7.2. Практичні завдання та Методичні вказівки до теми 3 «Робота в ms Access 2002 зі створення бд»
За варіантом індивідуального завдання (додаток 1) та на основі результатів виконання практичних робіт до теми №2 розробити структуру БД у вигляді інфологічної та концептуальної моделей.
Використовуючи методичні вказівки, реалізувати розроблений проект БД в MS Access 2002 та побудувати необхідні таблиці, форми, запити і звіти.
Методичні вказівки для виконання завдання
Запустити СУБД. Після запуску MS Access головне вікно програми виглядатиме приблизно так, як показано на рис. 7.1.
На панелях інструментів можуть відображатися як загальні команди для всіх компонентів (робота з буфером обміну, друк і т. д.), так і специфічні операції для певних умов.
Способи створення бази даних.
Як видно з вікна створення бази (див. рис. 7.3), нову базу можна створити декількома способами:
створення порожньої бази даних з подальшим ручним заповненням;
створення бази шляхом копіювання даних з наявної бази;
створення за допомогою шаблону.
Розглянемо стисло ці варіанти.
Створення нової бази з існуючого файлу.
Це найпростіший спосіб створення БД. Для створення нової бази необхідно лише вказати ім'я існуючого файлу.
При цьому всі дані існуючої бази будуть просто скопійовані в нову базу і при необхідності перетворені в новий формат.
Рис. 7.1. Головне вікно програми MS Access 2002
Створення нової бази за допомогою шаблону.
У стандартному постачанні MS Access 2002 є десять загальних шаблонів, призначених для створення найпоширеніших видів баз даних. Додаткові шаблони можна викачати з сайту фірми Microsoft прямо з програми за допомогою вибору пункту меню Шаблони на Microsoft.com. Після вибору пункту Загальні шаблони у вікні створення бази даних з'явиться вікно, представлене на рис. 7.2.
Для прикладу виберемо шаблон Проекти. Після запиту на створення файлу - натиснути "OK", з'явиться вікно "Файл нової БД". Необхідно вказати ім'я БД і натиснути "OK", з'явиться майстер створення бази даних.
Перше вікно майстра представляє зміст майбутньої бази. Просто прочитаємо інформацію, що міститься там, і натиснемо кнопку Далі. Наступне вікно показує дані про майбутні таблиці і пропонує додати або прибрати додаткові поля. Деякі поля таблиць є обов'язковими, і, при спробі видалення, буде видано повідомлення про відмову. У наступних двох вікнах пропонується вибрати вид оформлення екрану і звіту для друку. Далі пропонується дати назву базі і запустити її після створення. Після натиснення кнопки Готово будуть створені всі необхідні таблиці, запити, форми і звіти. База готова до роботи. Аналогічні операції можна провести і з іншими шаблонами.
Створення порожньої бази даних.
Для створення нової бази даних виберемо пункт Нова база даних в розділі Створення. Після запиту на збереження вікно бази буде виглядати так, як це показано на рис. 7.3.
Рис. 7.2. Загальні шаблони для створення нової бази даних
Для створення бази даних ручним способом розглянемо спрощену ER-діаграму обліку надходження/видачі матеріальних цінностей на складі, в яку мінімально повинні входити таблиці Надходження і Витрати, структура яких представлена в таблицях 3.4 і 3.5 теоретичної частини.
Рис. 7.3. Вікно нової бази даних
Тепер можна приступити до створення таблиць, форм і звітів.
Створення таблиць.
Доступ до таблиць здійснюється вибором розділу Таблиці, а потім натисненням кнопки з однойменною назвою у вікні бази даних.
Нову таблицю можна створити трьома способами: у режимі конструктора; за допомогою майстра; шляхом введення даних.
Створення нової таблиці в режимі конструктора.
Створення таблиці в режимі конструктора є по суті ручним введенням всіх даних про таблицю. Виберемо пункт Створення таблиці в режимі конструктора в розділі Таблиці бази даних і запустимо його подвійним клацанням миші. На екрані з'явиться вікно конструктора, показане на рис. 7.4.
Введемо поля таблиці Nadchod в рядки вікна конструктора і вкажемо їх тип і опис. За умовчанням тип даних для нового поля - текстовий. Для його зміни досить вибрати потрібний тип із списку, що розкривається, в даному осередку. Для створення первинного ключа виберемо рядок з потрібним полем, натиснемо праву кнопку миші і виберемо пункт Ключове Поле з випадного меню. Зліва від рядка повинен з'явитися значок ключа. Саме так позначаються первинні ключі в MS Access. Нижче таблиці полів у вікні конструктора знаходиться панель властивостей поточного поля. Більшість властивостей зрозуміла з назви. Введемо в осередок Підпис докладнішу назва кожного поля. Тепер ці дані відображатимуться у формах і звітах замість імен полів.
Рис. 7.4. Створення таблиці в режимі конструктора
Після введення всіх даних закриємо вікно конструктора і на запит про збереження відповімо позитивно. У вікні введення імені таблиці, що з'явилося, наберемо Nadchod. Створена таблиця повинна з'явитися в поточному розділі. Аналогічно створимо таблицю Wytraty.
Створення таблиць за допомогою майстра.
Майстер для створення таблиць застосовується для швидкого і зручного створення поширених таблиць. Для створення нової таблиці двічі клацнемо мишею на відповідному пункті розділу Таблиці. У вікні (рис.7.5), що з'явилося, виберемо таблицю Товары. Із списку полів виберемо поля, приведені на малюнку, і натиснемо Далі. У наступному вікні майстра змінимо назву таблиці на Nadchod і виберемо спосіб самостійного визначення первинного ключа. Далі виберемо поле КодТовара як ключ і задамо Числа, що вводяться користувачем як спосіб введення даних в ключове поле. Вікно створення зв'язків в майстрі залишимо без змін і в останньому вікні виберемо пункт Змінити структуру таблиці.
Після натиснення Готово з'явиться конструктор таблиць, де слід змінити назву поля Кодтовара на номенкл, ОписаниеТовара на товар, НаСкладе на склад, Заказано на количество, Минимальный Запас на сумма і ввести описи полів.
Рис. 7.5. Майстер створення таблиць
Створення зв'язків між таблицями. Access володіє гнучким і зручним візуальним засобом створення і редагування зв'язків між таблицями. Для його активації виберемо Головне меню | Сервіс | Схема Даних. Додамо у вікно, що відкрилося, всі наявні таблиці.
Для організації зв'язку між таблицями Nadchod і Wytrаty, клацнемо мишею на полі номенкл таблиці Nadchod і перетягнемо його на поле з тією ж назвою таблиці Wytrаty. З'явиться вікно зміни зв'язків. У центральній таблиці вказані поля головної і зв'язаної таблиць. Встановимо прапорець Забезпечення цілісності даних, що означає жорсткий зв'язок між таблицями, і прапорці каскадного видалення і оновлення даних.
Аналогічно можна зв'язати решту таблиць бази даних. В результаті повинна появитись схема бази даних, яка представлена на рис.7.6. Закриємо вікно і збережемо всі зміни.
Рис. 7.6. Схема бази даних
Створені зв'язки можна перевірити тестовим введенням даних. При введенні перших даних в головну таблицю зліва з'явиться поле з хрестиком в центрі. Натиснувши на нього, можна вводити дані в підлеглу таблицю. При видаленні запису в головній таблиці видаляться і всі зв'язані записи підлеглих таблиць.
Створення запитів.
Запити є головним інструментом управління базами даних. У Access для створення запитів зручно використовувати візуальні засоби. Робота в них здійснюється завданням зразків значень в шаблоні запиту, що передбачає той тип доступу до бази даних, який потрібен в даний момент. Для відображення візуальних засобів створення потрібно перейти в розділ Запити і запустити Створення запиту в режимі конструктора. З'явиться вікно конструктора (рис.7.7) з вікном додавання таблиць і запитів.
Рис. 7.7. Конструктор запитів
Поля запиту. Таблиця полів запиту потрібна для введення полів, умов відбору, групових і агрегатних функцій, способу сортування.
Будь-яке поле в рядку Поле містить список доступних полів всіх таблиць, що беруть участь в запиті.
Поля в рядку Ім'я таблиці також мають список, що розкривається і містить імена доступних таблиць.
Поля в рядку Сортування призначені для вибору способу сортування записів в запиті.
Виведення поля на екран можна виключити, виключивши значок
Виведення на екран. У полі Умова відбору можна ввести будь-яку умову, що стосується даного поля.
Наприклад: ">10", "BETWEEN 1 AND 10".
Якщо умова є рівністю, то знак "=" можна не вводити, залишивши лише параметр для порівняння.
З випадного меню на полях запиту доступний пункт Групові операції, при виборі якого в таблиці полів з'являється ще один рядок: Групова операція. У полях даного рядка можна вибрати угрупування полів таблиці, додаткові умови відбору, вирази (наприклад, вкладені команди вибору) і агрегатні функції.
Приклад створення однотабличних запитів. Нехай потрібно вивести на екран усі товари, які поступили на склад в 2008 році, починаючи з 1-го лютого. Запустимо конструктор запитів і додамо в нього таблицю Nadchod.
Таблиця повинна з'явитися у вигляді віконця із списком полів. Перенесемо поля номенкл, товар, сума і дата в таблицю полів. Поставимо для поля дата умову >=#01.02.2008#, що означає дату вище набраної, а також передбачимо сортування за збільшенням.
З випадного меню в схемі даних доступний режим SQL. Створений SQL-аналог запиту виглядатиме приблизно таким чином:
SELECT Nadchod.номенкл, Nadchod.товар, Nadchod.сумма, Nadchod.дата
FROM Nadchod
WHERE Nadchod.дата >=#1/02/2008#
ORDER BY Nadchod.дата ESC;
Закриємо і збережемо запит. Тепер при його відкритті (рис.7.8) можна не тільки переглядати дані таблиці, але і вводити їх. Ця функція доступна для всіх однотабличних запитів, в яких присутні всі обов'язкові поля.
Створення запитів на зміну даних.
Запити на оновлення даних служать для створення, зміни, видалення груп записів з однієї або декількох таблиць.
Існує чотири типу запиту на оновлення даних.
1. Створення таблиці. Створення нової таблиці з даними, одержаними з інших таблиць.
2. Оновлення. Зміна груп записів в одній або декількох таблицях.
3. Додавання. Додавання груп записів в таблицю з інших таблиць.
4. Видалення. Видалення записів з однієї або декількох таблиць.
Рис.7.8. Результат виконання однотабличного запиту
Єдиною відмінністю запиту на створення таблиць від запиту на вибірку полягає в тому, що результат вибірки буде збережений в заздалегідь створену таблицю, ім'я якої буде запрошено при завданні типу запиту.
При запиті на оновлення даних з'явиться нове поле з назвою Оновлення, в яке слід поміщати дані для заміни.
При запиті на додавання необхідно вказати назви полів, в які поміщатимуться результати вибірки.
Запит на видалення передбачає видалення записів за заданої умови з однієї таблиці або з декількох, якщо при цьому в зв'язках між таблицями встановлено каскадне видалення.
При роботі в конструкторі створення запитів на зміну даних проводиться в спеціальному режимі.
Для цього необхідно вибрати стрілку в пункті Тип запиту випадного меню і вказати на "оновлення".
Слід звернути увагу на те, що при цьому в таблиці полів зникли Угрупування, Виведення на екран і Сортування. Проте додався новий рядок – Оновлення. Додавши до полів запиту поле Назва, введемо в поле Оновлення рядок Миша, а в полі Умова відбору - Маніпулятор. Після збереження запиту при його запуску всі знайдені записи Миша в таблиці будуть замінені на Маніпулятор.
Створення форм.
Форми в Access служать для зручного відображення даних з однієї чи декількох таблиць і введення даних користувачем. Можна одержати інформацію про форми, що містяться в базі даних, натиснувши кнопку з однойменною назвою у вікні бази даних. Створити нову форму можна всього двома способами: за допомогою конструктора і майстра.
Створення форм за допомогою майстра є найпоширенішим способом створення форм завдяки простоті і зручності використання.
Створення звітів.
Організація процесу створення звітів є одним з головних достоїнств Access. Широкі можливості зі зміни властивостей дозволяють створювати найрізноманітніші звіти. У новій версії з'явилася можливість створення безпаперових звітів.
У Access всі звіти поділяються на шість категорій:
1. Одностовчикові звіти. У одному довгому стовпчику перераховуються значення всіх полів таблиці або запиту.
2. Стрічкові звіти. Значення кожного запису поміщаються в окремий рядок.
3. Багатостовпчикові звіти. Вони створюються з одностовчикових звітів. Інформація, що не поміщається в перший стовпець, переходить у верхню частину другого стовпця і т.д.
4. Звіти з угрупуванням даних. Дозволяють обчислювати підсумкові значення для груп записів і представляють інформацію в зручному для використання вигляді.
5. Поштові наклейки. Використовуються для друку імен і адрес.
6. Вільні звіти. Містять підлеглі звіти, при цьому кожен підлеглий звіт створюється на основі незалежних джерел даних.