2.2. Функциональная характеристика библиотеки

2.2.1. Общее понятие о функционировании библиотеки

Мы охарактеризовали компонентную структуру библиоте­ки, дающую представление о составе элементов, их свойствах и взаимодействии и рассматривающую библиотеку в статике, определяющую ее производственный, ресурсный и информаци­онный потенциалы.

Не менее важной является функциональная характеристика библиотеки. Библиотекам присущи определенные функции, а с понятием "функция" неразрывно связано понятие "функционирование". Функционирование библиотеки — это ее деятельность с целью выполнения своих функций. Не вклады­вая в понятие "функционирование" вполне определенного содер­жания, связанного с процессами, протекающими в библиотеке, невозможно выявить их суть. В процессе функционирования от­дельных элементов библиотеки возникают системообразующие связи. Существенное нарушение или прекращение функциониро­вания тех или иных элементов библиотеки приводит к ее измене­нию, а в отдельных случаях — и к полной деструкции. Таким об­разом, функционирование самым тесным образом связано с целостностью и организацией библиотеки как системы.

Организация библиотеки в любой момент есть результат ее динамики (функционирования и развития), и поэтому стано­вится очевидной взаимозависимость функциональной и струк­турной характеристик библиотеки; тем более, если учесть, что каждый элемент библиотеки в значительной мере определяется с точки зрения его роли в системе, т. е. по выполняемым им функциям. Функциональная структура библиотеки — это со­вокупность взаимоотношений, связанных непосредственно с функционированием каждого элемента библиотеки в направ­лении образования ее системного эффекта.

2.2.2. Основные элементы функционирования библиотеки

2.2.2.1. Внешняя среда и обратная связь.

Выступая как система, процесс функционирования библио­теки включает следующие компоненты (элементы): внешнюю

27

среду, информационные потребности, процесс деятельности, результат деятельности, обратную связь. Любая библиотека не существует сама по себе, она — не автономная система, а со­ставная часть, элемент системы более высокого уровня слож­ности —социально-экономической системы общества, произ­водства, науки, культуры, образования, научно-технической информации. Эти внешние по отношению к библиотеке обра­зования, с которыми библиотека связана сетью коммуникаций, составляют ее среду, выступающую в качестве основы и исход­ного пункта функционирования библиотеки. Внешняя среда, окружающие условия являются тем необходимым фоном, на котором и. при опосредованном участии которого разверты­вается функционирование библиотеки.

Внешняя среда оказывает постоянное воздействие на би­блиотеку, заставляя ее перестраиваться. Под этим воздействи­ем в библиотеке происходят процессы, обеспечивающие вы­полнение ею своих функций, В свою очередь, библиотека через удовлетворение информационных потребностей и использова­ние библиотечных ресурсов оказывает влияние на внешнюю среду, на район библиотечного обслуживания.

В качестве основных объектов внешней среды библиотеки выступают: потребители ее услуг и продукции; учреждения, предприятия и организации, обеспечивающие необходимые условия для деятельности библиотеки (управление, снабжение, финансирование, подготовка кадров и др.): учреждения и ор­ганизации, участвующие вместе с библиотекой в общественном разделении труда (комплектование фондов, обработка изда­ний, создание библиографической и фактографической ин­формации, совместное использование фондов и других масси­вов информации и т. п.); библиотечные и небиблиотечные учреждения, технологически непосредственно не связанные с библиотекой, но изменяющие свою социальную роль и (или) показатели и методы работы при изменении функций, методов работы и (или) показателей деятельности библиотеки (например, вследствие перераспределения задач в системе би­блиотек и органов информации, заимствования передового опыта работы других библиотек и т. п.). Нельзя обеспечить эффективное функционирование библиотеки, игнорируя дру­гие библиотеки региона (идет ли речь о формировании фондов, организации справочного аппарата, обслуживания читателей и т. д.). В неменьшей степени это относится и к организации взаимосвязи библиотеки и органов научной информации.

Полностью обеспечить удовлетворение информационных

28

потребностей специалистов библиотеки могут только во вза­имодействии с органами научно-технической информации.

Однако для этого нужно четкое размежевание функций и тесное сотрудничество. Эффективность функционирования библиотеки наиболее убедительно можно продемонстриро­вать, определив ее роль в той внешней среде, составной частью которой она является. Если библиотека не сумеет показать, как она содействует какому-то социальному процессу (научному, производственному, педагогическому, управленческому и т. д.), протекающему в районе ее деятельности, позиция библиотеки окажется неэффективной. Ценность библиотеки обусловли­вается тем воздействием, которое она оказывает на систему, частью которой является. В связи с этим очень важную роль играет обратная связь. Она может быть положительной и от­рицательной. Обратная связь — основа саморегулирования, развития библиотеки, приспособления ее к меняющимся усло­виям функционирования. Наличие у библиотеки обратной связи говорит о ее динамичности, т. е. способности изменяться (адаптироваться) и развиваться. В настоящее время обратная связь от внешней среды к библиотеке крайне слаба, что вы­нуждает библиотеку опираться в своей работе лишь на количе­ственные данные о ее посещаемости, читательском спросе и книговыдаче. Однако, если библиотека в условиях рыночной экономики хочет сохранить свой потенциал на нужном уровне, такие косвенные показатели оказываются недостаточными. Библиотека должна считать себя ответственной за распро­странение информации в обслуживаемом ею районе (учебном заведении, предприятии, районе, городе и т. д.), а не просто за выдачу книг, и, следовательно, должна вносить свой информа­ционный вклад в осуществление общих целей, стоящих перед районом обслуживания. Из этого следует, что изучение среды, конкретной обстановки, в которой живут, работают, учатся читатели (настоящие и потенциальные), является обязатель­ным условием, без которого немыслим процесс функциониро­вания библиотеки.

2.2.2.2. Процесс деятельности библиотеки

Функционирование библиотеки, т. е. деятельность по соз­данию библиотечных услуг и продукции, представляет собой единый процесс, включающий основную, вспомогательную (обеспечивающую) и управленческую деятельность. Основная деятельность библиотеки есть процесс информационного взаимодействия. Мы имеем дело с процессом взаимодействия

29

между документальным фондом, содержащим определенную информацию и служащим средством удовлетворения опреде­ленных информационных потребностей, читателями, стремя­щимися удовлетворить свои информационные потребности, и библиотекарями, выступающими в качестве посредников и организаторов процесса информационного взаимодействия. В библиотеке складывается определенная (для каждого типа библиотеки своя) система взаимодействия библиотекаря, чита­теля и документа. В небольшой библиотеке это единство на­блюдается в нерасчлененном виде, в крупной библиотеке оно усложняется, происходит дифференциация библиотечной ра­боты по видам: комплектование фонда, обработка изданий. хранение и обеспечение их сохранности, обслуживание читате­лей и абонентов, библиографическая деятельность и др. Би­блиотечный коллектив, таким образом, теряет непосредствен­ную связь с читательским коллективом.

В отличие от основной деятельности результаты вспомога­тельной и управленческой деятельности относятся к категория промежуточных, а не конечных. Они лишь способствуют успешной реализации библиотекой своих основных функций. К вспомогательной деятельности относятся все хозяйственные, производственно-технические, снабженческие и другие процес­сы. Особую роль в функционировании библиотеки играет управление. Оно обеспечивает соединение, взаимодействие и согласованность всех компонентов и подсистем библиотеки как единого целого. Управление библиотекой и библиотечны­ми процессами — коммуникационный процесс, а именно про­цесс обмена информацией, предоставляющей средства для ак­тивного воздействия на элементы библиотеки и библиотеку в целом.

Как только потоки управленческой информации приоста­навливаются, организованная деятельность библиотеки пре­кращается. Организационно-управленческая информация не только является существенным элементом внутреннего функ­ционирования библиотеки, но и играет жизненно важную роль в обмене информацией между библиотекой и внешней средой. Система коммуникации служит средством включения библио­теки в ее внешнюю среду. Роль информационного процесса в управлении библиотекой возрастает в связи с усложнением функций и технологии библиотеки. Управленческая информа­ция в библиотеке должна быть организована. Для этого в би­блиотеке разрабатывается упорядоченная совокупность (перечень, номенклатура) видов организационно-управленческих докумен-

30

тов, устанавливаются порядок их движения и алгоритмы обра­ботки. К информационному обеспечению деятельности библиоте­ки предъявляются определенные требования: информация должна собираться в нужном объеме и своевременно, быть достоверной, полезной и удобной для восприятия и дальнейшего использова­ния.