Виды простых деловых писем:

1. письмо-просьба содержит просьбу о какой-либо информации или каких-либо действиях: «Обращаемся (к Вам) с просьбой»; «Прошу Вас»; «Мы просили бы Вас»; «Не могли бы Вы»; «Мы будем благодарны, если Вы сможете»; «Мы хотели бы»; «Желательно было бы» // «прислать», «выслать», «направить», «сообщить», «подтвердить», «получить», «ознакомиться с»; «Сообщите (нам), пожалуйста»; «Ссылаясь на Ваше письмо от»; «В соответствии с нашей договоренностью»; «На основании нашего телефонного разговора» // «просим»;

2. письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес: «Извещаем», «уведомляем», «информируем», «сообщаем»; «Ставим Вас в известность», «доводим до Вашего сведения»; «Нам приятно сообщить» // «что»; «В ответ на Ваше письмо»; «В дополнение к нашему письму»; «В продолжение телефонного разговора» // «извещаем», «сообщаем», «информируем», «уведомляем» // «что»;

3. письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие: «Приглашаем (Вас)», «имеем честь пригласить Вас на…», «посетить», «принять участие в»; «Мы будем (Вам) благодарны», «признательны», «обязаны», «если Вы сможете посетить», «принять участие в»;

4. письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо: «Благодарим (Вас)»; «Мы признательны Вам»; «Выражаем благодарность»; «Заранее благодарим (Вас)» // «за», «за то, что»; «Выражая благодарность за Ваше письмо от… сообщаем, что…»; «Мы получили Ваш факс от…, за который (Вас) благодарим», «(Вам) очень благодарны», «признательны»;

5. сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо каких-либо материалов и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами: «Направляем», «посылаем», «высылаем (Вам)»; «Мы рады направить», «послать», «выслать (Вам)»; «Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма №… от… и направляем», «посылаем», «высылаем (Вам)»; «В ответ на Ваш запрос»; «В соответствии с нашей договоренностью»;

6. письмо-подтверждение содержит подтверждение получения чего-либо: («С благодарностью) подтверждаем получение»; «Благодарим за письмо от… №…»; «Ваши документы нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность»; «Мы подтверждаем действие»; «В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от… №…».

Виды контрактных документов:

1. ответ на запрос – коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и / или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг, - формулируется в зависимости от конкретной ситуации, т.е. от степени возможности и готовности экспортера (продавца) удовлетворить пожелание импортера (покупателя): «Благодарим Вас за запрос от…»; "К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время сделать Вам конкретное предложение на поставку…»; «Мы приняли к рассмотрению Ваш запрос и дадим на него ответ в ближайшее время»;

2. предложение (оферта) – коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий (наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки): «Благодарим (Вас) за запрос от… и сообщаем, что можем предложить Вам…»; «Мы можем предложить Вам…»; «Ссылаясь на предварительные переговоры», «Зная Вас как надежного партнера, мы (с удовольствием) предлагаем Вам, мы могли бы…»;

3. ответ на предложение: «Благодарим за Ваше предложение… и сообщаем, что…»; «Подтверждаем получение Вашего предложения от… на… и информируем Вас…»;

4. контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг), подписанный продавцом и покупателем: номер контракта, место и дата его заключения, наименование сторон, предмет контракта, качество товара, цена, место и сроки поставки, требования к маркировке и упаковке, условия и порядок платежа, условия сдачи и приемки товара, транспортные условия, гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий, арбитраж, представление в случае необходимости технической документации, юридические адреса сторон, подписи продавца и покупателя;

5. рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков: «Мы официально заявляем Вам»; «К (нашему большому) сожалению, сообщаем Вам, что…»; «Мы должны поставить Вас в известность»; «Мы вынуждены сообщить Вам»;

6. ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашей рекламации №… от… В удовлетворение Вашей претензии…»; «Ваша рекламация №… от… получена и принята к рассмотрению» (В.И.Максимов).