Деловая переписка

Деловая переписка - обобщенное название различных по содер­жанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запро­сы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сооб­щения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо - это корреспонденция, на­правленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в ка­честве юридического лица. К такой, корреспонденции относятся ком­мерческие, дипломатические и другие письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени част­ного лица либо организации частному лицу. Деловая переписка сохра­няет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые сглаживают ее канцелярский характер.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому по­добные виды письменного общения.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на дело­вой прием, поздравление с юбилейной датой и др.

Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение мо­жет быть сделано обязательно от руки; например, выражение соболез­нования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с по­вышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

• поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосоче­тания, получения нового служебного назначения, по случаю выигран­ного конкурса и т. п.);

• соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);

• выражение благодарности за прием (на следующий день), за по­дарок, за поздравления (лучше от руки);

- в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуваже­нии к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Общие требования к написанию деловых писем:

• Бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

• Желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами.

• Деловое письмо должно быть написано четко, фразы - лег­ко читаться, нежелательно большое количество причастных и дее­причастных оборотов, недопустимы назывные предложения, ри­торические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи.

• Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторон­них фраз.

• Письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше вое при ни мается.

• Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены один от другого.

• Грамматика, орфография и лексика - безупречны.

Таким образом, деловые отношения складываются по поводу какого-либо дела и реализуются в процессе делового общения.

Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформаль­ного) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, кото­рые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем пре­кратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое обще­ние можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосред­ственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

Деловое общение реализуется в следующих основных формах: де­ловая беседа; деловые переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

12