Д

2.3.2. Формалізоване подання економічної інформації

ля автоматизованої обробки економічної інформації важливого значення набуває формалізоване подання інформації, її структурних утворень та перетворень останніх.

Формалізувати подання інформаційних структур та їх перетворень - задавати алгоритми, згідно з якими отримують показники або інші структурні одиниці вихідних повідомлень.

Для формалізованого подання економічної інформації спочатку потрібно описати (формалізовано подати) реквізити. Визначення реквізитів потрібно й для формалізованого подання показників.

Кожний реквізит характеризується назвою (ім’ям), значенням і структурою. Ім‘я реквізиту слугує для його однозначного визначення (уніфікації). Під час автоматизованої обробки використовується й скорочене ім‘я реквізиту – ідентифікатор. Він необхідний для формалізованого запису показників у математичних виразах, побудови алгоритмів їх визначення і являє собою набір знаків і символів, котрий має обмеження за алфавітом, довжиною і т. ін., що накладаються технічними та програмними засобами. Структура реквізиту – це спосіб завдання його значень.

Для опису реквізитів зручною є таблична форма, в якій відображають необхідні відомості (табл. 2.1).

Таблиця 2.1.

Опис реквізитів

№ п/п	Назва реквізиту	Ідентифікатор	Тип	Довжина	Точність

Тип реквізиту може бути кількісним (числовим) або якісним (текстовим). Довжина реквізиту показує загальну кількість символів у ньому, точність – кількість знаків після коми.

Іноді у формулах використовують не ідентифікатори, а інші позначення реквізиту. В такому випадку у таблицю вставляється ще один стовпець: позначення.

Визначення типів, довжини, точності, ідентифікаторів, що відповідають реквізитам, дозволяє вводити дані в ЕОМ, формувати масиви, зберігати дані на машинних носіях і виконувати їх подальшу обробку. Довжина запису масиву при цьому дорівнюватиме сумі довжин реквізитів, які до нього входять.

Але слід зазначити, що під час автоматизованої обробки інформації зберігаються, як правило, лише значення первинних показників, значення решти показників обчислюються за необхідністю (при виконанні запитів за допомогою алгоритмів, що зберігаються в «пам’яті» ЕОМ).

Облікова інформація має бути зафіксована певним чином. Для формалізованого подання інформації суттєвим є і спосіб її фіксування. Для цього вона потребує наявності матеріального середовища. Таким середовищем для фіксування первинної інформації є первинний документ, для переробленої інформації – різні носії: паперові, отримані за допомогою засобів друку ЕОМ, або технічні.

2.4. Класифікація та кодування облікової інформації

Д

2. 4.1. Необхідність класифікації облікової інформації

ля того, щоб забезпечити організацію та формалізоване подання облікової інформації в АІС, її пошук і обробку, а також для скорочення обсягів даних та трудомісткості їх обробки потрібні їх попередня класифікація й кодування.

Метою класифікації і кодування є упорядкування і взаємоузгодження різних об‘єктів (предметів, процесів, понять, властивостей та інших явищ матеріального або не матеріального походження). Слід зазначити, що класифікація економічної інформації існувала і до появи ІС, але під час створення ІС обліку, її інформаційної бази, класифікації та кодуванню облікової інформації відводиться особлива роль, оскільки вони є засобами для взаємного обміну інформацією між людиною та ЕОМ.

Класифікація та кодування – це дві невіддільні складові процесу перекладу різноманітної облікової інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ.

Класифікація – це поділ заданої множини об‘єктів на підмножини за їх схожістю (однорідними властивостями) або відмінністю згідно з певними методами.

Об’єктами можуть бути перелік товарів, послуг, професії робітників, процеси та операції обробки тощо.

Під методом класифікації розуміють сукупність правил створення системи класифікаційних угрупувань і їх зв’язки між собою. Система класифікації дозволяє групувати об‘єкти і виділяти певні класи за рядом загальних властивостей.

Система класифікації - сукупність методів і правил класифікації та її результат.