Тема 8 процес менеджмент у та його складові Тема 8

ФУНКЦІЯ організації діяльності

8.1. Зміст організаційної функції в менеджменті

Термiн "органiзацiя" вважається одним з найуживаніших. Він вико­ри­сто­вується в таких значеннях:

• як система, i зокрема, як система управлiння, що розглядається як єди­ний органiзм;

• як стадiя процесу управлiння, призначена для створення нової, або ре­органiзацiї чи лiквiдацiї дiючої системи;

• як господарюючий суб'єкт тощо.

У широкому розумiннi, термiн "органiзацiя" означає певний порядок, а пiдвищення рiвня органiзованостi – впорядкування. Досягнутий порядок можна визнати повним, якщо в ньому знайшли практичне втiлення чотири аспекти впорядкованостi, якi виходять з того, що визначенi:

а) межi системи, тобто встановлено, скiльки та які системоутворюючі оди­ниці вона охоплює;

б) змiннi, якi характеризують одиницi, що утворюють систему;

в) встановленнi допустимi спiввiдношення мiж можливими кiлькiсними зна­ченнями змiнних шляхом накладання обмежень на кожну з них;

г) спосiб дiї кожної одиницi i схема їх взаємодiї.

Сучаснi крупнi фiрми – це нацiональнi та багатонаціональні компанії, якi вкладають капiтали в рiзнi галузi i мають підприємства в багатьох країнах свiту. У складi крупних фiрм є десятки наукових лабораторiй, складна система матерiально-технiчного постачання та збуту, яка охоплює багато агентiв, пiдприємства технiчного обслуговування тощо. Для ефективного функцiону­ван­ня таких фiрм необхiднi, перш за все, досконалi внутрiшнi зв'язки. Об'єд­нання рiзних частин фiрми в єдине цiле забезпечується органiзацiйною функцією менеджменту.

Системний пiдхiд у менеджментi розглядає органiзацiю як множину взаємо­зв’язаних і певним чином упорядкованих компонентів, що забезпечує цілісність організації та її стосунки із зовнішнім середовищем.

Поняття “організація” охоплює такі взаємопов’язані елементи:

• мету, завдання;

• групування завдань для визначення видів робіт;

• групування видів робіт у відповідних підрозділах згідно з метою організації;

• делегування повноважень, розподіл відповідальності й визначення кількості рівнів в ієрархії управління;

• створення організаційного клімату, який спонукає працівників активно працювати для досягнення мети організації;

• проектування системи комунікацій, здатної забезпечити прийняття ефек­тивних рішень, їх контролю та координації;

• побудова єдиної організаційної системи, що забезпечує внутрішнє узгод­жен­ня всіх елементів організації, адаптацію до змін зовнішнього середовища.

Склад організаційних функцій передбачає три основні фази, кожна з яких, в свою чергу, теж складається з трьох етапів (табл. 8.1.): ⁷⁹

Таблиця 8.1

Фази організаційного процесу

№ п/п	Основні фази організаційного процесу	Функції, що здійснюються в межах кожної фази
11	Фаза почину (ініціювання) бере початок від першого задуму організації до ста­дії ре­ального формування апарату орга­ні­зації	а) визначення завдань організації; б) визначення способів їх вирішення; в) забезпечення здійснення.
22	Фаза облаштування (координації) три­ває від початку формування до поточної діяльності	а) визначення системи необхідних видів діяльності; б) визначення складу виконавців; в) забезпечення стимулювання виконавців.
33	Фаза розпорядча (адміністрування) здій­снюється у сформованому апараті за ви­значеними напрямами як поточне керів­ниц­тво діяльністю організації	а) делегування повноважень та обо­в’язків; б) визначення змісту розпоряджень; в) забезпечення виконання розпоряд­жень.

Закони органiзацiї недостатньо розглядаються при вивченнi предмета i змiсту теорiї органiзацiї, хоча дослiдження в галузi органiзацiї мають прiоритетне зна­чення для обгрунтування розробок у сферi управлiння. Коротко розглянемо основний закон органiзацiї – закон синергiї.

Система є такою (а не випадковою сукупнiстю розрiзнених елементiв), коли вона органiзована, тобто є такою сукупнiстю, у якiй визначенi мiсце, значення та зв'язки кожного елемента. Органiзацiя ж як система є не просто такою, а вiдносно вiдокремленою системою, тобто має необхiдний для само­стiй­ного iснування набiр утворюючих елементiв (пiдсистем, ланок). У добре органiзованих системах кожний елемент (як частина) необхiдний для пiдтри­мування та функцiонування цiлого i поза ним (цiлим) iснувати не може. Iншими словами, частина необхiдна для iснування цiлого, а цiле необхiдне для iснування частини.

Основний закон органiзацiї – закон синергiї – полягає у тому, що су­ма властивостей (потенцiалiв, енергiї, якостей) органiзованого цiлого перевищує "арифметичну" суму властивостей елементiв – складникiв даного цiлого.

Абстрактно закон синергiї можна подати так:

(8.1)

за умови, що , ,
де	потенціал системи А ;
	і-й елемент системи А ;
	потенціал і-го елемента.

Ефект синергiї виникає за рахунок взаємної спiвучастi, взаємодiї елементiв, якi знаходяться в межах цiлого. Цей закон має рiзне практичне вико­рис­тан­ня (наприклад, при формуваннi корпоративних стратегiй).

У даний час теорiя органiзацiї перебуває у стадiї становлення, але най­час­тi­ше (крiм закону синергiї) згадуються такi закони:

• закон єдностi аналiзу-синтезу (процеси спецiалiзацiї, диференцiацiї, з одного боку, доповнюється протилежними процесами iнтеграцiї, унiвер­са­лiзацiї, з iншого боку);

• закон пропорцiйностi (необхiднiсть певного спiввiдношення мiж час­ти­нами цiлого);

• закон композицiї (мета дiяльностi пiдсистеми одночасно є однiєю з пiд­цiлей дiяльностi системи);

• закон самозбереження (кожна реальна фiзична чи матерiальна система прагне зберегти себе як цiлiсне утворення i економнiше витрачати свiй ресурс);

• закон органiзованостi-iнформованостi (у системi не може бути бiльше порядку, нiж iнформацiї);

• закон онтогенезу (кожна органiзацiя проходить у своєму розвитку такi фази життєвого циклу: становлення, розквiт, згасання).

Органiзацiя як функцiя менеджменту – це процес створення структури пiдприємства, яка дає можливiсть людям ефективно працювати разом для до­сягнення спiльної мети. Отже, попередньою умовою для створення струк­ту­­ри пiдприємства є формування стратегiї, а основна мета органiза­цiй­ної функцiї в менеджментi – забезпечити перехiд вiд стратегiї до структури.

Органiзацiйну функцiю часто розглядають як процес розподiлу обов'язкiв і координацiю зусиль персоналу для забезпечення максимальної продук­тив­нос­тi у досягненнi наперед визначеної мети дiяльностi.

Є декiлька аспектiв органiзацiйної функцiї:

1. взаємостосунки повноважень, якi об'єднують вище керiвництво з ниж­чи­ми рiвнями працюючих і забезпечують можливiсть розподiлу та ко­ор­ди­нацiї завдань;

2. створення системи управлiння, тобто створення об'єктiв управлiння (ке­ро­ваних систем), суб'єктiв управлiння (керуючих систем) і встанов­лен­ня зв'язкiв мiж ними;

3. вдосконалення системи управлiння.

Практичним результатом виконання органiзацiйної функцiї є:

• затвердження структури виробництва, структури органiв управлiння, схеми взаємозв'язкiв мiж пiдроздiлами;

• регламентацiя функцiй, пiдфункцiй, робiт i операцiй, встановлення прав й обов'язкiв органiв управлiння та службових осiб;

• затвердження положень, iнструкцiй;

• пiдбiр, розстановка кадрiв i формування штатiв працiвникiв у керуючiй та керованiй системах.