Лекция: «Основные формы делового общения»

Деловое общение реализуется в следующих основных формах: деловая беседа; деловые переговоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

Деловая беседа

Практика деловых отношений показывает, что в решении про­блем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяе­мой.

Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопре­деленно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отноше­ниями.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих орга­низаций и фирм для установления деловых отношений, разреше­ния деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую един­ственной возможностью убедить собеседника в обоснованности ва­шей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.

Функций деловой беседы. К их числу относятся:

- взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабо­чих идей и замыслов;

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

- поддержание деловых контактов;

- стимулирование деловой активности.

Но важен не только чисто прагматический эффект беседы. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений.

Основными этапами деловой беседы являются:

1. Подготовительные мероприятия.

2. Начало беседы.

3. Информирование присутствующих и аргументирование выдвигаемых положений.

4. Завершение беседы.

Итак, деловая беседа – передача информации или обмен ею и мнениями по определённым вопросам или проблемам.

Деловые переговоры

У большинства людей термин «переговоры» ассоциируется с ситуациями, относящимися к сфере бизнеса или дипломатических контактов. Однако если задуматься, то правильнее будет рас­сматривать переговоры как «стиль поведения, с которым мы сталкиваемся и используем сами каждый день». Поэтому во многих исследованиях, посвященных анализу переговорного процесса, понятие «переговоры» используется для характеристики любого процесса общения, в рамках которого люди пытаются согласовать какие-либо действия, договориться о чем-либо, решить спорные вопросы.

Переговоры как форма социального взаимодействия. Перегово­ры как особая форма социального взаимодействия имеют давнюю историю. Люди испокон веков ведут переговоры, заключая торговую сделку или завершая войну мирным соглашением, договариваясь о раз­деле имущества или собирая караван кораблей на поиски новых не­изведанных земель. Однако объектом широкого научного исследова­ния переговоры становятся лишь во второй половине XX в., когда искусству их ведения стали уделять особое внимание.

Несомненно, что переговоры - неотъемлемая часть деловых кон­тактов. И их успех зависит не только от хорошего знания предмета обсуждения, но и от владения техникой ведения переговоров, которая вряд ли может быть представлена в вице некоего исчерпывающего на­бора готовых рецептов. Чтобы грамотно и уверенно вести переговоры, важно понимать, в чем состоит их специфика, какие цели ставят перед собой участники, какова общая модель переговорного процесса.

Необходимо учитывать и тот факт, что переговоры, имеющие место как в рамках сотрудничества, так и в условиях конфликта, обязатель­но предполагают общение участников. Следовательно, переговорный процесс включает перцептивную, коммуникативную и интерактив­ную стороны (общение как восприятие, обмен информацией и вза­имодействие)

Пренебре­жительное отношение участников к любой из этих сторон переговоров создает дополнительные препятствия на пути к достижению соглаше­ния. Например, при первом контакте одному из участников переговоров достаточно равнодушно ответить на приветствие другого, а садясь за стол, развалиться в кресле и с мрачным видом устремить взгляд поверх головы собеседника, чтобы поставить под сомнение успех переговорного процесса в целом.

Особенности переговоров. Переговоры как одна из разновидностей общения имеют ряд отличительных особенностей.

Важная особенность переговоров состоит в том, что они ведутся в условиях ситуации с разнородными интересами сторон, т.е. их инте­ресы не являются абсолютно идентичными или абсолютно противоположными. Обратимся к следующему примеру. В составе делегации фирмы, формируемой для деловой поездки, скажем, в США, есть одно вакантное место. На него претендуют двое. Но один из сотруд­ников стремится попасть в состав делегации потому, что для него это возможность лишний раз встретиться с братом, проживающим в США. Другой же рассматривает включение в состав делегации как призна­ние его профессионализма, высокую оценку его деятельности, знак благожелательного отношения руководства фирмы. Есть и то, что объединяет оппонентов: они связаны совместной деятельностью и не планируют менять место работы.

Сложное сочетание многообразных интересов делает участников переговоров взаимозависимыми. В этом заключается еще одна особен­ность переговорного процесса. Его участники ограничены в своих воз­можностях односторонним путем реализовать собственные интересы. Вернемся к приведенному выше примеру. Если кто-то из оппонентов решил, добиваясь цели, воспользоваться имеющимися каналами влия­ния на руководство фирмы, то это вызовет обострение отношений с коллегой, ухудшение морально-психологического климата в группе и может привести к конфликту. И чем больше стороны зависят друг от друга, тем важнее для них договориться путем переговоров.

Взаимозависимость участников переговоров позволяет гово­рить о том, что их усилия направлены на совместный поиск реше­ния проблемы.

Итак, переговоры в деловом общении - это процесс взаимодей­ствия сторон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения.