Частина іі Організаційно-методичні особливості функціонування іс і технологій в обліку тема 5. Організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем в обліку

5.1. Методологія бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації

Якщо нещодавно обчислю­вальна техніка виступала допоміжним засобом для обробки інфор­мації, то у сьогоденні в умовах комп'ютеризації обліку технічні засоби стають основним за­собом ведення обліку, процесів зби­рання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників.

Найбільший ефект від застосування ЕОМ в бухгалтерському обліку досягається за рахунок вдосконалення його методології та організації, підвищення контрольних властивостей, більш повного задоволення потреб управління. В наш час раціоналізація технології обробки облікової інформації, зниження трудомісткості – основні напрямки автоматизації бухгалтерського обліку, проте їх можливості дуже обмежені. Це пояснюється тим, що сучасна методологія та організація обліку сформувались при веденні обліку вручну.

Підвищення ролі обліку в управлінні, змін і подальшого розвитку методології обліку, вдосконалення його організації потребують і сучасні підходи до управління господарством: облікова інформація повинна максимально відповідати потребам управління.

У загальносистемному плані методологічні аспекти автоматизованого бухгалтерського обліку порушують наступні питання:

• автоматизоване формування первинної облікової інформації як на паперовому, так і машинному носієві;

• автоматизоване ведення аналітичного і синтетичного обліку;

• автоматизоване ведення зведеного обліку, складання періодичної та річної звітності;

• автоматизоване ведення інформаційно-довідкового забезпечення та виконання контрольно-аналітичних функцій бухгалтерського апарату;

• автоматизоване формування управлінських рішень;

• автоматизоване передавання вихідної інформації системи комп’ютеризованого бухгалтерського обліку, яка відображає результати господарської діяльності об’єкта управління, з метою її використання в управлінні.

При цьому комп’ютерний облік відповідає єдиній методологічній основі бухгалтерського обліку і забезпечує:

• ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису, тобто всі господарські операції в бухгалтерському обліку повинні бути відображені в однаковій сумі за дебетом одного рахунку і за кредитом іншого;

• послідовність у виборі методу обліку, тобто обравши один раз конкретний метод обліку, підприємство повинно у подальшому його використовувати за всіма наступними подіями аналогічного характеру, поки не виникнуть суттєві причини щодо його заміни;

• чітке встановлення звітного періоду;

• відповідність доходів даного звітного періоду витратам, завдяки яким вони були отримані;

• взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

• суцільне відображення автоматизованим шляхом господарських операцій на основі первинних облікових документів;

• скорочування трудовитрат на ведення обліку;

• контроль достовірності введених даних, цілісності облікової інформації.

Але такий підхід використовується не завжди в автоматизованих системах обліку.

Для подальшого вдосконалення методології і організації бухгалтерського обліку та прийняття управлінських рішень великого значення набуває моделювання облікових процесів. І хоча окремі моделі здавна застосовуються в бухгалтерському обліку, моделювання не стало ще його специфічним методом.

Метою моделювання є встановлення логічних та економічних взаємозв’язків між елементами облікового процесу на базі обліково-економічних, економіко-організаційних та економіко-математичних моделей, що необхідно в системах автоматизованого управління. Моделювання дозволяє викладати постановку бухгалтерського обліку на підприємстві в цілому і на окремих його ланках, аналізувати вплив окремих факторів, розглядати стан обліку в динаміці, пристосовувати його до нових умов управління.

У моделях облікових процесів трудомісткі процеси, пов’язані з розв’язком управлінських задач, перетворюються у логічну гармонійну схему, доступну для детального аналізу. Оптимізація даних в моделях, оптимізація облікових процедур сприяє отриманню вірних управлінських рішень.

В основі змісту обліково-економічних моделей покладено принцип подвійного запису, яка відображає економічну суть тих чи інших явищ. Система бухгалтерських записів є відображенням, а отже і моделлю реального виробничого процесу. До моделювання облікового процесу належать:

• розробка форм документації вхідної та вихідної облікової інформації, виявлення їх складу і реквізитів;

• розробка способів формалізованого опису облікової інформації;

• визначення джерел і користувачів даних бухгалтерського обліку;

• встановлення об’ємно-тимчасових зв’язків між задачами обліку, контролю й аудиту.

На жаль, цілісної системи моделювання облікового процесу в умовах комп’ютеризації ще не створено, хоча питанням моделювання приділялась увага багатьма вченими-економістами, у тому числі, нашої країни.

Потребує вдосконалення і організація праці облікових працівників. Це стосується і структури бухгалтерії, і розрахунку чисельності облікових працівників, і функцій, які вони виконують відповідно до посадових інструкцій, і вимог до знань тощо. Адже метою автоматизації обліку є зменшення витрат на утримання облікового апарату при умові постійного збільшення навантаження на нього. В той же час обліковий апарат повинен своєчасно забезпечувати керівництво оперативною достовірною інформацією щодо стану господарської та фінансової діяльності для підвищення її результативності.