в процессе управления сгруппированы в отдельные блоки (рис. 25).
Взаимосвязи блоков установлены, исходя из составляющих их операций, места в циклах управления, по отдельным стадиям: поиск проблем, их решение и реализация решений.
Основная задача подразделений информационного блока управления – обеспечить другие подразделения системы управления необходимыми для реализации их функций данными. Он совместно с системой информационного обеспечения деятельности организации составляет ее информационную систему.
Подразделения информационного блока, входящего в состав блока управления, должны выполнять следующие основные функции:
Осуществлять поиск информации, контролируя действующие в системе программы и выявляя отклонения от них фактической обстановки, передавать отклонения или в блок диспетчерского управления для принятия оперативных (регулирующих) решений, устраняющих отклонения, или в специализированные подразделения для анализа, разработки и принятия решений корректировки действующих программ;
Организация как
система