Створення графіків і діаграм

В Ms Office графік і діаграма означають одне і теж, вони призначені для наглядного представлення невеликої кількості числових величин. У подальшому буде використовуватися термін діаграма. Створювати діаграми можна двома способами:

1. З використанням команд PowerPoint.

2. З використанням команд програми Excel, з подальшим копіюванням і вставленням у слайд PowerPoint готової діаграми.

У будь-кому випадку запускається програма Excel, оскільки самостійних засобів створення діаграм у PowerPoint немає, тому перед створенням діаграм доцільно опанувати програму Excel.

Створення діаграм у PowerPoint

Діаграму доцільно розміщувати на окремому слайді, тому спочатку необхідно створити порожній слайд. Далі виконати команду Вставка → Иллюстрации → Диаграмма. Відкриється вікно Вставка диаграммы (рис. 92), в якому необхідно обрати тип діаграми.

При виборі типу діаграми доцільно керуватися міркуваннями найбільш наглядного представлення певних цифрових даних.

Можна обрати наступні типи діаграм:

• Гистограмма – цифрові дані, відображаються у вигляді вертикальних зображень (прямокутників, стовпчиків, циліндрів, конусів).

• График – дані відображаються у вигляді окремих точок, які з’єднуються лініями різних типів.

• Круговая – дані представляються у вигляді секторів кола.

• Линейчатая – аналогічна Гістограмі, але зображення розташовуються горизонтально.

• С областями – аналогічна Графіку, але області розміщуються під лініями і виділяються кольором.

• Точечная – на діаграмі відображаються окремі точки, які позначаються двома значеннями координат X, Y.

• Поверхность – подібна до графіку, але дані відображаються у вигляді тривимірної поверхні.

• Биржевая – відображає мінімальні або максимальні ціни, а також ціни на момент закриття торгів.

• Кольцевая – нагадує Кругову діаграму, але всередині вона має отвір.

• Пузырьковая – аналогічна Точечной діаграмі, але замість точок використовуються бульбочки, розмір яких задається окремим значенням.

• Лепестковая – дані відображаються відносно центральної точки, а не відносно осей X, Y.

Після вибору типу діаграми необхідно клацнути кнопку ОК. Буде запущена програма Excel (треба трохи почекати), вікно якої відобразиться поряд з вікном програми PowerPoint (рис. 93). Причому у вікні Excel відображається приклад таблиці з даними, а у вікні PowerPoint – відповідна діаграма. Зазвичай дані, наведені для прикладу, не відповідають дійсності, і тому повинні бути змінені. Зміни вносяться до таблиці і автоматично відображаються на діаграмі.

Після того, як у таблицю будуть внесені актуальні дані, вікно Excel може бути закрито, і подальша робота з діаграмою може бути продовжена засобами PowerPoint.

Вставка діаграми з Excel

Зручніше за все діаграму спочатку створити в Excel, потім ця діаграма може бути вставлена як у слайд PowerPoint, так і в лекцію – документ Word.

Створену в Excel діаграму необхідно скопіювати в буфер обміну, потім перейти в PowerPoint і вставити її на слайд, причому вставлену діаграму (рис 94) буде супроводжувати смарт-тег , після щиглика на якому відобразиться меню (рис. 95) з наступними пунктами:

• Диаграмма (связанная с данными Excel). Копія діаграми PowerPoint зв’язується з вихідною діаграмою Excel, причому всі зміни, що будуть внесені в діаграму на листі Excel, автоматично будуть відображатися на слайді.

• Диаграмма Microsoft Excel (вся книга). Створюється незалежна копія діаграми, яка зберігається у файлі PowerPoint. У подальшому всі зміни, що будуть вноситися у вихідний файл Excel, не будуть відображатися в діаграмі на слайді.

• Вставить как рисунок. Вставлена у слайд діаграма подається сукупністю фігур, що не зв’язуються з вихідною діаграмою Excel.

• Сохранить исходное форматирование. Форматування діаграми на слайді повністю відповідає форматуванню вихідної діаграми в Excel.

• Использовать конечную тему. Вибір цього пункту приводить до того, що форматування діаграми на слайді повністю змінюється відповідно до теми всієї презентації.