4.6.1. Проведення обстеження діяльності об'єкта щодо впровадження аіс

Обстеження має здійснюва­тися відповідно до складеного плану і виділеними для цього робо­чими групами. Для проведення обстеження заздалегідь розробляють інструктивно-методичні матеріали (методику обстеження).

Застосування автоматизованої інформаційної системи обліку має забезпечити перебудову організаційної та функціональної структури бухгалтерії. Тому спочатку на стадії обстеження визначають струк­туру бухгалтерії підприємства та функціональні обов'язки працівни­ків. Організаційна структура вивчається у тісному взаємозв'язку з обстеженням функцій управління, робіт, які виконує персонал бух­галтерії, а також функцій підрозділів підприємства та кожного ви­конавця, що займається обліковими роботами.

Процес обстеження має не тільки охоплювати систему облікової інформації, а й враховувати остаточні рішення з автоматизації облі­ку (уточнення комплексу облікових завдань, склад технічних засо­бів і засобів передачі даних, визначення режимів роботи, органі­зація робочих місць, постановка облікових завдань).

В умовах функціонування автоматизованої інформаційної систе­ми обліку функції управління зазнають цілого ряду змін. Для аналі­зу проектування функцій управління складають органіграму, де фіксують зміни функції у зв'язку з використанням програмного засобу і вказують, на яких рівнях і ланках управління відбулися зміни. З кожної функції й окремих робіт важ­ливо мати інформацію про витрати часу та можливості використан­ня обчислювальної техніки для виконання обліково-обчислювальних робіт. Ці відомості дістають безпосереднім опитуванням, для чого на кожного працівника, який виконує облікову роботу, складають опитувальний лист по представницьким ключовим словам.

Добуті дані в цілому по всіх відділах підприємства і по кожному зокрема можуть бути основою для раціонального розподілу функцій управління між ланками і окремими працівниками..

Важливим етапом вивчення інформації є аналіз потоків інформації з погляду наскрізного на всіх рівнях управління підходу до кожного з них. При цьому не тільки ви­являють, яка інформація є на тому або іншому рівні, а й джерело ви­никнення її, яка реакція органів на цю інформацію, які додаткові знання необхідні для її реалізації, порядок здійснення контролю тощо.

Дані про інформаційні зв'язки є підставою для автоматизації інформаційних потоків. Для оптимізації потоків та уникнення дублю­вання процес автоматизації їх повинен здійснюватися не по кожно­му інформаційному зв'язку зокрема, а з урахуванням комплексу зв'язків. Оскільки на багатьох підприємствах є автоматизовані ін­формаційні системи управління, необхідно виявити, які інформа­ційні зв'язки реалізують за допомогою ПК, які з них і в якій послі­довності слід автоматизувати. Для цього вивчають інформаційні зв'язки підприємства по вертикалі і горизонталі. Процес обстеження інформації має не тільки відображувати сис­тему облікової, контрольної й аналітичної інформації, а й визначити завдання в умовах функціонування автоматизованої інформаційної системи управління, зміни інформації у зв'язку з цим. Обстеження має закінчуватися конкретними рекомендаціями щодо удосконален­ня методики і техніки вирішення облікових, контрольних та аналі­тичних завдань, погодження із замовником форм вхідної та вихідної інформації, технології здобуття її тощо. Це дасть змогу значно підвищити ефективність вивчення інформації та її проектування в но­вих умовах - впровадження передових форм та методів обліку, контролю й аналізу, автоматизації облікових і аналітичних процесів.

Результатом “обстеження об'єкта, що автоматизується” є

• попереднє виявлення вимог до майбутньої системи;

• визначення структури організації;

• визначення переліку цільових функцій організації;

• аналіз розподілу функцій за підрозділами і співробітниками;

• виявлення функціональних взаємодій між підрозділами;

• виявлення інформаційних потоків усередині підрозділів і між ними;

• виявлення зовнішніх стосовно організації оо'єктів і зовнішніх інформаційних взаємодій;

• аналіз існуючих засобів автоматизації діяльності організації.