6.3. Інформаційні технології Microsoft Word

6.3.1. Microsoft Word для роботи з документами

Текстовий редактор Microsoft Word (MS Word) надає широкі можливості для роботи з текстовими документами, що зробило його дуже популярним для фіксування різноманітної економічної інформації. Широкого розповсюдження набули базові інформаційні технології обробки текстових документів у Microsoft Word, до яких належать:

1. Створення і редагування текстових документів - введення, пошук і заміна тексту, форматів, спеціальних символів та ін.; форматування текстового документу; вставка розширеній тексту (примітки, зноски, посилання); структурування текстового документу; створення головного документу; вставка автозмісту, покажчиків, списків ілюстрацій та ін.; редакторська правка із зберіганням авторського тексту та виправленій редактора.

У текстовому редакторі Microsoft Word будь-який документ оснований на шаблоні, в якому містяться макроси, що забезпечують автоматизацію виконання типових операцій. За допомогою елементів автотексту, що використовуються в шаблоні, забезпечується автоматизація введення тексту у документ.

2. Злиття постійної інформації основного документу і змінної інформації джерела (бази даних) - підготовка основного документу із постійним текстом; вибір джерела змінної інформації у вигляді записів бази даних; масове тиражування документів із постійним текстом основного документу та змінної інформації джерела.

3. Створення інтегрованих документів із зовнішніми об’єктами (рисунками, фрагментами електронної таблиці, формулами, звуковими вставками та ін.).

4. Зберігання текстових документів у вибраних форматах.

5. Підготовка до публікації текстового документу, перевірка орфографії, друк, електрона розсилка та ін.

Документ MS Word може оброблятися у різних режимах:

• простий (мінімум можливостей для роботи з об’єктами, “чорновий” набір тексту, сама велика швидкість введення );

• Web – документ (дизайн Web - сторінок);

• розмітка сторінки (перегляд і макетування печатної сторінки, робота з колонтитулами, колонками тексту, рисунками);

• структура (робота зі структурними частинами документу, копіювання, переміщення, зміна їх ієрархії, перегляд структури документу, перехід в режим Головного документу);

• схема документа (введення структури і тексту документу; швидкий перехід до структурної частини документу).

Microsoft Word забезпечує роботу з великими по розміру документами. Вони досягають десятків мегабайт, що складають декілька тисяч друкованих сторінок. Для зручності роботи ці документи структуруються на часті типу глава, розділ, параграф. Кожна структурна частина документу повинна мати заголовок відповідного ієрархічного рівня – Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 і т. ін. Структурні частини можуть бути вкладеними в інші частини. Максимальна глибина вкладок – 9 рівнів.

6.3.2. Microsoft Word для автоматизації обліку

Автоматизація бухгалтерського обліку на базі програмного продукту Microsoft Word передбачає використання комплексних інформаційних технологій для забезпечення високої якості, надійності і зручності роботи з електронними документами; скорочення трудовитрат на роботу з бухгалтерськими документами; створення системи управління бухгалтерськими документами та документообігом; групової роботи колективу користувачів з електронними документами та ін.

Засобами Microsoft Word здійснюються:

1. Створення стандартизованих шаблонів (електронних форм) типових бухгалтерських документів.

2. Уніфікація стилів оформлення, створення елементів автотексту і автозаміни для бухгалтерської документації.

3. Описання бухгалтерських документів за допомогою класифікаційних ознак для забезпечення пошуку інформації.

4. Створення користувацького інтерфейсу для роботи з бухгалтерськими документами (меню команд, панелі інструментів).

5. Захист електронних документів від несанкціонованого доступу.

Електроні форми забезпечують інтерактивний режим роботи з документом за рахунок елементів управління, які вони містять. Існують різні види електронних форм:

• типові бланки документів, які призначені для заповнення полів і виведення на друк, у тому числі, для заповнення типографських бланків;

• Web–форми для публікації, розповсюдження за допомогою електронної пошти або мережі Інтернет, забезпечуючи збір і наступний аналіз інформації в СУБД Access або Microsoft Excel.

Microsoft Word забезпечує розв’язок більшої кількості перелічених задач в комплексі з іншими програмами автоматизації бухгалтерського обліку.