8.2. Делегування, відповідальність та повноваження

Повноваження об'єднують вище керiвництво з нижчими рiвнями пра­цю­ючих i забезпечують можливiсть розподiлу та координування завдань. Засобом, за допомогою якого керiвництво встановлює стосунки мiж рiвнями повноважень, є делегування. Органiзацiйний процес неможливо зрозумiти без попереднього розгляду делегування та пов'язаних з ним повноважень і вiдповiдальностi.

Делегування – це передавання завдань і повноважень особi, яка бере на себе вiдповiдальнiсть за їх виконання. Делегування є засобом, за допомогою якого керiвництво розподiляє серед спiвробiтникiв численнi завдання, якi повиннi виконуватись для досягнення мети органiзацiї. Якщо завдання не делегується iншим працiвникам, керiвник змушений виконувати його сам. Тому делегування – це акт, який перетворює людину в керiвника.

Вiдповiдальнiсть – це зобов'язання виконувати поставленi завдання та відповідати за їх позитивне вирішення. Фактично, iндивiд укладає контракт з органiзацiєю на виконання певних завдань в обмiн на отримання визна­че­ної винагороди. Вiдповiдальнiсть означає, що працiвник вiдповiдає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Делегування реалізується лише у випадку прийняття повноважень, i власне вiдповiдальнiсть не може бути делегована. Керiвник не може розме­жо­ву­вати вiдповiдальнiсть, передаючи її пiдлеглим. Хоча особа, на яку покладена вiдповiдальнiсть за вирiшення певного завдання, не повинна виконувати його особисто, вона залишається вiдповiдальною за якiсне завершення роботи.

Повноваження – це обмежене право використовувати ресурси органiзацiї та спрямовувати зусилля деяких її працiвникiв на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посадi, а не iндивiду, який займає її в даний мо­мент. В органiзацiї межi повноважень визначаються полiтикою, процедурами, правилами та посадовими iнструкцiями, якi викладаються письмово або пе­ре­даються пiдлеглому усно. Межi повноважень розширюються у напряму бiльш високих рiвнiв управлiння органiзацiєю. Бiльша частина повноважень керiвника визначається традицiями, культурними стереотипами та звичаями суспiльства, в якому органiзацiя функцiонує. Люди пiдкоряються наказам ке­рiв­ника частково тому, що це визначається як соцiально прийнятна поведiнка. Цi фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з iншого, – пiдтри­му­ють їх. Керiвники не можуть делегувати повноваження, якi суперечать зако­нам або культурним цiнностям, в крайньому разi, на тривалий термiн.

Повноваження та владу частково ототожнюють. Повноваження визнача­ють­ся як делеговане, обмежене, притаманне данiй посадi право використо­ву­ва­ти ресурси органiзацiї. На вiдмiну вiд цього, влада – це реальна здат­нiсть дiяти або можливiсть впливати на ситуацiю (тобто, можна мати владу, не маючи повноважень). Iншими словами, повноваження визначають, що особа, яка займає певну посаду, має право робити. Влада визначає, що вона дiйсно може робити. Способи використання влади можуть позитивно або негативно вплинути на органiзацiю.

Розрiзняють два типи повноважень: лiнiйнi та апаратнi (штабнi).

Лiнiйнi повноваження – це повноваження, якi передаються безпосеред­ньо вiд керiвника пiдлеглому i далi iншим пiдлеглим. Саме лiнiйнi повно­ва­жен­ня надають керiвниковi законну владу для спрямування своїх безпосереднiх пiдлеглих на досягнення поставленої мети. Керiвник, що володiє лiнiйними повноваженнями, має також право приймати певнi рiшення i дiяти у пев­них питаннях без узгодження з iншими керiвниками у встановлених орга­нiза­цiєю, законом або звичаєм межах.

Делегування лiнiйних повноважень створює iєрархiю рiвнiв управлiння. Про­цес створення iєрархiї називається скалярним процесом. Однак в бага­тьох ситуацiях лiнiйнi повноваження не можуть забезпечити потреб органiзацiї. Це пояснюється кількiстю та рiзноманiтнiстю функцiй, якi виконує адмi­нi­стра­тивний апарат в сучасних органiзацiях. Враховуючи особливостi цих функцiй, видiляють три типи штабного апарату:

• консультативний апарат (спецiалiсти, залученi на постiйнiй або тим­ча­совiй основi для консультування лiнiйного керiвництва);

• обслуговуючий апарат (напр., вiддiл кадрiв, матерiально-технiчне поста­чання, маркетинговi дослiдження, планування тощо);

• особистий апарат (рiзновид обслуговуючого апарату, який формується прийняттям на роботу секретаря або помiчника).

Основнi види штабних повноважень:

1. рекомендацiйнi повноваження (апаратнi повноваження зводяться до ре­ко­­мендацiйних, тобто передбачається, що лiнiйне керiвництво буде звер­та­тися за консультацiями при виникненні потреб у знаннях консульта­тив­ного апарату; однак лiнiйнi керiвники не зобов'язанi так поступати, вони можуть вирiшити проблему на свiй розсуд, навiть не ставлячи апа­рат до вiдома);

2. обов'язковi узгодження (оскiльки апарат може вiдчувати труднощi у спiл­куваннi з лiнiйним керiвництвом, фiрма часом розширює повноваження апа­рату до обов'язкових узгоджень з ним певних рiшень; у цьому ви­пад­ку лiнiйне керiвництво повинно обговорити вiдповiднi ситуацiї зi штабним апа­ратом, перш нiж дiяти або подавати пропозицiї вищому керiвництву, однак лiнiйнi керiвники не зобов'язанi дотримуватися рекомендацiй апа­ра­ту);

3. паралельнi повноваження (вище керiвництво може розширити обсяг пов­но­важень апарату, надаючи йому право вiдхиляти рiшення лiнiйного ке­рiв­ництва; метою паралельних повноважень є встановлення системи кон­тро­лю для урiвноважування влади та попередження грубих помилок);

4. функцiональнi повноваження (апарат, що має функцiональнi повно­ва­жен­ня, може запропонувати чи заборонити певнi дiї в межах своєї ком­пе­тенцiї; по сутi, лiнiйнi повноваження президента органiзацiї реалiзуються через апарат, даючи йому право дiяти в певних питаннях, i, таким чи­ном, функцiональнi повноваження усувають рiзницю мiж лiнiйними та штаб­ни­ми обов'язками для всiх практичних цiлей);

5. лiнiйнi повноваження всерединi апарату (у крупних органiзацiях ад­мi­нiстративний апарат може складатися з великої кiлькостi людей i бути пiдроздiлом з бiльш нiж одним рiвнем управлiння; отже, сам штабний апа­рат має лiнiйну органiзацiю та звичайний ланцюг команд, i менеджери у цiй iєрархiї надiленi лiнiйними повноваженнями стосовно своїх пiдлеглих).

Отже, керiвництво повинно вирiшити, лiнiйним чи апаратним буде певний вид дiяльностi. Рiшення повинно базуватися на грунтовності внеску цього виду дiяльностi у досягнення загальної мети. Однак розглядати апаратно-штабну дiяльнiсть як несуттєву для досягнення мети недопустимо. Всi види дiяльностi повиннi полегшувати досягнення мети. Якщо певний вид дiяль­нос­тi цьому не сприяє, його слiд усунути, а не переводити до розряду апаратно-штаб­них. Отже, питання не в тому, чи є внесок, а в тому, наскільки безпо­серед­ньо вiн стосується мiсiї органiзацiї.