М2.4.3. Системи і методи кодування об’єктів класифікації
етою кодування є представлення
інформації в компактній і зручній формі
для запису даних в документах, перенесенні
їх на машинні носії, передачі і обробки
за допомогою ЕОМ. Для цього об‘єктам
класифікації та їх групам присвоюють
коди - цифрові, буквені або цифрово-літерні
умовні позначення в залежності від
обраної системи кодування.
К од – це знак або сукупність знаків, застосованих для позначення об‘єктів класифікації та їх класифікаційних угруповань.
Кожний код характеризується:
алфавітом – сукупністю знаків, використовуваних для його створення, при цьому позицію знака в коді називають розрядом;
основою - числом (кількістю) знаків у алфавіті коду;
довжиною - кількістю знаків у коді без урахування пропусків;
структурою - визначеним складом і послідовністю розміщення знаків.
Для автоматизованої обробки інформації коди повинні забезпечувати:
мінімальну довжину коду;
єдність кодів для всіх задач, усіх комплексів, підсистем і рівнів управління;
розв'язування усіх задач;
інформаційні зв‘язки для взаємозв‘язаних систем обробки даних;
можливість автоматичного контролю його правильності - змогу виявляти помилки, що виникають при введенні або формуванні кодів програмою. Для цього коду доповнюють додатковим розрядом із контрольним числом (розрахункове число, яке визначається за заданим алгоритмом і використовується для перевірки вірогідності запису коду).
Система кодування – це сукупність методів і правил кодового визначення об‘єктів.
Умовно можна виділити у системі кодування дві групи методів кодування: класифікаційну та реєстраційну (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Методи кодування економічної інформації
Класифікаційна система кодування орієнтована на проведення попередньої класифікації об‘єктів або на основі ієрархічної системі або на основі фасетної системі; реєстраційна (ідентифікаційна) система кодування не потребує попередньої класифікації об‘єктів.
У класифікаційній системі кодування застосовують послідовний та паралельний методи побудови коду.
Послідовний метод кодування відповідає ієрархічній системі класифікації. Його сутність полягає в тому, що код угрупування створюється на основі коду угрупування попереднього рівня додаванням до нього одного або групи розрядів. Він містить велику інформативність, але, як правило, коди мають велику довжину і складну структуру, в зв’язку з цим метод використовується лише при незначних змінах техніко-економічної інформації. Його застосовують, наприклад, для класифікації галузей економіки, органів державного управління.
Розглянемо як приклад структуру коду рахунків аналітичного обліку виробництва: кожна позиція у класифікації рахунків аналітичного обліку містить шестизначний цифровий код і назву відповідних класифікаційних угруповань. Структура коду схематично має наступний вигляд (рис. 2.4):
Рис. 2.4. Структура коду рахунків аналітичного обліку
Сутність паралельного методу (його також називають розрядним, позиційним) полягає в утворені коду угрупування з кодів незалежних угруповань, отриманих за фасетною класифікацією. Для позначення того чи іншого фасету виділяється певний розряд або група розрядів коду; при цьому, на відміну від послідовного методу, немає залежності ознаки, записаної в одному розряді, від тих, що записані в інших розрядах. За таким кодом легко дізнатись, набором яких ознак описаний об’єкт класифікації. Таким чином, паралельна система забезпечує багатоаспектну класифікацію і кодування. Недолік - менша, ніж при послідовній системі інформативність.
Для прикладу розглянемо побудову ідентифікаційного номеру платника податків на додану вартість для юридичних осіб, який становить 12-розрядний числовий код і складається з незалежних фасет: Ф1 (7 розрядів) - ідентифікаційний код платника за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (без контрольного числа), Ф2 (4 розряди) – адміністративно-територіальна підпорядкованість, побудована за двоступеневим ієрархічним методом класифікації і порядковим методом кодування: 8-9 розряди - код області, 10-11 розряди – код адміністративного району; Ф3 (1розряд) – контрольний розряд, алгоритм формування якого встановлює центральний орган ДПС.
У реєстраційній системі кодування найчастіше застосовують найбільш простий метод – порядковий (створення коду з чисел натурального ряду). Для зручності обробки інформації код при цьому містить однакову кількість розрядів (наприклад, 0017, 0218, 3126 і т.д.). Недолік методу – відсутність у коді будь-якої інформації про об’єкт, складність визначення груп об’єктів для автоматизованої обробки, тому метод застосовується при кодуванні одноознакових, сталих та малозначних номенклатур, наприклад, для створення табельних номерів працівників.
Серійно-порядковий метод створення коду оснований на використанні чисел натурального ряду та закріпленні серій (діапазонів) кодів за об‘єктами з однаковими ознаками. Реєстрація об’єктів здійснюється в межах виділених серій номерів При наявності двох і більше ознак для ознаки виділяється окремий розряд чи декілька розрядів коду, наприклад, одна група об‘єктів може отримати номери 0001-0075, друга - від 0076 до 0120 і т.д., де лівий розряд означає ознаку. Код за таким методом найбільш економічний за кількістю розрядів, але у ньому важко встановити оптимальну кількість вільних номерів для нових об’єктів. Він може застосовуватися для кодування структурних підрозділів на підприємстві, категорій працівників тощо.
В інформаційних системах будь-яка система кодування повинна забезпечити:
однозначність коду, тобто однозначний опис певної кількості інформації, яка має завершений зміст;
уніфікацію кодів для всіх типів інформації на основі створення єдиної структури кодів;
мінімальну можливу довжину коду для спрощення процедури заповнення та перевірки документів, зменшення обсягу пам’яті та кількості помилок і часу обробки на комп’ютері;
компресію, тобто можливість скорочення кількості знаків в кодах в деяких випадках;
швидкий пошук інформації, сортування її за визначеною ознакою та корегування (без з’ясування змісту інформації, яка представлена тим чи іншим кодом);
незначну надлишковість і гнучкість для можливості розширення об’єктів і внесення необхідних змін без порушення прийнятої структури класифікації.
Поряд із кодуванням економічної інформації застосовують і її шифрування, але не з метою спростити її обробку, а для того, аби приховати зміст інформації. Для досягнення цілей надійного захисту інформації ключ шифрування має бути достатньо складним, щоб унеможливити легке “зламування”, і зберігатися надійно від несанкціонованого доступу.
Шифрування в бухгалтерській практиці застосовують під час подання податкової звітності та реєстрів податкових накладних в електронному вигляді. Для цього на комп'ютері платника податків повинно бути встановлено програмне забезпечення шифрування та накладання електронного цифрового підпису.
Як технологічна операція, шифрування під час обробки даних в цілому ускладнює процес обробки і збільшує загальні витрати часу за рахунок операцій шифрування й розшифрування даних.
Сьогодні існує стійка тенденція проникнення класифікації та кодування в різні сфери людської діяльності. Це - кодування продукції й товарів згідно з єдиною системою штрих-кодів, запровадження реєстраційних номерів для автотранспорту та іншої техніки, номерів паспортів, реєстраційних номерів платників податків тощо. Більш того, кодування та створення єдиної електронної мережі передачі й обробки інформації принципово дає змогу лише один раз ідентифікувати особу в системі, а далі виконувати обмін даними за її кодом у різних функціональних системах – адміністративних, виробничих, юридичних тощо.