Состав управленческой документации Состав и реквизиты управленческих документов в составе организационно-распорядительных документов можно выделить:

Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.

Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.

Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Подготовка и оформление основных видов документов

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов учреждения, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

• учредительные документы (устав и договор), составляемые при создании учреждения;

• структура и штатная численность;

• правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонале);

• положение о структурных подразделениях;

• должностные инструкции работникам.

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора учреждения.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора.

Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором.

Должная инструкция

Правовое положение работников учреждения регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должной инструкции состоит из разделов:

“Общие положения” — устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

“Функции” — определяются направления деятельности специалиста.

“Должностные обязанности” — перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста: указывается форма его участия в управленческом процессе — руководит. утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

“Права” — определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

“Ответственность” — устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

“Взаимоотношения. Связи по должности” — перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений — специалистом, занимающем данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором учреждения, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.