Вопрос 2. Требования к проекту должностной инструкции сотрудника Подразделения по зи

Требования к содержанию

Подготовка проекта должностной инструкции производится с соблюдением общих требований к управленческим документам. Эти требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документа.

Уточним, что под содержанием должностной инструкции следует понимать всю включенную в документ информацию. При этом основным информационным компонентом инструкции (как, впрочем, и любого другого управленческого документа) является текст — выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированного в документе управленческого решения и вытекающих из него действий. Под управленческим решением (применительно к должностной инструкции) подразумевается решение, направленное в первую очередь на определение порядка выполнения порученной работнику (категории работников) работы (трудовой функции). Кроме того, в должностную инструкцию включаются другие необходимые (исходя из функционального назначения рассматриваемого документа) сведения, в том числе позволяющие идентифицировать документ в качестве такового и обеспечить его юридическую силу (так называемые реквизиты), а также сведения вспомогательного характера. В соответствии с общепринятой практикой проект содержания инструкции разрабатывается на основе соответствующей квалификационной характеристики. При разработке текста должностной инструкции рекомендуется придерживаться общих правил:

1. Подготовка содержания документа во всех случаях должна начинаться с изучения:

существа вопроса (направления) деятельности предприятия, излагаемого в данном документе;

положений законодательных и нормативно-правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности предприятия;

имеющихся в распоряжении предприятия материалов деловой переписки.

2. Содержание документа должно:

включать достоверную и аргументированную информацию, т. е. основываться на положениях законодательных и нормативно-правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, имеющих отношение к излагаемому вопросу (направлению) деятельности предприятия¹, в необходимых случаях, кроме того — в документально зафиксированных фактах (событиях);

увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными) по данному вопросу (направлению) деятельности предприятия, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них;

излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем, по возможности, кратко.

соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.

Текст должностной инструкции следует излагать на русском языке (либо на национальном языке субъекта РФ, используемом в качестве государственного наряду с русским) в виде так называемого связного (сплошного) текста.¹

Требования к структуре

Под структурой (от лат. structure — строение, расположение, порядок) текста должностной инструкции следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности.

Структуризация текста способствует более правильному и быстрому усвоению его сути. В общем случае структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты – части, главы, разделы. Структуру рассматриваемого нами документа образуют следующие разделы:

общие положения;

обязанности сотрудника Подразделения по ЗИ;

права сотрудника Подразделения по ЗИ;

взаимоотношения по должности;

ответственность сотрудника Подразделения по ЗИ.

Каждый раздел, в свою очередь, делится на пункты и, если необходимо, подпункты. В качестве самостоятельного (но не обязательного) элемента структуры следует рассматривать приложение (приложения) к должностной инструкции². Ниже представлены сведения о структуре должностной инструкции сотрудника Подразделения по ЗИ.

Раздел «Общие положения» включает основание для разработки инструкции; указание категории, к которой относится сотрудник Подразделения по ЗИ (руководители, специалисты и др.); квалификационные требования (образование, стаж работы н др.); законодательные и нормативные документы, которыми сотрудник Подразделения по ЗИ должен руководствоваться при выполнении работы (трудовой функции); законодательные и нормативно-методические документы, которые сотрудник Подразделения по ЗИ должен знать; умения и навыки, которыми сотрудник Подразделения по ЗИ должен владеть; порядок назначения сотрудника Подразделения по ЗИ на должность и освобождения его от должности; кому подчиняется работник и кто подчиняется ему; кто замещает работника на время его отсутствия и кого замещает он; порядок пользования инструкцией при выполнении работы (трудовой функции); дата вступления инструкции в силу¹.

Раздел «Обязанности» включает участок работы (группа вопросов (направлений работы) и (или) перечень объектов), закрепленный за сотрудником Подразделения по ЗИ; перечень операций (процедур, действий), из которых состоит трудовая функция сотрудника Подразделения по ЗИ; перечень обязанностей, сгруппированный в следующей примерной последовательности:

обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции сотрудника Подразделения по ЗИ (приказов, инструкций и т. п.);

обязанности но своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т. п.);

обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т. н.);

обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий;

иные обязанности сотрудника Подразделения по ЗИ.

Раздел «Права» включает право принимать решения, давать указания но конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях, пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности сотрудника Подразделения по ЗИ; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.); право требовать определенных действий от других сотрудников организации;

Раздел «Взаимоотношения по должности» включает от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник Подразделения по ЗИ; кому, какую с какой целью и в какие сроки сотрудник Подразделения по ЗИ представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов или кто участвует в принятии решений по конкретным вопросам.

Раздел «Ответственность» включает перечисление действий (или бездействий), за которые сотрудник Подразделения по ЗИ несет дисциплинарную или материальную ответственность.

В конце инструкции указываются лица, обязанных подписывать должностную инструкцию. Как правило, это ее разработчик и сотрудник, ознакомившийся с ней. Правилами организации может быть предусмотрена обязанность согласования должностных инструкций с юрисконсультом. В подобных случаях требуется и его подпись.

Требования к стилю изложения

Под стилем изложения должностной инструкции следует понимать разновидность способа письменного изложения текста документа, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Текст инструкции излагается деловым (официально-деловым) стилем, который характеризуется:

сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;

широким использованием общепринятой терминологии;

ограниченным включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур¹;

распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также некоторых сложных союзов;

активным применением речевых клише;

внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;

повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;

преобладанием предложений с прямым порядком слов;

подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);

отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля автора текста документа.

Для изложения текста должностной инструкции характерны:

1. Подчеркнутая официальность (как проявление особой формы непрямого письменного общения его участников в процессе профессиональной деятельности.

2. Адресность, предполагающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности (в данном случае — работника (работников), непосредственного начальника работника, дежурного персонала и пр.)).

3. Повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении.

4. Тематическая ограниченность (моиотемность), определяемая преимущественно функциональным назначением управленческого документа (применительно к рассматриваемому виду документов — содержанием выполняемой работником (работниками) работы (трудовой функции)).

5. Особая лаконичность, ясность и точность письменного изложения, его нейтральность.

При этом специфическими стилевыми чертами должностной инструкции являются:

включение в ее текст (в начало большинства разделов, а также пунктов, включающих подпункты) вводных формулировок, позволяющих изложить содержание соответствующих разделов более компактно;

формулирование текста с упором на использование простых предложений с прямым порядком слов;

предпочтение наиболее устойчивым словосочетаниям и оборотам письменной речи, не осложняющим чтение документа н, следовательно, изучение его сути

Отметим так же, что в тексте документа не следует использовать:

слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, в том числе подчеркивающие особое значение отдельных требований («категорически», «особенно», «обязательно», «строго», «безусловно» и т. п.);

слова с уменьшительными суффиксами, суффиксами преувеличения;

междометия, образные слова и выражения;

слова и выражения с двойственным (неявным) смыслом;

слова, не вносящие ничего нового в существо документа;

архаизмы, а также иностранные слова, имеющие русскоязычный аналог.

Должностная инструкция излагается от третьего лица единственного или множественного числа: «Работник обязан...», «Работники выполняют...» и т. п. При перечислении действий, подлежащих выполнению, глаголы, обозначающие их, как правило, применяются, в неопределенной форме: «убедиться (в...)», «проверить», «сообщить...» и т. д.

В отдельных случаях, наряду с глаголами, для обозначения действий могут применяться конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом: «вести учет (расходуемого топлива)...» (но не «учитывать»), «осуществлять контроль (работы агрегата)...» (но не «контролировать») и пр. Подобные конструкции позволяют наиболее конкретно обозначить не только предписываемое действие, но и предмет (объект), на который это действие должно быть направлено.

Требования к оформлению

Под оформлением должностной инструкции следует понимать выполненное в соответствии с установленными правилами расположение и заполнение на материальном носителе (бланке или листе писчей бумаги) совокупности реквизитов.

Титульный лист должностной инструкции рекомендуется оформлять на бланке, остальные – на листах писчей бумаги. Бланк представляет собой лист писчей бумаги установленного формата (в данном случае – формата А4) с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления рассматриваемого документа.