В

5.3.2. Регістри бухгалтерського обліку в іс обліку

умовах застосування комп'ютерів змінилося традиційне розуміння поняття регістр бухгалтерського обліку. При паперових формах бухгалтерського обліку система відобра­ження облікових даних у регістрах бухгалтерського обліку об'єд­нана із системою їх узагальнення і повністю залежить від неї. В умовах комп'ю­теризації бухгалтерського обліку стадія відображення обліко­вої інформації, тобто надання систематизованих облікових даних у зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, який не пов'язаний із стадіями накопичення, узагальнення та систематизації.

При комп'ютеризованому обліку будь-який матеріальний носій даних бухгалтерського обліку з теоретичного погляду мож­на розглядати як регістр, а отже, будь-які електронні носії, за допомогою яких накопичується облікова інформація, можна вва­жати регістрами обліку. Щодо традиційних паперових обліко­вих регістрів, то при комп'ютеризованому обліку їх призначення та зміст принципово змінюються: із засобів узагальнення і групування інформації вони перетворюються на вихідні форми аналітичної спрямованості.

При застосуванні комп'ютерів обліковий регістр поєднує три складові частини:

• комп'ютерну базу даних з певною структурою, яка призначе­на для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

• змінні величини, що тимчасово створюють в пам'яті комп'ютера для систематизації й узагальнення облікових даних — бухгал­терських рахунків;

• відеограми та машинограми, які призначені для відображення згрупованої і систематизованої облікової інформації.

У комп’ютерному варіанті облікових регістрів може бути створено декілька взаємопов’язаних облікових регістрів, кожен з яких є базою даних (таблицею реляційної бази даних) визначеної логічної структури. Це регістри:

• бухгалтерських проводок;

• господарських операцій;

• первинних документів обліку.

Мінімальний склад реквізитів регістра бухгалтерських проводок відповідає структурі даних регістру “Книга господарських операцій”, але має розширення для зв’язку із рахунками аналітичного обліку та регістрами господарських операцій і документів-основ:

• дата (час) проводки;

• код (ідентифікатор) документа (рядку документа) для проводки;

• код (ідентифікатор) господарської операції;

• синтетичний рахунок за дебетом;

• синтетичний рахунок за кредитом;

• аналітичні рахунки для дебетової частини проводки;

• аналітичні рахунки для кредитової частини проводки;

• сума проводки.

Для додержання жорсткого хронологічного порядку використовується реєстрація не лише дати, але і часу відображення в обліку бухгалтерської проводки, оскільки це дозволяє більш точно встановити послідовність їх здійснення. В різних ІС ОБЛІКУ може бути застосованою і більш розвинута структура даних облікового регістру бухгалтерських проводок. Так, для аналітичних рахунків можливе відображення кількісно-сумового обліку (матеріальні цінності, основні засоби).

Регістр господарських операцій застосовують для автоматизації введення первинних даних обліку, якщо із господарською операцією пов’язаний набір бухгалтерських проводок визначеної кореспонденції рахунків. Під час реєстрації операції автоматично формуються бухгалтерські проводки на основі суми операції. Мінімальний набір реквізитів облікового регістру господарських операцій наступний:

• дата (час) операції;

• код виду операції;

• код (ідентифікатор) господарської операції;

• код (ідентифікатор) документа операції;

• сума операції;

• зміст операції.

Господарські операції можна типізувати, заздалегідь готувати шаблони бухгалтерських проводок за видами операцій. Для кожної операції, що заснована на типовій, автоматично формуються проводки у обліковому регістрі бухгалтерських проводок, встановлюється зв’язок за кодом (номером) господарської операції із записом операції до облікового регістра операцій. Для первинних документів в ІС ОБЛІКУ може бути створеним окремий обліковий регістр бухгалтерських документів, що містить наступний мінімальний набір реквізитів:

• код виду типового документа;

• номер документа;

• дата (час) реєстрації документа;

• сума за документом.

Якщо документ пов’язаний із формуванням бухгалтерських проводок, одночасно з введенням відомостей за документом створюється набір бухгалтерських проводок у регістрі бухгалтерських проводок. Ці проводки мають посилання на код (ідентифікатор) документа. Суми за проводками розраховуються автоматично на основі суми за документом. Можливий також зв’язок документа із типовою господарською операцією, яка, у свою чергу, формує набір бухгалтерських проводок (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Зв’язок облікових регістрів

Зв’язок облікових регістрів призначений для автоматизації формування бухгалтерських проводок під час введення відомостей про операцію або документ. Цей зв’язок дає можливість багатократно редагувати операцію або документ та коректно змінювати пов’язані з ними бухгалтерські проводки.