3.1.2. Уніфікація та стандартизація документації

Розвиток систем автоматизованого обробка інформації вимагав уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації. Уніфікацію документації було проведено в державному масштабі в 1970-х роках. Так, постановою Держкомітету стандартів „Уніфіковані системи документації (УСД), які використовуються в автоматизованих системах управління (АСУ)” визначено вимоги до уніфікованої системи документації. Вона охоплює комплекс взаємопов'язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша інформація. Кожному документу присвоєно код відповідно до загальнодержавного класифікатора управлінської документації.

Вимоги до уніфікації документів наступні:

• стандартна форма побудови;

• пристосування до автоматизованого обробка;

• мінімізація показників;

• відсутність дублювання показників;

• охоплення всіх складових показників для цілей управління.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій.

Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для обліку праці та заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.

На попередній стадії проектування автоматизованого обробка вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв'язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з'ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого обробка. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.

3.2. Концепція інтеграції даних при функціонуванні автоматизованих інформаційних систем

Н

3.2.1. Інформаційні бази: історична неминучість появи

евід’ємною частиною сучасних інформаційних систем є бази даних – єдине велике сховище даних, яке однократно визначається, а потім використовується багатьма користувачами різних підрозділів об’єкта управління.

Але першою спробою комп’ютеризувати обробку даних (ручні картотеки) було створення файлових систем. Файлові системи були розроблені у відповідь на потребу свого часу автоматизувати доступ до великих обсягів інформації, що зберігалась в пам’яті ЕОМ, для швидкого отримання необхідних даних. В них був застосований децентралізований підхід замість організації централізованого сховища даних. Це вимагало зберігати дані за місцями їх збору та обробки у вигляді окремих ізольованих файлів.

За децентралізованою роботою з даними у файловій системі мало місце безконтрольне дублювання даних, що супроводжувалось неекономним витрачанням ресурсів ЕОМ і приводило до порушення цілісності даних. Фізична структура і спосіб збереження записів файлів у файловій системі не дозволяли без значних витрат часу вносити зміни до існуючих структур. Зміни в одній програмі часто вимагали внесення змін до інформаційно пов’язаних з нею програм, а це ускладнювало супровід програмних засобів. Крім цього, таки системи мали несумісність у виконанні запитів і звітів, пов’язану з мовами програмування, на яких вони створювались, тобто вони цілком залежали від програміста.

Отже суттєвими недоліками файлових систем є:

• надлишковість даних за рахунок дублювання даних у різних файлах;

• неузгодженість даних, яка пов’язана з тим, що розміщення одної й тої самої інформації в різних файлах ускладнює процес внесення змін одночасно в усі файли;

• залежність структур даних і прикладних програм, яка пов’язана з тим, що при файловій організації логічна та фізична структура файлу має відповідати її опису в прикладній програмі.

І хоча на сьогодні такі системи є застарілими, потрібно враховувати досвід їх створення, принципи роботи для переходу на більш ефективні засоби управління даними.

Для створення інформаційної системи, яка б задовольняла інформаційні потреби об’єкта управління, у теперішній час застосовують такий підхід як інтеграція даних для організації баз даних. База даних (БД) стала загальним корпоративним ресурсом, де зберігаються не лише дані, але й їх опис.

Б аза даних – набір логічно пов’язаних даних та їх описів, що мають сумісне використання, призначений для задоволення потреб організації.

Сукупни й опис даних отримав назву системного каталогу або словника даних, елементи опису прийнято називати метаданими (даними про дані). Саме наявність самоопису даних у базі даних забезпечує незалежність в ній між програмами та даними.