Вопрос 3 Отчет о мероприятии. Создание архива

Отчет о проведенном мероприятии может быть кратким или развернутым. Но в нем обязательно должны быть данные о том, сколько средств затрачено на организацию события и сколько гостей пришло. А так же список прессы, посетившей вечер. Если публикации уже вышли - приложите их к отчету.

Следующий раздел - "мероприятие". Здесь опишите, как прошел вечер, кто из руководства выступал, что было в программе. Расскажите, как публика восприняла организацию, понравился ли фуршет и музыкальное сопровождение. В конце прикрепите смету расходов. Там должны быть по пунктам прописаны все затраты: аренда зала, оплата работы ведущего, стоимость сувениров и т.д. Посчитайте, сколько было израсходовано средств на каждого гостя.

5В разделе "Примечания" можно подробно расписать недостатки проведенного мероприятия. Где были сбои, что пошло не так. Это поможет исключить повторения ситуаций в дальнейшем. Дайте рекомендации, как оптимизировать процесс организации праздника. Возможно, нужно задействовать больше сотрудников или изменить систему оповещения гостей.

Последнее - фотографии. Приложите к отчету самые удачные изображения мероприятия. Постарайтесь запечатлеть наплыв гостей, улыбки на лицах, аплодисменты.

Алгоритм отчета о мероприятии.

1. Общие моменты, списки приглашенных.

2. Разработка (сценарий).

3. Отчет о мероприятии:

   1. название и цель мероприятия;

   2. место и дата проведения мероприятия;

   3. информация об участниках

   4. краткое содержание мероприятия

4. Итоги.

5. Фото- видео- материалы.

Отчет лучше хранить в электронном виде и на бумажных носителях. Составлять отчет необходимо сразу же, «по свежим следам», на следующий день. Через несколько дней мелочи и нюансы неминуемо сотрутся из памяти, а это усложнит вам организацию следующего мероприятия. А вот дополнять материалами из СМИ, фото- и видео можно на протяжении более долгого времени - по мере выхода. Отследите продолжительность «информационного шлейфа» от вашего мероприятия. Анализируйте и планируйте активности исходя из того, насколько «долгоиграющие» ваши мероприятия.

Литература

1. Шумович А., Берлов А. Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий. М.: 2011, Альпина Диджитал, 350 стр.

2. Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусе Б., Мозер Р., Целлер М. Event-менеджмент. М.: Эксмо, 2006.

3. Сондер М. Эвент-менеджмент. Организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы. Вершина, 2006.

Контрольные вопросы

1. Расскажите о документальном обеспечении event –а.

2. Перечислите минимальный набор необходимых документов для event, этапы документооборота.

3. Расскажите о завершении event –a.

4. Расскажите о методах обратной связи на разных этапах подготовки мероприятия, источниках информации.

5. На примерах расскажите о корректировке event в процессе организации.

6. Расскажите о сроках и методах анализа event -a.

7. Что называется отработкой проекта, зачем она нужна и как ее организовать?

8. Расскажите о методах оценки эффективности мероприятия.

Тесты

1. Мероприятие можно считать полностью завершенным

1. После ухода последнего гостя

2. После приведения места проведения в порядок

3. После освещения мероприятия в СМИ

4. После отработки обратной связи, учета проблем и ошибок

2. Мероприятие можно считать успешным в случае, если

1. Гости получили удовольствие и ушли удовлетворенные

2. Были достигнуты цели мероприятия

3. Соблюден тайминг и бюджет события

4. Оно обошлось без проблем и форс-мажоров

3. Метод исследования материалов, опубликованных в СМИ, применяемый для оценки качественного и количественного присутствия компании (персоны, бренда, идеи) в прессе.

5. Мониторинг СМИ

6. Контент-анализ

7. Промоушн

8. Нейминг

4. Отчет о мероприятии составлять…

1. не нужно,

2. нужно в течение первых двух недель после мероприятия

3. нужно чем раньше, тем лучше

5. Документ, в котором указаны телефоны и имена всех организаторов/подрядчиков/артистов, пожарных, электриков, аварийных и прочих служб, называется

1. контакт-лист

2. Трек-лист

3. Чек-лист

4. Тайм-лист

6. Документ, в котором четко прописанные действия, соответствующее им время, ответственные лица, называется…

1. контакт-лист

2. Трек-лист

3. Чек-лист

4. Тайм-лист

Практические задания

Задание 1

Продолжите задание из предыдущей темы, тщательно проработайте рабочие документы – контакт-, тайм-, чек- листы для мероприятия «Открытие коворкинг-центра».

Задание 2

Выберите 3 мероприятия за последний год из сферы HoReCa. Для каждого проведите мониторинг освещения в СМИ. Результаты зафиксируйте в виде электронной таблицы:

Мероприятие	…. 1	……2	….3
Освещение на профильных сайтах (ссылки, объем, реакция)
Освещение в социальных сетях
Освещение на прочих сайтах
Видео с мероприятия (ссылки)
Фото мероприятия в интернете
Прочее...