Режими роботи з Access
Робота з об’єктами бази даних в середовищі Access може відбуватися в двох режимах: проектувальному та експлуатаційному.
У проектувальному режимі можна створювати нові об’єкти бази (наприклад таблиці), задавати їхню структуру, змінювати властивості полів, встановлювати необхідні зв’язки. Для активізації проектувального режиму роботи з об’єктом бази призначені кнопки головного вікна бази даних Конструктор та Создать:
Конструктор – надає доступ до структури обраного об’єкту і дозволяє правити не його вміст (дані), а конструкцію. Якщо це таблиця, то до неї можна додати нові поля або змінювати їхні властивості. Якщо це форма, то можна змінювати/створювати елементи управління.
Создать - використовується для створення нових об’єктів бази.
Експлуатаційний режим призначений для заповнення бази інформацією за допомогою форм, опрацювання даних за допомогою запитів та отримання результатів опрацювання у вигляді результуючих таблиць та звітів. Для активізації експлуатаційного режиму роботи з об’єктом бази призначена кнопка Открыть.
Створення бази даних. Вікно Конструктора таблиць.
При першому відкритті вікна бази даних Access завжди активізує вкладку Таблиці і виводить на екран список режимів створення таблиць:
Створення таблиці в режимі конструктора;
Створення таблиці за допомогою майстра;
Створення таблиці шляхом введення даних
Для створення нової таблиці можна вибрати будь-який з цих режимів. Можна вибрати Майстер таблиць для визначення полів таблиці за допомогою списків зразків таблиць і полів. Для створення довільної таблиці доцільно користуватися режимом Конструктора. Режим Створення таблиці шляхом введення даних використовується, як правило, для редагування і введення даних у вже існуючі таблиці.
Нагадаємо, що таблицею Access є сукупність даних об'єднаних загальною темою. Для кожної сутності призначається окрема таблиця, щоб не було повторень в збережених даних. Таблиці складаються із записів і полів. Кількість полів у записі визначається на стадії проектування таблиці, тому перш ніж створювати таблицю за допомогою програми Access, необхідно чітко уявляти її структуру.
Величина і тип полів визначається користувачем. Необхідно вибирати розміри полів не надто великими, так як при завищених розмірах полів марно витрачається пам'ять БД. Для створення зв'язків між таблицями вони повинні мати ключове поле, тому необхідно призначити ключове поле кожної таблиці.
Для вибору необхідного режиму створення таблиць можна двічі клацнути на один з них в списку режимів, відкриється потрібний режим. Крім того, можна клацнути на піктограмі «Створити» у вікні БД, відкриється вікно діалогу «Нова таблиця», і в ньому вибрати необхідний режим створення таблиці.
При виборі режиму Майстер таблиць відкриється вікно «Створення таблиць», в якому за допомогою зразків таблиць і полів легко сформувати поля нової таблиці.
Але якщо у вікні «Створення таблиць» немає необхідного зразка таблиці, то необхідно вибрати режим Конструктора, відкриється вікно Конструктора таблиць
Склад (структура) таблиці визначається в області проекту таблиці, яка складається з трьох колонок:
Ім'я поля;
Тип даних;
Опис.
Типи даних необхідно вибрати із списку:
Текстовий - алфавітно-цифрові дані (до 255 байт)
Поле МЕМО - довгий текст або числа, наприклад, примітки або описи (до 64000 байт)
Числовий - текст або комбінація тексту і чисел (зберігає 1, 2, 4 або 8 байтів)
Дата / час - дати і час (8 байт)
Грошовий - використовується для грошових значень (зберігає 8 байтів)
Лічильник - автоматична вставка унікальних послідовних (збільшуються на 1) або випадкових чисел при додаванні запису (4 байта)
Логічний - дані, що приймають тільки одне з двох можливих значень, наприклад, «Так / Ні» (1 біт)
Поле об'єкту OLE - для вставки наступних об'єктів: малюнки, картинки, діаграми і т.д. (До 1 Гбайта)
Гіперпосилання - адресу посилання на файл на автономному комп'ютері або в мережі (зберігає до 64 000 знаків)
Майстер підстановок - створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або зі списку значень, використовуючи поле зі списком. При виборі даного параметра в списку типів даних запускається майстер для автоматичного визначення цього поля.
В області «Властивості поля» призначають властивості для кожного поля (наприклад, розмір, формат, індексовані поле і т.д.). При створенні структури таблиці в першу колонку вводять Ім'я поля, потім необхідно натиснути клавішу Enter і вибрати тип даних (за умовчанням Access призначає тип даних, якщо цей тип даних не підходить, то виберіть самостійно зі списку,). Потім введіть в третю колонку опис поля.
Нижня частина вікна формування структури таблиці називається Свойства поля і дозволяє для кожного заданого поля описувати ще його додаткові властивості, а саме: Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке, Обязательное поле, Пустые строки, Индексированное поле.
Для вибору розміру поля текстового типу необхідно в рядку Размер поля вказати максимальну кількість символів для збереження у даному полі (число від 1 до 255).
Властивість Формат поля задається шляхом вибору стандартних форматів зі списку, який доступний у другому стовпчику нижньої частини вікна Свойства поля.
Властивість Маска ввода дозволяє для текстового, числового, грошового типів даних, а також типу Дата/час вводити дані з відповідними розділовими символами згідно прийнятих правил. Символи, які використовуються для задання маски вводу, наведені нижче.
Символ |
Опис |
0 |
Цифра (від 0 до 9, введення обов'язкове; символи плюс [+] і мінус [-] не допускаються). |
9 |
Цифра чи пробіл (введення не обов'язкове; символи плюс і мінус не допускаються). |
# |
Цифра чи пробіл (введення не обов'язкове; порожні символи перетворяться в пропуски, допускаються символи плюс і мінус). |
L |
Буква (від A до Z чи від А до Я, введення обов'язкове). |
? |
Буква (від A до Z чи від А до Я, введення не обов'язкове). |
A |
Буква або цифра (введення обов'язкове). |
a |
Буква чи цифра (введення необов'язкове). |
& |
Будь-який символ чи пробіл (введення обов'язкове). |
C |
Будь-який символ чи пробіл (введення необов'язкове). |
. , : ; - / |
Десятковий роздільник і роздільники тисяч, значень дат і часу. (Відображуваний символ залежить від параметрів мови і стандартів панелі управління Windows.) |
< |
Вказує на необхідність переведення усіх наступних символів у нижній регістр. |
> |
Вказує на необхідність переведення усіх наступних символів у верхній регістр. |
! |
Вказує на необхідність заповнення маски вводу праворуч-ліворуч, а не ліворуч-праворуч. Заповнення маски символами завжди відбувається ліворуч-праворуч. Знак оклику в масці введення можна поміщати в будь-яку позицію. |
\ |
Вказує на необхідність введення будь-якого наступного символу як текстову константу. Використовується для відображення всіх перерахованих у даній таблиці символів як текстових констант (наприклад, \A виводиться як символ «A»). |
Наприклад, для задання короткого формату дати можна використати маску 99:99:99. Для введення грошових сум в рублях можна використати маску вводу 000000,00”руб”. Для запису номера студентського квитка можна використати маску вводу L00000.
Заповнення рядка Значение по умолчанию дозволяє вказати значення поля таблиці, яке буде вводитися автоматично якщо користувач не ввів іншої інформації. Наприклад, для введення поточного часу в відповідному полі потрібно ввести вираз Time().
Рядок Условие на значение використовується для контролю інформації, що вводиться в таблицю. Ці умови задаються у вигляді логічних виразів. Інформація буде введена лише в тому випадку, якщо логічний вираз поверне Істину. Логічні вирази можуть включати такі оператори:
< Менше ніж
<= Менше або рівне
Більше ніж
>= Більше або рівне
= Рівне
Нерівне